كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الفعالة

01 اولا ، النظر في الرسالة والمتلقي

المقبل ، والنظر في وجهة نظر المتلقي. ما المعلومات التي يحتاج إليها / عليها لاتخاذ إجراء أو فهم رسالتك؟ اعط المعلومات الأساسية الضرورية (ولكن ليست الزائدة). أيضًا ، ضع في اعتبارك الآداب المناسبة لهذا المستلم المعين. التعبيرات والمختصرات ، مثل OMG أو LOL ، ليست مناسبة لتطبيقات العمل ومعظم البريد الإلكتروني للنشاط التجاري.

02 اكتب سطر عنوان بريد إلكتروني وصفي

عندما تكتب رسالة بريد إلكتروني ، لا تكتب شيئًا غامضًا في سطر الموضوع مثل "hi" أو "work-at-home jobs" أو تركه فارغًا. تتمتع رسائل البريد الإلكتروني التي لها هذا النوع من سطر الموضوع بفرصة جيدة للنهاية في صندوق البريد غير المرغوب فيه أو ببساطة تجاهلها. إذا كنت تقدم طلبًا للحصول على وظيفة ، فضع اسم الموقع في سطر الموضوع. إذا كان البريد الإلكتروني لزميل ، اجعل سطر الموضوع عبارة قصيرة تلخص الغرض من الرسالة. من الفوائد الأخرى لكتابة سطر موضوعي وصفي أنه سيكون من الأسهل العثور عليك في بريدك الوارد إذا كنت بحاجة إلى البحث عنه لاحقًا. ومع ذلك ، لن يكون هناك شيء يتضمن سطر بريد إلكتروني مثل "سؤال".

03 سلم على المتلقي بشكل صحيح

إذا كنت تعرف اسم المتلقي الخاص بك ولكنك لا تعرفه شخصيا ، يمكنك الترحيب باستخدام عنوان ، على سبيل المثال. عزيزي السيدة برونيلي. (استخدم "السيدة" للنساء عندما تكون غير متأكدة مما إذا كانت "السيدة" أو "ملكة جمال" مناسبة). إذا كنت غير متأكد من الجنس ، ببساطة استخدم الاسم الأول واسم العائلة ، أي عزيزي كريس سميث. إذا كنت لا تعرف اسم الشخص ، ابدأ رسالتك الإلكترونية بدون تحية أو استخدم تحية بسيطة ، على سبيل المثال. مرحبًا ، تحية طيبة ، عزيزي المدير ، إلخ.

إذا كان البريد الإلكتروني إلى زميل أو شخص آخر تعرفه ، فاستخدم الاسم الذي تستخدمه شخصيًا أو عبر الهاتف.

04 استخدم القواعد الصحيحة وعلامات الترقيم

من المهم جدًا استخدام القواعد الصحيحة في البريد الإلكتروني. بوعي أو لا شعوريا ، يعاقب القراء المرسلين للأخطاء النحوية.

• تشغيل الجمل - عندما تكتب رسالة بريد إلكتروني ، لا تجني الفترات. وتتيح هذه الإجازة القصيرة للقراء الوقت الكافي لاستغلال عبارة "المعاني". الجمل القصيرة تسمح لمزيد من هذه التوقفات الصغيرة. قم بتفكيك جمل طويلة حتى عندما لا تكون جملًا مضمنة من الناحية الفنية.
• الفواصل - قد يكون هناك عدد قليل جدًا أو كثير جدًا من الفواصل مربكة. تعلم كيفية استخدام الفاصلة بشكل صحيح.
• اتفاقية العمل الموضوعي - الجمل التي تحمل هذا النوع من الخطأ هي علامات حمراء لأصحاب العمل الذين يبحثون عن مرشحين يتمتعون بمهارات تواصل جيدة. مراجعة القواعد لاتفاق الفعل الموضوعي.

05 تدقيق إملائي ورسملة

استخدم المدقق الإملائي ، ولكن لا تعتمد عليه. لن يكتشف المدقق الإملائي "هم" لـ "the" أو "there" for "their" ، ويشير هذا النوع من الأخطاء إلى عدم أهميتها. لا تستخدم اختصارات الرسائل النصية مثل "u" لـ "you" أو "tho" لـ "though".

