كبار مديري المكاتب مهارات الحاجة مع أمثلة

يتحمل مديرو المكاتب مسؤولية التأكد من أن المكتب بأكمله أو مجمع المكاتب يعمل بسلاسة. ويمكن أن يعني أيضًا إدارة أي مساعدين إداريين والإشراف عليهم. لا يحتاج مديرو المكاتب عادة إلى تعليم متخصص ، لكنهم بحاجة إلى الكثير من الخبرة ذات الصلة في الأدوار الإدارية والتنظيمية.

إذا كنت تبحث عن هذا النوع من العمل ، يمكنك تحسين فرصك بشكل كبير من خلال معرفة مهاراتك وخبراتك لإبرازها أثناء التطبيق وعملية المقابلة.

كيفية استخدام قوائم المهارات

انظر إلى قائمة المهارات المطلوبة. قد تجد أن لديك أكثر مما اعتقدت. استخدم أسماء مهاراتك ذات الصلة ككلمات رئيسية في سيرتك الذاتية ورسالة توضيحية ، بحيث يتمكن مشرف التوظيف من رؤية بوضوح أنك تمتلك ما تبحث عنه. تأكد من قراءة وصف الوظيفة بعناية ، حتى تعرف المهارات الأكثر أهمية لرب عملك المحتمل. البحث عن الشركة يساعد أيضا.

عند التحضير للمقابلة ، قم بإعداد مثال واحد محدد على الأقل لكل مرة قمت فيها بعرض كل المهارات التي تتوقع مناقشتها. لا تتوقع منهم أن يأخذوا كلمتك من أجل هذه الأشياء.

يمكنك أيضا مراجعة قوائم المهارات لدينا المدرجة حسب الوظيفة وأنواع المهارة .

أمثلة على مهارات مدير المكتب

لا تتطلب جميع وظائف مدير المكتب مجموعة المهارات نفسها تمامًا. يعتمد الكثير على عدد مساعدي المكاتب الذين يجب عليك الإشراف عليهم ، وعدد الأشخاص الذين يستخدمون المكتب الذي ستقوم بإدارته ، وما هي أنواع البرامج والأنظمة الأخرى التي يستخدمها صاحب العمل.

ولكن هناك بعض المهارات التي يتمتع بها جميع مديري المكاتب فعليًا ولا يمكنهم الاستغناء عنها.

المهارات الإدارية
بصفتك مدير مكتب ، ستكون مسؤولاً عن إكمال العديد من المهام الإدارية . ويشمل ذلك توظيف الموظفين وإطلاقهم ، وإجراء تقييمات الأداء ، وتدريب الموظفين الجدد والإشراف على الآخرين.

قد تندرج الموافقة على طلبات الشراء الرسمية ، والقيام بعمليات تجارية عامة والحفاظ على الأوراق وسجلات الموظفين في نطاق سلطتك القضائية أيضًا.

سيتعين عليك أيضًا التخطيط وتولي مسؤولية معالجة البريد والجدول الزمني وحضور الاجتماعات. قد تتم دعوتك لممارسة حل النزاع ، وتفويض العمل ، وتكون صانع سياسة وصانع القرار أيضًا.

مهارات تحليلية
جزء من وظيفتك سيكون إيجاد طرق للقيام بعملك بشكل أفضل. إذا تمكنت من تحديد أوجه القصور في كيفية عمل مكتبك وتوفير الحلول ، فقد تتمكن من توفير الكثير من المال لرب العمل الخاص بك وحفظ زملائك الكثير من التفاقم. سوف يكون مدير المكتب العظيم دائما يسأل نفسه عن كل العمليات والممارسات والإجراءات ، "هل هذا منطقي؟ هل هذا هو أفضل ما يمكننا القيام به؟ "إليك قائمة المهارات التحليلية التي يمكنك تضمينها في سيرتك الذاتية.

