الفرق هو أن المساعدين الشخصيين يساعدون شخصًا واحدًا فقط ، ويمكنهم أيضًا المساعدة في المهام الشخصية مثل التسوق أو جدولة الارتباطات الاجتماعية.
يقوم بعض الأشخاص بتفويض عمل المشروع إلى مساعديه أو مساعدهم في الوقوف عند غيابهم.
متطلبات الوظيفة للمساعدين الشخصيين
في حين أنه لا يوجد حد أدنى محدد للمعينين الشخصيين فيما يتعلق بالتعليم ، فإن الخلفية في الأعمال أو الأعمال الإدارية تساعد. يمكن أن تكون اللغة الثانية أو الثالثة مهمة في بعض الحالات أيضًا. بشكل عام ، المهارات التي لديك أكثر أهمية من تعليمك. قد تساعدك مناقشة بعض هذه المهارات الضرورية في تحديد ما إذا كان هذا النوع من العمل مناسبًا لك.
فيما يلي قائمة بالمهارات المساعدة الشخصية للسير الذاتية ، ورسائل الغلاف ، وتطبيقات العمل ، والمقابلات. تختلف المهارات المطلوبة بناءً على الوظيفة التي تتقدم إليها ، لذا يُرجى أيضًا مراجعة قائمة المهارات التي لدينا والتي يتم سردها حسب الوظيفة ونوع المهارة . انظر من خلال هذه القائمة واكتشف ما إذا كنت قد استخدمت هذه المهارات في الوظائف السابقة أو اكتسبتها من خلال التدريب.
دوّن ملاحظات حول متى وكيف استخدمت هذه المهارات أو طوروها.
ثم إضافتها إلى سيرتك الذاتية ورسالة مقدمة أو الاستمرار في العمل لملء طلبات التوظيف. غالباً ما يبحث الأشخاص الذين يقومون بتفحص التطبيقات عن المهارات الأساسية. تطابق المهارات الخاصة بك مع تلك المنشورة على النحو المطلوب لهذا المنصب. ثم تأكد من ذكرها في خطاب التغطية الخاصة بك والمدرجة في سيرتك الذاتية.
يجب أيضًا تطوير إجابات مقابلة حول كيفية استخدامك لمهاراتك في المناصب السابقة. احصل على مثال لكيفية حل مشكلة في مكان العمل باستخدام واحدة أو أكثر من هذه المهارات. أظهر كيف ساهم استخدام مهاراتك في نجاح المشروع.
أمثلة على مهارات المساعد الشخصي
هذه القائمة ليست شاملة ولكنها تشمل بعض أهم المهارات المطلوبة للمساعدين الشخصيين.
تنظيم وإدارة الوقت
كمساعد شخصي ، سيكون جزء كبير من عملك هو الحفاظ على شخص آخر منظم وفي الوقت المحدد. لذلك يجب عليك أن تكون منظمًا جيدًا. لحسن الحظ ، يمكن تعلم المنظمة. هناك تقنيات محددة يمكنك التكيف معها لجعل استخدامك للوقت أكثر كفاءة وللحفاظ على حياتك وحياة مديرك بطريقة أخرى.
الاتصال الكتابي واللفظي
سيكون عليك فهم واتباع التعليمات ، وسوف تضطر إلى نقل المعلومات بشكل واضح وصادق. بناءً على تفاصيل موقعك ، قد يتعين عليك أيضًا الترحيب بالعملاء أو الرد على المراسلات أو إنشاء التقارير والعروض التقديمية. تتطلب كل هذه المهام مهارات تواصل أرفع بما في ذلك التحدث والكتابة والاستماع والقراءة.
الدقة والاهتمام بالتفاصيل
الاهتمام بالتفاصيل هو عنصر حاسم في كل من البقاء المنظمة والتواصل بشكل جيد.
الغموض أو عدم الدقة يخلقان عدم الكفاءة في أفضل الأحوال ، ويمكن أن يتسبب أيضًا في حدوث أخطاء جسيمة أو إبعاد زملاء مديرك.
