قائمة مهارات المساعد التنفيذي والأمثلة

by أليسون دويل

المهارات الأساسية للسير الذاتية ، ورسائل الغلاف والمقابلات

المساعدين التنفيذيين يشبهون المساعدين الإداريين أو الأمناء من حيث أنهم جميعا يدعمون عمل شخص آخر - عادة ما يكون تنفيذي - عن طريق التعامل مع مهام المكتب أو الإشراف عليها. الفرق هو أن المساعد التنفيذي هو على وجه التحديد موظف المكتب الرئيسي لأحد كبار المسؤولين التنفيذيين. وهذا يعني الإشراف وتدريب موظفي المكاتب الآخرين ، وكذلك معالجة المهام التي يمكن أن يكون لها تأثير كبير على نجاح الشركة.

في حين تتوقع العديد من الشركات أن يكون المساعدون التنفيذيون قد أكملوا بعض الدورات الدراسية ذات الصلة بالكلية ، فإن القليل منهم يحتاج إلى شهادة. تعتبر الخبرة الوظيفية الواسعة ذات الصلة أكثر أهمية ، ومن الناحية المثالية عدة سنوات كمسؤول تنفيذي أو إداري.

واجبات المساعد التنفيذي

تشمل واجبات المساعد التنفيذي نفس الواجبات كمساعد إداري: إجراء وقبول مكالمات هاتفية ؛ إرسال المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل نيابة عن السلطة التنفيذية ؛ استقبال الزوار والتعامل مع الجدولة. لكنهم يعملون أيضًا كبواب ، ويتخذون القرارات بشأن من يستطيع الوصول إلى السلطة التنفيذية والمعلومات التي يتلقاها المسؤول التنفيذي.

غالبًا ما يقومون بإجراء الأبحاث وإعداد التقارير التي تؤثر على سياسة الشركة. وتعني هذه المسؤوليات أن المساعدين التنفيذيين يجب أن يفهموا بدقة عمل رب العمل. ونتيجة لذلك ، يمكن أن يعمل هؤلاء العمال أيضًا كحلقة وصل بين السلطة التنفيذية وبقية الموظفين الكتابيين.

كيفية استخدام قوائم المهارات

تأكد من كتابة خطاب المقدمة والسيرة الذاتية لتسليط الضوء على المهارات التي يريدها صاحب العمل المحتمل. يمكنك استخدام القائمة التالية للحصول على فكرة عما قد تكون عليه هذه المهارات المرغوبة ، ولكن تذكر دائمًا قراءة الوصف الوظيفي بعناية ، لأنه ليس كل الشركات تبحث عن الشيء نفسه في مساعد تنفيذي.

أيضا ، تحقق من تجميع المهارات لدينا المدرجة حسب الوظيفة وأنواع المهارة . أثناء التحضير لمقابلتك ، خطط لإعطاء أمثلة لأوقات محددة تجسد فيها المهارات المختلفة التي يريدها صاحب العمل المحتمل.

أمثلة على مهارات المساعد التنفيذي

القائمة التالية ليست شاملة ، وقد تختلف المهارات المطلوبة قليلاً من شركة إلى أخرى ، أو حتى من مكتب إلى آخر داخل نفس الشركة. ومع ذلك ، فإن معظم أهم وأهم المهارات التي يجب أن يتوفر بها مساعد تنفيذي محتمل موجودة هنا.

مهارات الاتصال الكتابية والشفهية
طريقة واحدة للتفكير في دور المساعد التنفيذي هي ، في الواقع ، كأخصائي في الاتصالات. جزء مهم من المهمة يشمل التواصل والتنسيق مع الأشخاص في جميع أنحاء الشركة ، وفي بعض الأحيان مع العملاء أيضًا ، اعتمادًا على نوع النشاط التجاري. القدرة على أن تكون محترفة ، واضحة ، واضحة ، ودقيقة ، سواء شفهيًا أو كتابيًا ، تتصدر قائمة متطلبات مهارات الاتصال التي لا تشوبها شائبة .

مهارات الحاسوب
يحتاج المساعدين التنفيذيين إلى أكثر من مجرد إتقان مع برامج معالجة النصوص وجداول البيانات. كما تتضمن المهارات الضرورية المعتمدة على الكمبيوتر القدرة على إعداد وصيانة أنظمة البريد الإلكتروني وأنظمة مشاركة الملفات والتقاويم ، فضلاً عن إتقان البرامج الإحصائية وبرامج النشر وقواعد البيانات.

إن كون المرء متخصصًا في دعم التكنولوجيا هو دائمًا ميزة إضافية ، خاصةً أنه غالبًا ما يُتوقع من المساعدين التنفيذيين القيام بكل شيء من إصلاح الطابعة إلى اقتراح برنامج جديد.

المهارات الشخصية
المهارات الشخصية القوية هي أيضا ضرورة للتفاعل مع العملاء ، وتدريب الموظفين الإداريين الآخرين ، والعمل مع المديرين التنفيذيين والمديرين من المستويات العليا. وبما أن المساعدين التنفيذيين غالباً ما يتعاملون مع معلومات الشركة الحساسة ، فمن المهم ألا يكونوا قادرين على الحفاظ على السرية المناسبة فحسب ، بل أيضاً على التصرف دائمًا بطريقة توحي بالسلامة الشخصية والنزاهة. باختصار ، من الضروري إلهام الثقة.

إدارة الوقت
يحتاج المساعد التنفيذي ليس فقط للتعامل مع وقته الخاص ولكن أيضا مع رئيسه. وهذا يعني تنسيق احتياجات ومتطلبات العديد من الأشخاص لإنشاء جدول عملي ، ثم تغيير ذلك الجدول في كثير من الأحيان في وقت قصير مع تغير الأوضاع.

وقد تتضمن المهمة أيضاً بلباقة للتأكد من أن السلطة التنفيذية ستبقى في الموعد المحدد ، دون أن تشتت انتباهها.

المهارات البحثية
البحث هو بحد ذاته مهارة ، تتطلب إلمامًا بمحركات بحث متعددة بالإضافة إلى موارد المعلومات ذات الصلة بمجالات معينة تهم الشركة. بدون هذه القدرات ، لن يكون المساعد التنفيذي قادراً على إعداد التقارير التي يحتاجها المدير التنفيذي.