انتبه للتفاصيل
باعتبارك مدير المكتب ، يتوقف المال معك. ستكون مسؤولاً عن طلب اللوازم المكتبية الصحيحة في الوقت المناسب ، للحفاظ على السجلات بدقة وبطريقة منظمة ، ولتتبع احتياجات وقضايا كل شخص آخر في المكتب. إذا قمت بذلك بشكل صحيح ، فسوف يبدو أن المكتب يعمل بنفسه. إذا حصلت على تفاصيل صغيرة خاطئة ، فقد لا يتمكن أشخاص آخرون من أداء وظائفهم.

مهارات التواصل
ومثلما هو الحال مع مساعدي المكاتب ، فغالبًا ما تكون أحد أول الزائرين الذين يراهم الزائرون ، وقد تكون في بعض الأحيان أول شخص يشاهدونه ، إذا كان المحترف الذي يحدث له هذا المكتب خارجًا. يجب عليك إذن أن تعمل كموظف استقبال فعال بينما تقوم بواجباتك الأخرى في نفس الوقت.

قد تكون أيضًا نقطة الاتصال الأساسية بين جميع الأشخاص الذين يستخدمون المكتب ، وربما بين مكتبك والآخرين داخل نفس المؤسسة. قد تضطر إلى ممارسة حل النزاعات . سيكون لديك بالتأكيد لتفويض العمل. كل هذا يضيف الكثير من التواصل ، سواء المكتوبة والشفهية ، والتي يجب أن تكون دقيقة وفعالة وودية ومهنية في جميع الأوقات.

مهارات الحاسوب
من المهم أن مديري المكاتب لديهم مجموعة واسعة من مهارات الكمبيوتر .

سوف تعتمد المواصفات على صاحب العمل الخاص بك ، ولكنها ستشمل إدخال البيانات ، وجداول البيانات ، ومهام تكنولوجيا المعلومات العامة.

يمكن أن تكون إدارة المكاتب قدرا هائلا من المسؤولية. وعموما ، يعمل مديرو المكاتب في قمة المنظمة ، بأيديهم في كل جانب من جوانب الشركة. إذا كان هذا الدور المركزي مناسبًا لك ، فراجع قائمة المهارات الخاصة بنا لمعرفة ما إذا كان يمكن أن يكون مهنة بالنسبة لك.

امور مالية
قد تشمل مسؤولياتك مسك الدفاتر ، الفواتير ، الميزنة ، والمحاسبة. قد تكون هناك حاجة أيضا للتعامل مع الرواتب ، النثرية ، و QuickBooks . قد تقع تقارير ربع سنوية ونصف سنوية في نطاق مهامك أيضًا. على أقل تقدير ، إذا كان مكتبك يتعامل مع الأموال على الإطلاق ، فسوف تكون مسؤولاً في النهاية عن التأكد من التعامل معه بشكل جيد

مهارات القيادة
بصفتك المشرف على ما قد يكون مجموعة كبيرة من مساعدي المكاتب ، ستحتاج إلى إبقاء الجميع متحمسًا ومنسقًا. سيكون عليك أن تجعل العمل الجماعي يحدث. سوف تشمل وظيفتك وضع معيار لعمل الجميع والتأكد من الوفاء بهذه المعايير. غالبًا ما يعني ذلك أن مساعدة الآخرين على النمو في حياتهم المهنية ، ومساعدة الناس على البدء والتواصل بشكل جيد مع بعضهم البعض.

مهارات اجتماعية
تلعب المهارات الشخصية دوراً كبيراً في كونها مديرة مكتب. سيُطلب منك اتخاذ موقف إيجابي ، وتحية الزوار والانخراط في العمل الجماعي .

نقاط القوة المتنوعة
يميل مديرو المكاتب إلى امتلاك مجموعة من المهارات المتنوعة التي تساعدهم في القيام بعملهم. وهذا يشمل الاهتمام بالتفاصيل ، والمرونة بشكل عام حول المهام التي يتعين عليك القيام بها والاعتماد عليها.

يجب أيضًا أن يكون مديرو المكاتب من أصحاب الشبكات والمفكرين المنطقيين والمهام المتعددة وحل المشكلات . يجب أن تكون إدارة الوقت وتنظيمه طبيعة ثانية للأشخاص الذين يخدمون في هذا الدور.