توحيد جميع القوائم الخاصة بك في واحد
- مسؤوليات العمل
- المسؤوليات المنزلية
- جداول المدرسة والأنشطة
- المهمات
- اتصالات هاتفية
كيف يمكنك تتبع كل ذلك؟ إذا كنت مثل معظم الناس ، وليس على نحو فعال أو فعال بقدر ما تستطيع.
- هل مكتبك المليء بالملاحظات الصفراء عالقة على كل سطح؟
- هل لديك قوائم منفصلة للمهام؟ واحد للمنزل وواحد للمكتب؟ أو ربما لديك قوائم متعددة لكل منها؟
- هل انتزاع المظاريف أو حتى المناديل لتدوين الأشياء التي تطفو على رأسك أثناء القيادة؟
- كم عدد دفاتر الملاحظات المختلفة الموجودة على مكتبك في الوقت الحالي والتي تتضمن عناصر الإجراءات أو المهام؟ كن صادقا.
- هل تفيض محفظتك بقصاصات الورق التي تتضمن رسائل فورية أو رسائل هاتفية؟
- ماذا عن عداد مطبخك؟ هل مليء بالملاحظات وقوائم البقالة والمهام الشخصية؟
لإدارة قوائم المهام الخاصة بك بالطريقة الأكثر فعالية ، قم بدمجها في قائمة رئيسية واحدة.
خبير إدارة الوقت كينيث زيجلر هو داعم كبير لاستخدام قائمة رئيسية. في كتابه " التنظيم من أجل النجاح" ، يقول: "إن الهدف من القائمة الرئيسية هو إخراج كل شيء من رأسك. والقائمة الرئيسية هي مجلة الأفكار والأنشطة عند حدوثها. يمكن للعقل أن ينظم ما تحتاجه لإنجاز المزيد. بشكل فعال عندما تستطيع رؤية كل شيء تحتاجه لإكماله. "
كيف تبدأ
- ابحث عن الأداة المناسبة - تحتاج إلى العثور على أداة مناسبة لك لالتقاط القائمة الرئيسية المدمجة. قد يجد البعض أن المفكرة البسيطة هي الخدعة. قد يرغب آخرون في استخدام مفكرة دوامة مصممة خصيصًا لتتبع المهام. فكر في استخدام نظام الملاحظات الإلكترونية مثل Evernote.
- تأكد من أن الأداة محمولة - عند إدخالها في رأسك ، تحتاج إلى مكان لتسجيلها ، لذا تأكد من أن الأداة التي تختارها هي المحمولة. إذا كنت تستخدم نظامًا إلكترونيًا للملاحظة ، فاحفظ دفتر ملاحظات صغير معك في جميع الأوقات لتسجيل الأفكار والأفكار والمهام والالتزامات. يمكنك نقلها إلى منظم الملاحظات الإلكتروني الخاص بك في نهاية اليوم.
- توحيد جميع قوائمك - بمجرد اختيار الأداة المناسبة ، قم بجمع كافة قوائم المهام الخاصة بك. قم بنقل جميع المهام والعناصر إلى قائمتك الرئيسية الجديدة. لا تقلق بشأن وضعها في أي ترتيب معين. أنت ببساطة تلتقط في مكان واحد كل شيء واحد تحتاج إلى القيام به. لا تتفاجأ إذا كانت قائمتك الرئيسية طويلة.
- إضافة إلى قائمتك الرئيسية - أثناء تنقلك طوال اليوم والتفكير في الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها ، أضفها إلى قائمتك الرئيسية. أثناء تعيينك للمهام ، أضفها إلى قائمتك. عندما يخبرك أطفالك بالأشياء التي يحتاجونها للمدرسة ، أضفهم إلى قائمتك. كما تفكر في المهمات تحتاج إلى تشغيل ، إضافتها إلى قائمتك.
قائمة الإجراءات اليومية الخاصة بك
في الليلة السابقة أو أول شيء كل صباح ، راجع قائمتك الرئيسية. حدد المهام والوظائف والالتزامات التي يجب القيام بها في ذلك اليوم ونقلها إلى قائمة الإجراءات اليومية. تذكر أن تكون معقولًا حول ما يمكنك تحقيقه في ذلك اليوم. تصبح قائمة الإجراءات اليومية خطة العمل الخاصة بك لهذا اليوم.
الصيانة المستمرة
تعمل قائمة المهام الخاصة بك بشكل منتظم على النحو التالي:
- لديك قائمة رئيسية واحدة لجميع المهام ؛
- أثناء التنقل خلال يومك والتفكير في مهام إضافية أو تعيينها ، عليك إضافتها إلى قائمة المهام الرئيسية الخاصة بك.
- كل يوم ، ستقوم بمراجعة قائمة المهام الرئيسية الخاصة بك ونقل أولويات اليوم إلى قائمة الإجراءات اليومية.
بشكل دوري ، قم بتقييم قائمتك الرئيسية. قد تجد ، نظرًا لوجود تقاطعات وملاحظات إضافية تمت إضافتها إلى الهامش ، أنه من المنطقي نسخ العناصر المعلقة المتبقية إلى قائمة رئيسية جديدة. لا تتخلص من القائمة القديمة. يبقيه للمراجعة التاريخية والمرجعية المستقبلية.
باتباع هذه العملية ، ستجد أنك أكثر كفاءة وأكثر أهمية في المهام وأنك تنجز أكثر.