المعرفة من البرامج ذات الصلة
قد تختلف البرامج التي عليك التعامل معها ، ولكن من المحتمل أن تتضمن معالجة النصوص وجداول البيانات وقواعد البيانات والتقاويم والنشر المكتبي و PowerPoint أو ما يماثلها. أن تكون قادراً على توفير دعم فني بسيط على الأقل هو زائد. قد تضطر إلى تقييم العديد من البرامج والتطبيقات المختلفة لتختار لنفسك والتي توفر أفضل الأدوات لتحقيق أهداف مديرك. دائما ، وظيفتك هي جعل مهمة مديرك أسهل وأبسط ، وهذا قد يتطلب الكثير من حل المشاكل من وراء الكواليس.
براعة وتقدير
كمساعد شخصي ، ستتعرض في كثير من الأحيان للمواد الحساسة ، من الأسرار التجارية إلى المعلومات الشخصية للغاية التي ستحتاج إلى الحفاظ على سرية.
المهارة ذات الصلة هي اللباقة والقدرة على التفاعل برفق أو عدم التعامل مع المعلومات التي قد يجدها الآخرون صعبة أو محرجة. بعبارة أخرى ، يجب أن تكون شخصًا آمنًا لمديرك ليتعرض له. بعد كل شيء ، أنت فقط ستعرف مقدار المساعدة التي يحتاجونها.
قائمة مهارات المساعد الشخصي
المهارات الإدارية
غالبًا ما تكون هذه المهارات جزءًا من الوصف الوظيفي لمساعد شخصي أو مهارات ذات قيمة مضافة. قد يحتاج صاحب العمل الخاص بك إلى شخص يمكنه القيام بهذه المهام نيابة عنها.
- إداري
- تعيينات
- مراسلة
- المهمات
- أحداث
- تخطيط لحدث
- الايداع
- إجراءات التنفيذ
- الحفاظ على الجداول
- اجتماعات
- إدارة المكاتب
- ادارة مشروع
- ابحاث
- جدولة
- أخذ الإملاء
- أخذ الرسائل
- أخذ ملاحظات
- ترتيبات السفر
- تخطيط السفر
مهارات التواصل
كمساعد شخصي ، جميع جوانب الاتصالات مهمة لهذا المنصب. كن مستعدًا لإظهار تجربتك أو تدريبك.
- أجب على الهاتف
- الاتصالات
- البريد الإلكتروني
- تحية الزوار
- التعامل مع الاستفسارات
- الشبكات
- التواصل غير اللفظي
- دعوات فحص
- الاتصالات اللفظية
- الاتصالات المكتوبة
المهارات المالية
هل لديك خبرة أو تدريب لهذه المهام؟
- محاسبة
- وضع الميزانية
- شراء
- مصادر
- التسوق
مهارات التكنولوجيا
هل تستطيع استخدام المنصات والأجهزة المختلفة والقيام باستكشاف الأخطاء وإصلاحها الأساسية؟
- الكمبيوتر (الكمبيوتر الشخصي ، Mac ، الجهاز اللوحي)
- إدارة قاعدة البيانات
- مايكروسوفت أوفيس
- عرض التقديم
- تقارير
- معالجة الكلمة
مهارات إتقان الشخصية
هذه المهارات غالبًا ما تكون جزءًا من شخصيتك. أظهر كيف استخدمتها وقمت بتطويرها.
- سرية
- دبلوماسي
- تقدير
- المرونة
- العلاقات الشخصية
- تعدد المهام
- منظمة
- موقف ايجابي
- حل المشاكل
- السلوك المهني
- لديهم دوافع ذاتية
- لاعب فريق
- إدارة الوقت
- العمل باستقلالية
إذا لم تكن قد استخدمت هذه المهارات في وظيفة سابقة ، فابحث عن كيفية تطويرها في الوظائف التطوعية أو غير المدفوعة أو استخدمها في حياتك الشخصية. هل تستخدم هذه المهارات كجزء من مجتمع إيماني أو لمشروع طلابي في المدرسة؟ هل طورت مهاراتك كجزء من فريق رياضي أو رياضة فردية؟ يمكن أن تكون هذه التجربة قيّمة وتجعلك مرشحًا أفضل للمنصب.
