كيفية إنشاء رسالة إجازة ولادة خارج المكتب

لا تترك رسالتك في شخص آخر

من المهم إنشاء رسالة إلكترونية صحيحة للرد عندما يتصل بك شخص ما عبر البريد الإلكتروني ، بينما تكون خارج إجازة الأمومة . تخلق هذه الرسالة حدودًا شخصية تخبر المرسل أنك لن تكون متواجدًا أثناء فترة إجازتك ومن يمكنه الاتصال أثناء غيابك. عندما تقوم بإعداد البريد الإلكتروني الخاص بك خارج المكتب في وقت مبكر ، يمكنك أن تأخذ وقتك في كتابته. بهذه الطريقة ستكون واثقًا في رسالتك وسيشعر زملاء العمل والزبائن بالعناية أثناء الخروج.

إليك مزيد من التفسير لمساعدتك على فهم أهمية رسالة "خارج المكتب" ولماذا يجب عليك تحديد موعد لبعض الوقت للعمل عليها.

ويحدد التوقعات ... للجميع

(نأمل) أن تأخذ إجازة أمومة بعد ولادة طفلك. هذا الوقت بعيدا عن المكتب هو خاص و خاص جدا. لن تستعيد هذا الوقت أبدًا مع المولود الجديد. أبدا. لذلك من المهم حماية هذه الفترة في حياتك.

أنت تعرف كيف تشعر بالحصول على بريد إلكتروني للعمل أثناء العطلة ، أليس كذلك؟ تشعر أنك مضطر لإرسال رد سريع! ولكن عندما تكون في إجازة ، لا يتوفر لديك وقتًا للرد "السريع".

ترحب أنت وعائلتك بعضو آخر في العالم. سيملأ هذا الوقت من الترابط الليالي بلا نوم ، جدول زمني لا يمكن التنبؤ به ، تقلبات هرمون ، تعيينات الطبيب ، والزوار ، والذي يعرف ماذا. أيضا ، سيكون هناك قدر كبير من التغيير في داخلك وكل من حولك ترغب في إدارته.

كتابة رسائل البريد الإلكتروني في ظل هذه الظروف لن تنتج أفضل عمل لديك. ستحميك رسالة "خارج المكتب" من انقطاع العمل وكذلك رسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم التفكير فيها بشكل جيد.

وضع الحدود أمر لا بد منه خلال هذا الوقت. للمساعدة في وضع حياتك العملية قيد الانتظار ، نضع أولوية جديدة أن يأتي طفلك الجديد وكل شيء يأتي معه أولاً.

عندما تقوم بإنشاء رسالة خارج المكتب ، فإن العملاء وزملاء العمل وأي شخص آخر يحاول الوصول إليك يفهم ما هي أولوياتك الجديدة ويأمل ألا يتم تجاوزها.

إذن ، كيف يمكنك إنشاء رسالة "عدم الإزعاج" الرائعة للمساعدة في حماية مثل هذا الوقت الخاص؟

أعطِ رسالة "خارج المكتب" بعض الأفكار

عندما تكونين حاملاً في الأسبوع 26 تقريباً ، ابدأ العمل على رسالة "خارج المكتب". إذا تم منحك خيار حفظ عنوان لهذه الرسالة ، فقم بتسمية "إجازة الأمومة - خارج المكتب".

يتيح لك إعداد الرسالة مسبقًا مزيدًا من التحكم في ما ستقوله رسالتك. أنت الشخص الذي يعرف وظيفتك ، والذي سيتولى مسؤولياتك ، وعندما تعود إلى المكتب. قرر ما إذا كنت تريد أن تقول أنك ستعود في يوم معين ، أو خلال أسبوع محدد ، أو لا تذكر تاريخًا على الإطلاق. إذا لم تمنح شخصًا محددًا يمكن للمرسل الاتصال به ، فقرر ما إذا كنت تريد الإشارة إلى البريد الإلكتروني لمديرك أو رقم هاتف يمكنه الاتصال به.

عند إنشاء هذه الرسالة في وقت مبكر سوف تنقذ الجميع ، بما في ذلك نفسك والوقت والطاقة. قد تحتاج إلى ترك المكتب بشكل غير متوقع (تعرفه ، أن تذهب لطفلك) لذا فإن إعداد الرسالة يمنحك مسؤول تكنولوجيا المعلومات أو مديرك رسالة معدّة لاستخدامها.

هل تريد أن يقوم IT أو مديرك بتعيين نغمة هذه الرسالة؟ هيك لا!

بمجرد حفظ الرسالة "خارج المكتب" ، أخبر مديرك. سيحبّون سماع أنك مستعدّ لمغادرتك وهناك شيء واحد أقل يجب عليهم فعله لدعمك.

الأشياء التي يجب تضمينها في رسالتك

في ما يلي نموذج لرسالة "خارج المكتب" يمكنك استخدامها. بمجرد قيامك بتمكين الرسالة في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك ، سيتم الرد تلقائيًا على أي رسائل بريد إلكتروني يتم إرسالها إليك خلال وقت محدد تقوم بتعيينه.

الأمر متروك لك إذا كنت ترغب في إبلاغ المستفيدين أين أنت. يمكنك ببساطة أن تقول أنك "خارج المكتب" أو يمكنك إخباره بأنك في إجازة أمومة. إذا كنت تفضل عدم إبلاغ الجميع بأنك في إجازة أمومة ، فقم ببساطة بحذف الكلمات الثلاث "لإجازة الأمومة". يمكنك استخدام صيغة من رسالة البريد الإلكتروني هذه للإجازات الممتدة أو رحلات العمل أيضًا!

حيث ترى (بين قوسين) ، أدرج الكلمات أو العبارات المناسبة لظروفك.

شكرا لك على بريدك الإلكترونى. أنا خارج المكتب في إجازة الأمومة حتى (التاريخ الذي تتوقع العودة).

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، فيرجى الاتصال (اسم الزميل الذي يغطي لك ، مع تفاصيل الاتصال ، أو البريد الإلكتروني لمديرك ، أو رقم الهاتف).

(إذا كان لديك بعض المشاريع التي تقوم بتغطيتها ، قم بإدراج اسم المشروع والشخص الذي يغطيك).

إذا كانت مشكلتك غير ملحة ، سأرد على رسالتك الإلكترونية عند عودتي.

أطيب التحيات،

(اسمك)