استخدم الرسملة الصحيحة. معظم الناس يعرفون أن يستفيدوا من بداية الجملة والأسماء الصحيحة ، ولكن العديد من فشل في القيام بذلك في رسائل البريد الإلكتروني. أظهر أنك لا تمانع في أخذ ذلك الجزء الإضافي من الثانية لضرب مفتاح shift. من ناحية أخرى ، يمكن للكثير من الحروف الكبيرة تشتيت القارئ. تجنب كتابة العبارات في كل الحروف الكبيرة (التي يفسرها الكثيرون بأنها تعادل الصراخ شخصياً) بالإضافة إلى كتابة الحرف الأول من الكلمات التي ليست في بداية الجملة أو الأسماء الصحيحة.

06 استخدم تنسيق بسيط في البريد الإلكتروني

تذكر أن جميع برامج البريد الإلكتروني تعرض بشكل مختلف. قد يتعارض ما يظهر بشكل صحيح على شاشتك مع شخص آخر. ولهذا السبب ، تجنب لصق مستند معالجة الكلمات بتنسيق عالٍ ، مثل رسالة سيرة ذاتية أو رسالة مقدمة ، في رسالة إلكترونية. استخدام المستندات التي تتم كتابتها بتنسيق النص العادي.

اجعل الفقرات قصيرة. مثل الفترات ، تعطى فواصل الفقرة عين القارئ راحة. سيستفيد شخص ما قراءة البريد الإلكتروني على هاتف خليوي من فقرات قصيرة. ولكن كن حريصًا على اتباع القواعد الأساسية المتعلقة بالفقرات.

07 كن مختصرا

يتم تلقي رسائل البريد الإلكتروني المتعرجة التي تدفن هذه النقطة وتنسى في النهاية. أو ما هو أسوأ من ذلك ، قد يساء فهمها. اجعل هدفك واضحًا ، باستخدام لغة موجزة.

• القضاء على الصياغة - الكتابة مع الأفعال النشطة. "جاك أرسل لي أشكال" يستخدم الفعل النشط. "تم إرسال النماذج إلي بواسطة Jack" غير صالح. يستخدم الشكل المبني للمجهول كلمات قليلة فقط ، ولكنه يضيف. أكثر من ذلك ، يتطلب من القراء إعادة ترتيب الأفكار في رؤوسهم.
• التزم بالنقطة - قاوم إغراء إضافة معلومات أو أفكار غريبة. احفظها في بريد إلكتروني آخر.
• استخدام نقاط التعداد النقطي - تسمح هذه القارئ باستخدام القرائن البصرية للتأثير على ما هو مهم. ولكن إذا كنت تشك في كيفية ظهور الرصاصات ، فاستخدم العلامات النجمية أو الواصلات لإنشاء الرصاصات.

08 تسجيل البريد الإلكتروني بشكل مناسب

إذا كان بريدك الإلكتروني يعيد التوقيع القياسي ، فتأكد من أنه مناسب للبريد الإلكتروني الذي ترسله. إن التوقيعات التي تتضمن بيانات سياسية أو أسماء وأعمار أطفالك تكون جيدة بالنسبة للبريد الإلكتروني الشخصي ، ولكن لاستخدام العمل يكون هناك توقيع شخصي أقل. اعتمادا على وظيفتك وصاحب العمل الخاص بك ، لا يزال بإمكانك تخصيص توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك مع اقتباس. اختر شيئًا غير مثير للجدل. إذا كنت تستفسر عن وظيفة ، فاستخدم توقيعك لتقديم معلومات الاتصال المناسبة دون أي اقتباسات أو تخصيص إضافي.

09 إعادة قراءة / إعادة التفكير قبل إرسال إرسال

تحقق من وجود أخطاء إملائية وعلامات الترقيم قبل النقر على "إرسال". إذا وجدت خطأ في رسالة بريد إلكتروني لطلب وظيفة ، فقم بإصلاحه ثم أعد القراءة مرة أخرى قبل أن تضغط على إرسال. ولكن أيضا إعادة قراءة للمحتوى. إذا كان البريد الإلكتروني الخاص بك طويلاً ، فكر في طرق لجعله أكثر إيجازًا. وإذا كان البريد الإلكتروني الخاص بك هو مثير للجدل أو كان مكتوبا في الغضب ، اضغط على حفظ لا ترسل. ارجع إليها بعد بضع ساعات أو في اليوم التالي لترى ما إذا كنت لا تزال تريد إرسالها.

قد يبدو هذا كثيرًا قبل إرسال رسالة بريد إلكتروني ، ولكن إذا كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني فعالة وكنت تنظّم بريدك الإلكتروني بشكل أكثر فاعلية ، فستجد أن لديك وقتًا أطول وليس أقل.