كيفية العمل بشكل أسرع وأكثر بكفاءة - الخطوة 1
وجود خطة مكتوبة أمر لا بد منه للحفاظ على الأفكار المزعجة من مؤخرة رأسك والمساعدة في منع الكوارث لأنك تنسى أمرًا مهمًا.
سوف تجد معظم النساء أنهن بحاجة لأن ينتقلن من خطة يومية من وقت لآخر ، لكن وجودهن سوف يساعدك على تنظيم وقتك بشكل أفضل ، والاستعداد لمشروعات محددة مسبقًا ، وسوف تعطيك هذه الخطة صورة ذهنية أكثر وضوحًا عن كل الأشياء عليك أن تفعل.
التخلص من الانحرافات اليومية مع خطة
إذا كنت تصل إلى العمل كل يوم وتغمر على الفور قائمة "المهام" الطويلة وفوضى مكتبك ، في أفضل الأحوال ، سوف ترتطم في يومك مثل سباق الخيل (وبسرعة ينفث بعد سباق ، مثل سباق الخيل) مع التركيز على ما يبدو أكثر إلحاحا في أي وقت من الأوقات. أسوأ حال هو أنك سوف تجلس في الفلك لا تعرف من أين تبدأ. في كلتا الحالتين ، ببساطة "إطفاء الحرائق" كل يوم هو الطريقة الأكثر فعالية والأقل كفاءة لمهاجمة حمل العمل الخاص بك ، وأفضل طريقة لاستنفاد نفسك في حين تخلف أكثر.
وبدون خطة ، ستتسرع الإلهاءات التي ستشهدها الأيام: إذ يرن الهاتف ، وتبدأ في الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، ويبدأ زملاؤك في الدردشة ، وقبل أن تعرفوا أن وقت الغداء قد وصل وأنجزت القليل.
قد تتضمن خطتك اليومية ساعة كل صباح للاستقرار من خلال إرجاع المكالمات وفحص البريد الإلكتروني قبل البدء في مهام أخرى ، ولكنها ستفعل أكثر من مجرد تقديم إرشادات حول ما يجب القيام به في وقتك. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمد تخصيص ساعة للقيام بشيء ما وتخطيت هذا الحد الزمني ، فستعرف أنك بحاجة إلى تعديل خطتك لليوم التالي.
من خلال تخطيط يومك في شرائح أو من خلال المهام ، يمكنك بسهولة تحديد مناطق المشاكل وأوقات الكفاءة لديك (أي قد تكون أقل كفاءة بعد الغداء إذا كنت تعاني من هبوط بعد الظهر أو قد تكون بداية بطيئة في الصباح).
يمكن أن تساعدك الخطة على تجنب اتخاذ أكثر مما يمكنك التعامل معه
متفائل هو شخص قادر على رؤية إيجابية في حالة معينة سوف تركز بشكل عام على الاعتقاد بأن "كل الأشياء ممكنة". لا حرج في أن تكون متفائلاً ما لم تقودك إلى التقليل من قدراتك ، والوقت الذي يستغرقه إنجاز شيء ما ، ويؤدي إلى اتخاذك أكثر مما تستطيع أن تتعامل معه.
يمكن للواقعية أن تكون متفائلاً ، لكن الواقعي يرى أيضًا اللوجيستيات التي قد تكون ضالعة في التعامل مع موقف ما ، وستؤثر في العقبات والقيود المحتملة.
إذا لم تكن لديك خطة لعبتك الخاصة لليوم ، فقد يكون لديك وقت أصعب قائلًا: لا لمساعدة الآخرين أو في تنفيذ مشاريع إضافية لأن لديك سلوكًا إيجابيًا يمكن أن يتخطى الواقع أو الفطرة السليمة. من السهل التقليل من طول المدة التي ستستغرقها الأمور لإنجاز مهامك الخاصة أقل بكثير من شخص آخر إذا كنت تعتقد أنك امرأة خارقة ونظرة مشمسة هي كل ما يتطلبه الأمر لإنجاز الأمور.
إن معرفة ما هو موجود على اللوحة الخاصة بك لهذا اليوم ، وتحديد ميزانية لوقتك الخاص للقيام بمهام محددة بالفعل ، يمكن أن يساعدك في الالتزام بالمواعيد النهائية ، وأن تنجز الكثير من المهام كل يوم ، وأن تكون أكثر واقعية بشأن القيام بعمل إضافي.
خلق خطة الهجوم الخاصة بك
قبل أن تتوجه إلى العمل ، حدد في وقت مبكر ما سوف تركز عليه عندما تصل إلى هناك. والأفضل من ذلك ، يمكنك التخطيط ليومك في الليلة السابقة وإعداد مكتبك للمهام التي تريد إنجازها في الصباح. على سبيل المثال ، يمكنك الحصول على الملفات أو مواد القراءة التي يتم تنظيمها في الصباح بحيث يمكنك التنقل مباشرة أو وضع العناصر التي تحتاج إليها لكتابة أو مكالمات هاتفية للعودة بالترتيب الذي تحتاجه لإنجازها.
يمكن أن يساعدك وجود خطة على إنشاء إجراءات يمكن التنبؤ بها والتي بدورها ستبقيك مستعدًا بشكل أفضل لمواجهة أيام فوضوية عندما يطلب منك رئيسك أو عميل صيانة عالي المزيد من وقتك.
المزيد من المقالات في هذه السلسلة
كيفية العمل بشكل أسرع وأكثر بكفاءة
الخطوة 2: ضع أهداف صغيرة وتحقق من تلك التي تنجزها . قد يبدو جعل القائمة وفحص العناصر التي قمت بإنجازها مجرد أمر آخر ، ولكن عند القيام به بشكل صحيح ، يمكن أن يساعدك الحفاظ على عدد المهام في العمل بكفاءة أكبر.
الخطوة 3 - وقف المماطلة ، ولكن لا تتردد في تأجيل العمل عند الضرورة . الكثير منا يضع الأمور جانبا لأننا نشعر بالاستياء من الاضطرار إلى القيام بها في المقام الأول - خاصة إذا كنا نشعر بأن المسؤولية تقع على عاتق شخص آخر.