عينة مساعد شخصي السيرة الذاتية
في نموذج متابعة السيرة الذاتية المصممة لمساعد شخصي ، خذ ملاحظة حول كيفية دمج العديد من المهارات المذكورة أعلاه في النص - خاصة في "ملخص المؤهلات" الأولي.
كارين اودل
2704 شارع هيل
كولومبيا ، MO 65203
karenodell@myemail.com
الهاتف الخلوي: 870.123.4567
مساعد شخصي
مساعد شخصي ذو درجة عالية من التفصيل وعالي التنظيم في تقديم الدعم السلس للمديرين التنفيذيين على مستوى C. تنفيذ مهام التخطيط الإداري والتخطيط والسفر ، والتسوق ، والتخطيط لتنظيم الأحداث بشكل مستقل ومستقل دون أي مجهود. الكفاءات الأساسية:
- الإدارة : معالجة البيانات الحساسة والتعامل مع جميع المراسلات والإملاء مع النزاهة والسرية التي لا تناضل. ضمان بيئة خالية من الإجهاد لاتخاذ القرارات التنفيذية من خلال التنسيق الاستباقي للاجتماعات والمناسبات الخاصة وحل التعقيدات في المراحل التكوينية.
- الاتصالات: بناء علاقة مع العملاء والبائعين وأصحاب المشروعات بسهولة وبشكل شخصي وكتاب. ماهر في التشبيك الديبلوماسي بين الأطراف لضمان جودة تنفيذ المشاريع والأحداث.
- الإدارة المالية: قادرة على الاستفادة من التعليم في المحاسبة لتوازن الكتب بدقة وإجراء وظائف الميزنة والشراء.
- نقاط القوة الرئيسية: المهنية الإيجابية والمثالية في السلوك ، مع القدرة على غرس ثقة الآخرين ومشاركتهم. تشتمل الكفاءات الفنية على Microsoft Office Suite و QuickBooks و Adobe Creative Suite. طليق في اللغة الإسبانية.
Glengarry Incorporated، Columbia، MO
مساعد شخصي للرئيس (20 إكس حتى الآن)
توفير الدعم الإداري والشخصي الشامل لمؤسس شركة الاستشارات المالية ، مع نطاق المسؤولية الذي يتضمن الإملاء ، والمراسلات ، وإدارة المكاتب ، وعلاقات الموردين ، وجدولة المواعيد ، وتنسيق السفر ، ووظائف تخطيط الأحداث.
- خططت كل التفاصيل لأحداث علاقات العملاء الناجحة للغاية بما في ذلك عطلة نهاية الأسبوع لعبة الغولف والتنس ، وحلقات دراسية حول التخطيط المالي ، ومأدب حاملي الأسهم.
- موردي السفريات والترفيه الذين يتمتعون بفعالية التكاليف من حيث التكلفة والأمان ، مما يقلل نفقات السفر بنسبة 15٪.
- استخدم Adobe Creative Suite لإنشاء كتيبات تسويقية جديدة وجذابة ورسالة إخبارية شهرية.
Creekside المحاسبة ، كولومبيا ، MO
مساعد إداري (20XX حتى 20XX)
عملت كمساعد إداري لمجموعة من ثلاثة من CPAs. استقبال العملاء وجمع المعلومات الشخصية والمعلومات المالية. ملفات العميل المنظمة. جدولة وأخذت ملاحظات في الاجتماعات ، وتناول استقبال الهاتف ، والمراسلات المصنعة.
- كثيرا ما يثني كل من العملاء وأصحاب العمل للسلوك البهجة والاهتمام الشديد بالتفاصيل.
- ساعد على تدريب كل من العملاء والموظفين الجدد في استخدام برمجيات إدارة الضرائب الخاصة.
التعليم
بكالوريوس في إدارة الأعمال (ثانوي: المحاسبة) ؛ 3.52 GPA
جامعة ميسوري ، كولومبيا ، MO
فريق التنس ، كابا ألفا ثيتا ناديوري ، نادي توستماسترز ، سنة في الخارج في مدريد ، إسبانيا