لماذا تريد إرسال بريد إلكتروني احترافي؟ وهناك عدد من الأسباب. يمكنك إرسال خطاب التغطية إلى صاحب العمل المحتمل ، أو خطاب شكر إلى زميل وافق على أن يكون مرجعًا ، أو خطاب استقالته إلى رئيسك الحالي ، أو طلبًا للحصول على خطاب توصية.
قد يكون لديك أسباب أخرى لإرسال رسائل بريد إلكتروني غير شخصية ، وفي الواقع ، من الجيد أن تتأكد من أن جميع بريدك الإلكتروني منظم ومحترف. إليك ما يجب تضمينه في رسائلك ، وما لا يجب تضمينه ، وكيفية إغلاقه ، وتوقيع وإرسال رسائل البريد الإلكتروني.
المبادئ التوجيهية المهنية رسالة البريد الإلكتروني
راجع هذه الخطوات لكتابة بريد إلكتروني احترافي عالي الجودة ، وستترك دائمًا انطباعًا رائعًا على المستلم:
- خط الموضوع: يجب أن ينقل سطر الموضوع هدفك للكتابة. يمكن أن يكون سطر الموضوع بسيطًا مثل "شكرًا لك" أو "طلب التوصية".
- تحية: حتى إذا كنت تكتب رسالة بريد إلكتروني قصيرة جدًا ، فقم بتضمين تحية. إذا كنت تعرف اسم الشخص ، فقم بتضمينه. ما لم تكن على أساس الاسم الأول مع الشخص ، اتصل بهم عن طريق لقبهم.
- المدة: احتفظ ببريدك الإلكتروني قدر الإمكان قدر الإمكان. يميل الأشخاص إلى تلقي رسائل بريد إلكتروني طويلة ، لذلك لا تتضمن سوى المعلومات الأساسية.
- نمط الخط: تجنب الخطوط المزخرفة أو المرحة أو الملونة ؛ هذه ببساطة يصرف المتلقي من رسالتك الفعلية. تجنب الإفراط في استخدام الأحرف المائلة والخطئة أيضًا ، مما يجعل مظهر البريد الإلكتروني يبدو مزعجًا. لا تكتب بكل الحروف الكبيرة ؛ هذا يأتي عبر غاضب أو مبالغة في البريد الإلكتروني.
- الرموز التعبيرية: لا تقم بتضمين الرموز في بريد إلكتروني احترافي ؛ حفظ هذه للمراسلات الشخصية.
- تدقيق إملائي وتدقيق نحوي: لمجرد أنك تكتب رسالة بريد إلكتروني لا يعني أنه يجب أن تكون متهالكًا حول التهجئة والقواعد النحوية. قم بتحرير بريدك الإلكتروني بعناية قبل إرساله. تخبرك رسالة خالية من الأخطاء المستلم بأنه يجب أخذ بريدك الإلكتروني على محمل الجد.
- الإغلاق: قم بالتوقيع باختصار "شكرًا لك" أو "الأفضل" أو إرسالًا بسيطًا آخر ، ثم اسمك. تسمح لك معظم حسابات البريد الإلكتروني بتضمين توقيع يحمل اسمك وعنوانك ومعلومات الاتصال بك في كل بريد إلكتروني. هذه طريقة رائعة لجعل كل مراسلات أكثر احترافية.
نصائح إضافية رسالة البريد الإلكتروني الفنية
بمجرد كتابة البريد الإلكتروني الخاص بك ، اتبع جميع هذه الخطوات قبل النقر فوق الزر "إرسال":
- تأكد من اكتمال رسالتك: تحقق مرة أخرى للتأكد من ملء سطر الموضوع في بريدك الإلكتروني ، وقمت بتضمين توقيع ، فأنت ترسل الرسالة إلى الشخص الذي يمكن الاتصال به ، وقمت بملء حقل " نسخة مخفية الوجهة" لإرسال رسالة نسخ لنفسك حتى يكون لديك سجل لرسالة البريد الإلكتروني.
- إثبات رسالتك الإلكترونية: قبل أن تضغط على إرسال ، تأكد أيضًا من التدقيق الإملائي والتحقق من قواعد اللغة والكتابة بالأحرف الكبيرة. فهي لا تقل أهمية عن مراسلة البحث عن وظيفة البريد الإلكتروني كما هي في رسالة ورقية.
- إرسال رسالة اختبار البريد الإلكتروني: قبل إرسال البريد الإلكتروني الخاص بك فعليًا ، أرسل الرسالة إلى نفسك أولاً للتحقق من أن التنسيق يعمل ولا يبدو أي شيء بعيدًا عن المكان. إذا كان كل شيء يبدو جيدًا ، فانتقل وأرسل البريد الإلكتروني إلى الشركة أو الشخص الذي تتصل به.
- إرسال نسخة من رسالة البريد الإلكتروني إلى نفسك: استخدم حقل النسخة المخفية لإرسال نسخة من رسالة البريد الإلكتروني إلى نفسك حتى يكون لديك سجل عن وقت إرسال الرسالة ومن أرسلتها إليه. يمكنك أيضًا العثور على هذه المعلومات في مجلدك المرسل.
- ملف نسخك: مع العديد من برامج البريد الإلكتروني يمكنك إرسال المجلدات لتسهيل العثور على أي رسائل البريد الإلكتروني الماضية مهمة. قم بإعداد مجلد لكل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة ببحثك الوظيفي وقم بنسخ نسخك من رسالة البريد الإلكتروني التي ترسلها في مجلد البحث عن وظيفة.
تحقق من بريدك الالكتروني بانتظام
يعتبر الوقت جوهريًا عند البحث عن وظيفة ، لذا من المهم التحقق من بريدك الإلكتروني بانتظام وبشكل متكرر حتى لا تفوتك أي فرص مهمة. على أقل تقدير ، تحقق من بريدك الإلكتروني في الصباح وخلال فترة ما بعد الظهر ، لذلك سيكون لديك وقت للرد في الوقت المناسب على الرسائل التي تتلقاها.
في هذه الأيام ، يمكن أن يجعلك استخدام الهاتف الذكي من السهل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أينما كنت وقتما تشاء - فلا داعي للحوم على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. في الواقع ، يمكنك الحصول على إشعارات لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة ، حتى تتمكن من قراءتها بمجرد وصولها إلى صندوق الوارد الخاص بك.