وقد تطور دور الأمناء القانونيين ، المعروفين أيضا بالمساعدة الإدارية والمساعدين القانونيين ، في العقدين الماضيين. مع استمرار التكنولوجيا في تحويل مكتب المحاماة ، تجاوز الأمناء القانونيين الأدوار التقليدية في الكتابة والرد على الهواتف للقيام بأنشطة ذات قيمة عالية بمجرد حجزها للموظفين المحترفين والإداريين مثل اختيار البائعين وإدارة علاقات العملاء وصياغة الوثائق القانونية.
ومع ذلك ، على الرغم من البيئة الممارسة سكرتير القانونية ، وحجم الشركة أو التخصص القانوني ، ظلت بعض المسؤوليات الأساسية على حالها. للنجاح في مكتب القانون اليوم أو قسم قانون الشركات ، يجب على الأمناء القانونيين إتقان المهارات العشرة أدناه. لمعرفة المزيد عن النجاح كسكرتير قانوني أو مساعد قانوني ، راجع هذه السمات الخاصة بسكرتير قانوني ناجح .
01 مهارات التكنولوجيا
العديد من المحامين ليس لديهم الوقت ولا الخبرة لتشغيل تكنولوجيا مكتب المحاماة. فهم يعتمدون على الأمناء القانونيين المحترفين في مجال التكنولوجيا لتنفيذ مجموعة متنوعة من المهام المستندة إلى الكمبيوتر مثل: إنشاء جداول البيانات ، وإعداد العروض التقديمية ، وإدخال الوقت لأغراض الفوترة ، وإنشاء المستندات وكتابتها ، والحفاظ على التقويمات ، وتتبع المواعيد النهائية.
ولذلك ، فإن الأمناء القانونيين الذين يتقنون مجموعة متنوعة من تطبيقات برامج الكمبيوتر سيكون لديهم أكثر الفرص الوظيفية . بعض التقنيات الأكثر شيوعًا التي يجب على الأمناء القانونيين إتقانها تشمل:
- معالجة الكلمة
- جدول
- عرض
- إدارة الوثائق
- الوقت والفواتير
- التقويم و Docketing
- نسخ
- النشر المكتبي
- مؤتمرات الفيديو
02 مهارات التعامل مع الآخرين
يتفاعل الأمناء القانونيون يومياً مع المحامين والمساعدين القانونيين والموظفين والعملاء والمحامين المعارضين والموظفين القضائيين والبائعين وغيرهم من الأطراف الثالثة.
لذلك ، فإن مهارات التواصل بين الأشخاص ومهارات الاتصال هي ضرورية. بالإضافة إلى الاتصال وجهاً لوجه ، يتصل الأمناء عن طريق البريد الإلكتروني والهاتف وأنظمة مؤتمرات الفيديو.
مهارات الكتابة 03
هل تعتقد أن المحامين يؤدون كل الكتابة؟ فكر مرة اخرى. وكثيراً ما يكون الأمناء القانونيون مسؤولين عن صياغة المراسلات الروتينية ومذكرات الملفات وكذلك تدقيق المستندات القانونية مثل المذكرات والمذكرات والاكتشاف ووثائق المعاملات.
الكتابة هي جزء لا يتجزأ من وظيفة السكرتير القانوني. سوف يصبح أولئك الذين يطورون مهارات كتابة قوية لا غنى عنها للمحامين الذين يساعدونهم.
04 المهارات التنظيمية
المحامون مشهورون بشكل سيئ. وبما أن الأمناء القانونيين هم "الشخص الأيمن" للمدعي ، فإن المهارات التنظيمية ضرورية لإدارة الممارسات القانونية أو الإدارة القانونية للشركات بكفاءة.
يجب على الأمناء القانونيين الاحتفاظ بالملفات الورقية والإلكترونية ، وإدارة المشاريع ، وتتبع المواعيد النهائية المتعددة ، والحفاظ على التقويمات ، وتحديد مواعيد الاجتماعات ، وتنظيم الأحداث ، والحفاظ على كل شيء منظمًا ويمكن الوصول إليه.
05 مهارات النسخ
مهارات النسخ هي الأساس لممارسة السكرتارية. بالإضافة إلى سرعة الكتابة السريعة (تختلف متطلبات رب العمل من 50 إلى 100 كلمة في الدقيقة) ، فإن مهارات الاستماع الحريصة مطلوبة لفهم ملفات الإملاء الصوتي.
القواعد اللغوية القوية ، والهجاء ، والمفردات ، والمهارات اللغوية ضرورية بالإضافة إلى فهم المصطلحات القانونية. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون الأمناء بارعين في تطبيقات معالجة النصوص ومعدات النسخ.
06 الاهتمام بالتفاصيل
الاهتمام بالتفاصيل أمر بالغ الأهمية في مهنة القانون. على سبيل المثال ، فإن كتابة 600،000 دولار في عرض التسوية بدلاً من 60000 دولار قد يكلف شركتك عميلاً. يتعامل الأمناء القانونيون مع التفاصيل الدقيقة للممارسات القانونية اليومية ، والاهتمام بالتفاصيل مهم في كل مهمة سكرتارية تقريبًا من صياغة الوثائق وتصحيحها إلى الاجتماعات والجداول الزمنية والمواعيد النهائية للتقويم.
07 الألفة مع الوثائق القانونية والمصطلحات
ما الفرق بين السكرتير والسكرتير القانوني ؟ الأمناء القانونيون على دراية بكل الأمور القانونية. شروط مثل استدعاء ، prou و voir الرهيب لا تزعجهم.
فهم يفهمون الفروق الدقيقة في الإجراءات القانونية ويعرفون كيفية إنشاء وتنسيق وثائق المرافعات والاكتشافات والصفقات.
08 العمل الجماعي
العمل الجماعي أمر حاسم لدور الأمناء القانونيين في تقديم الخدمات القانونية. في جميع إعدادات الممارسة - من الإدارة القانونية للشركات الكبيرة إلى الممارس المنفرد - يجب على السكرتارية القانونية التعاون مع المحامين والمساعدين القانونيين والأمناء وموظفي الكتب والموردين وغيرهم لتقديم الخدمات القانونية بفعالية.
يعرف الأمناء القانونيون الأكثر كفاءة كيفية التعاون مع زملاء العمل والتعاون مع أطراف ثالثة لإنجاز المهمة.
09 مهارات متعددة المهام
يعمل معظم الأمناء القانونيين لأكثر من شخص واحد في أكثر من ملف واحد. إن القيام بمهام متعددة في نفس الوقت هو طبيعة ثانية إلى سكرتير قانوني مختص.
وهم يعرفون كيف يوفقوا بين المهام المتعددة والأولويات المتنافسة وكيفية إدارة أعباء العمل المتزايدة في مكتب المحاماة المزدحم اليوم ، حيث يقوم أحد الأشخاص بشكل متكرر بوظيفة ثلاثة أشخاص.
10 مهارات البحث
يقوم الأمناء القانونيون بإجراء بحث على الإنترنت لعدد كبير من المهام مثل البحث عن الاتجاهات ، وجمع معلومات العميل ، والبحث عن المنافسة وتحديد موقع الشهود الخبراء.
كما يؤدي العديد من الأمناء القانونيين ، لا سيما أولئك العاملين في مكاتب المحاماة الصغيرة ، واجبات قانونية ، بما في ذلك البحوث القانونية ، ويستشهدون بتدقيق ومتابعة قضايا السوابق القضائية. يمكن لمنصات البحث القانونية التعليمية مثل Westlaw أو Lexis / Nexis أن تمنحك ميزة تنافسية.