مهارات الاستقبال التركيز على خلال مقابلة
يجب أن يمتلك موظفو الاستقبال مهارات تنظيمية واتصالات قوية ، بما في ذلك المهارات الناعمة مثل خدمة العملاء ، وتعدد المهام ، والقدرة على إجراء مكالمات سريعة للحكم.
بسبب التقدم التكنولوجي المتزايد باطراد في مكان العمل ، يجب على موظفي الاستقبال أيضا بعض المهارات التقنية. يجب أن تكون لديك خبرة في استخدام أنظمة الهاتف والأجهزة المكتبية مثل الطابعات وآلات النسخ والماسحات الضوئية وأجهزة الفاكس (نعم ، لا يزال) ، بالإضافة إلى تطبيقات الكمبيوتر مثل MS Office والبرامج الخاصة بالقطاع.
أسئلة المقابلة استقبال
قم بمراجعة قائمة بالأسئلة المتداولة لموظفي الاستقبال.
1. ماذا تعرف عن هذه الشركة وخدماتنا؟
اطلاعك على صاحب العمل المحتملين يظهر الاحترام والاهتمام من جانبك. قم بواجبك المنزلي قبل المقابلة.
2. ما الذي يحفزك للقيام بالاستقبال والعمل الإداري؟
من المحتمل أن يكون هذا سؤالًا ثقافيًا أو يركز على الشخصيات. اجعل إجابتك لبقة ، لكن صادقة.
3. ماذا تفعل للحفاظ على بيئة عمل سريعة الخطى؟
يريد القائم بإجراء المقابلة أن تتأكد من قدرتك على مواكبة الأمور. من المحتمل أن تكون طريقة القيام بذلك غير ذات صلة ، ولكن يجب أن تكون لديك إجابة واضحة وموثوقة جاهزة.
4. كيف يمكنك الحفاظ على تنظيم جدولك اليومي؟
وبالمثل ، فإن الطريقة التي تنظم بها يومك ليست هي النقطة الحقيقية ، فالهدف هو إثبات أنك منظم جيدًا وستكمل جميع واجباتك بطريقة مختصة وفي الوقت المناسب.
5. ما نظام المراسلة وبرامج التقويم التي تستخدمها؟
قد يرغب القائم بإجراء المقابلة في معرفة ما إذا كنت معتادًا على نظام صاحب العمل المحتمل الخاص بك ، ولكن قد تكون نقطة السؤال أيضًا هي تقييم معرفتك بمجالك. إذا كنت معتادًا على العديد من البرامج المختلفة ويمكنك شرح تفضيلاتك بذكاء ، فسوف تظهر خبرة واسعة وفهم قوي لمجالك. قد يُسأل أيضًا عن الجوانب الفنية الأخرى للعمل في مكتب الاستقبال ، أو معرفة الكمبيوتر بشكل عام.
6. ما الدور الذي يلعبه موظف الاستقبال في أول انطباع لدى العميل عن مؤسسة؟
يحتاج القائم بإجراء المقابلة إلى التأكد من فهمك للموقف الذي تتقدم إليه ، ولكن قد يكون هذا السؤال ثقافيًا أيضًا ، ويلمس فلسفتك في العمل.
7. كيف قمت بإضافة قيمة إلى شركتك الأخيرة؟
المضي قدما والتحدث عن الفوائد غير الملموسة - إذا كان الجميع قال أنك أشرقت جو المكتب بأكمله ، ويقول ذلك. ولكن إذا كان ذلك ممكنا ، تأتي مجهزة بالأرقام أيضا. هل قمت بحفظ أموال صاحب العمل؟ زيادة المبيعات؟ إذا كان الأمر كذلك ، فكم من المال كان متورطًا؟
8. أخبرني عن وقت كان عليك التعامل مع عميل غاضب أو ضيف ، سواء على الهاتف أو شخصيا. كيف يمكنك التعامل مع هذا الوضع؟
هذا هو واحد من عدة أسئلة قد يتم طرحها حول كيفية التعامل مع الظروف العصيبة والصعبة. يمكنك أيضا أن تسأل كيف استجابت للنشاط الإجرامي أو غير الأخلاقي. كن صادقا. لا تبالغ ولا تبيع نفسك.
9. هل أنت على استعداد للعمل الإضافي؟
إذا لم تكن مستعدًا للعمل الإضافي ، فقل ذلك. إذا كنت ترغب في العمل الإضافي ولكن ضمن حدود معينة فقط ، فقل ذلك أيضًا. نعم ، هناك شركات لا تكلفك العمل الإضافي ، ولكن الالتزام الذي لا يمكنك الاحتفاظ به أو التضحية برفاهيتك أو عائلتك لعملك ليس خيارًا مقبولًا. أنت في حاجة إلى وظيفة تتناسب مع تواجدك.
10. هل عملت كموظف استقبال من قبل؟
11. كم عدد الموظفين العاملين في مكتبك الأخير؟
12. كم عدد الأشخاص الذين تفاعلتم معهم بشكل يومي في وظيفتك الأخيرة؟
13. وصف واجباتك السابقة كمساعد إداري أو سكرتير أو موظف استقبال.
14. هل كنت في حاجة للتعامل مع المهام الحساسة أو السرية في الماضي؟ هل كنت مريحة في التعامل مع هذه المهام؟
15. كيف تحدد أولويات المكالمات والعملاء والتسليمات وغيرها من القضايا التي يجب معالجتها على الفور؟
16. كيف تحتفظ بجدولك اليومي المنظم؟
17. أخبرني عن الوقت الذي كان عليك فيه القيام بمهام متعددة في العمل.
18. ما مدى قوة مهاراتك في الكمبيوتر؟
19. ما هي المساهمات التي قدمتها عن طريق زيادة الإيرادات وخفض التكاليف وتوفير الوقت؟
20. ما هي سرعة الطباعة ، وما هو متوسط مستوى الخطأ لديك؟
21. أخبرني عن تجربتك في خدمة العملاء.
22. ما هو نوع بروتوكول الأمان الذي اتبعته في وظيفتك الأخيرة؟
23. ما هو الإجراء لقبول الولادات؟ الحزم الشخصية؟
24. أخبرني عن وقت تم فيه الضغط عليك لمشاركة معلومات سرية أو خاصة.
25. أخبرني عن الوقت الذي ذهبت فيه إلى أبعد من ذلك في وظيفة سابقة.
كيفية جعل أفضل الانطباع
يمكن اعتبار موقف موظف الاستقبال مستوى الدخول ، ولكن يمكن أيضًا أن يكون الخطوة الأولى في سلم الشركات. سيتم رسم صاحب العمل المحتملين إلى شخص واثق واثق من نفسه. غالباً ما تكون أول شخص يجتمع به زبائنه أو مرضاه عند السير إلى المكتب لأول مرة.
تأكد من أن انطباعك الأول هو أفضل ما يمكن أن يكون. إليك كيفية التحضير للمقابلة .
جنبا إلى جنب مع السيرة الذاتية standout ، تأخذ من الوقت لارتداء الجزء عند إجراء مقابلة. إذا حصلت على الوظيفة ، فستكون الشخص في الخطوط الأمامية ومن المهم أن تعرض لصاحب العمل صورتك المهنية.
إذا لم تكن متأكدًا مما ترتديه لمقابلتك ، فاطلع على هذه النصائح حول كيفية ارتداء الملابس في مقابلة .
إذا كانت سيرتك الذاتية وملابسك المهنية على المحك ، وكنت على استعداد للإجابة عن الأسئلة المحتملة ، فستكون ناجحًا في الحصول على المركز الذي تقابله.