تجنب الاختباء خلف الكمبيوتر أو الهاتف في هذه السيناريوهات
في الواقع ، في بعض الظروف ، يجب تجنبها. بالتأكيد ، من السهل أن تختبئ خلف الكمبيوتر وتقول ما تريد قوله عبر لوحة المفاتيح. لكن في بعض الأحيان تحتاج إلى الخروج إلى العالم واستخدام صوتك.
في ما يلي ثلاث حالات يكون من الأفضل فيها عدم الوصول إلى الإرسال.
تجنب ضرب إرسال إلى حل الصراع
لقد كنا جميعًا جزءًا من رسالة بريد إلكتروني أو سلسلة رسائل بين طرفين يحاولان حل مشكلة ما. في بعض الأحيان ، قد تكون أحد المشاركين الرئيسيين أو ربما كنت ببساطة واحدًا من العديد من الأشخاص الذين شعروا بأنهم مجبرون على تضمينك.
مع كل رسالة بريد إلكتروني أو رسالة رد تتصاعد المشكلة. في النهاية ، ما قد يكون قضية صغيرة نسبيًا أصبحت قضية أكبر. عادة ما ينتج عن ذلك لقاء مباشر بين الطرفين وكذلك مشرف أو مدير لحل النزاع.
بدلاً من استخدام البريد الإلكتروني أو المراسلة لحل النزاع ، يمكنك الاتصال بالشخص أو جدولة اجتماع وجهًا لوجه. إذا كنت مستلمًا لرسالة إلكترونية أو رسالة من شخص آخر يحاول حل مشكلة ما ، فقم بمقاومة الإغراء للرد عبر البريد الإلكتروني. التقط الهاتف أو امش في مكتب الشخص الآخر وقل "تلقيت البريد الإلكتروني الخاص بك واعتقدت أنه قد يكون من الأفضل لو ناقشنا هذا الموقف على حدة مقابل البريد الإلكتروني.
هل لديك بضع دقائق للتحدث؟
إذا كان البريد الإلكتروني هو خيارك الوحيد ، فلا تنسخ أي أشخاص آخرين عليه. يؤدي القيام بذلك إلى تصعيد المشكلة. إذا كنت على الطرف المتلقي لمثل هذه الرسالة الإلكترونية ، فلا تضغط على "الرد على الكل". ما عليك سوى الرد فقط على الشخص الذي أرسل الرسالة الإلكترونية. إذا فعلت "الرد على الكل" ، فيجب أن يقول ردك: "أقدر لك أن تلفت انتباهي إلى هذا الموقف.
سأتصل بك خلال دقيقة واحدة للمناقشة. "سيؤدي هذا إلى تنبيه كل من تم نسخه بأنك تعتني بالوضع بشكل فردي.
تجنب إرسال عندما تشعر بالضيق
هل سبق لك أن كنت مستاء من شيء وأطلق قبالة البريد الإلكتروني لاذع فقط ليشعر بالأسف الفوري؟ أو ربما كنت متلقيًا لهذا البريد الإلكتروني أو الرسالة.
بعد الوضع المزعج أو التفاعل ، ما نحتاجه هو فترة تهدئة . البريد الإلكتروني والمراسلة لا يصلح لهذا ؛ انها لحظية حسب التصميم. بدلا من ذلك ، عندما تهدأ ، اتصل أو قم بزيارة الفرد لمناقشة الوضع. إذا كنت متلقيًا لرسالة بريد إلكتروني لاذعة ، فتجنب الرغبة في الرد. امنح نفسك الوقت الكافي للتهدئة ثم اتصل بالشخص وأطلب مناقشة وجهًا لوجه.
في المستقبل ، تقرر مقدمًا أنك لن تستخدم البريد الإلكتروني أو المراسلة أبدًا عند انزعاجك. اجعل هذه اتفاقية غير قابلة للتفاوض مع نفسك.
إذا كنت تشعر بالحاجة إلى كتابة شيء ما عند انزعاجك ، أكتب رسالة بخط اليد. لا تدخلها في البريد الإلكتروني حتى إذا كنت لا تنوي إرسال الرسالة. لن تكون أول شخص يصيب "إرسال" عن طريق الخطأ بدلاً من الزر "حفظ".
تجنب إرسال إرسال إلى إرسال أخبار سيئة
لا أحد يرغب في تلقي الأخبار السيئة وتلقيها عبر البريد الإلكتروني أو رسالة يمكن أن تضيف الملح إلى الجرح.
هل سبق لك إرسال بريد إلكتروني لأحد العملاء لإخباره بتأخير الطلب؟ أو مراسلة صديق ليخبرها أنك لا تستطيع حضور حفلة عيد ميلادها؟ أو ماذا عن إرسال بريد إلكتروني إلى رئيسك في العمل لتنبيهه بأنك لم تنته من مشروع ما وأنك ستفتقد الموعد النهائي الخاص بك؟
إذا كانت الإجابة على أي من هذه الأسئلة هي نعم ، فتوقف عن استخدام البريد الإلكتروني أو المراسلة لتوصيل الأخبار السيئة. يمكن أن يؤدي استخدام البريد الإلكتروني أو المراسلة لتوصيل الأخبار السيئة إلى إرسال رسالة تفيد بأنك لا يهمك أو أن المسألة ليست مهمة بما يكفي لضمان اهتمامك الشخصي. عند استخدامك للبريد الإلكتروني أو المراسلة لتوصيل الأخبار السيئة ، لا يوجد لديك طريقة للحكم على رد فعل الشخص. على الأرجح ، سيصاب الناس بخيبة أمل أو غضب. إذا كنت لا تقدم الأخبار بشكل شخصي ، فقد تتصاعد مشاعر خيبة الأمل لديهم وتؤدي إلى وضع أسوأ.
وأخيرًا ، عندما تستخدم البريد الإلكتروني أو المراسلة في هذا السيناريو ، فإنك تظهر جبانًا. يقدّر العملاء وزملاء العمل والرؤساء والأصدقاء الأشخاص الذين يمتلكون الشجاعة لتوصيل الأخبار السيئة شخصيًا.
إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كانت رسالتك مؤهلة باعتبارها أخبارًا سيئة تسأل نفسك ، "هل أريد تلقي رسالة بريد إلكتروني أو رسالة بهذا النوع من الأخبار أو هل أفضل أن يتم إبلاغها شخصيًا؟". ثم التصرف وفقا لذلك.
في حين أنه لا يوجد شك في أن البريد الإلكتروني أو الرسائل هي وسيلة اتصال سريعة وفعالة ، فإنها ليست دائمًا وسيلة مناسبة. اتبع الإرشادات الواردة أعلاه وتجنب استخدام البريد الإلكتروني أو الرسالة عندما يكون ذلك غير مناسب.