كيفية العثور على السجلات الهامة بسرعة وسهولة
المرة الوحيدة التي تفكر فيها في وثائقك المهمة هي عندما تحتاجها. وفي كثير من الأحيان ، لا يمكنك العثور عليها عندما تحتاج إليها لأنك إما لا تملك نظامًا مركزيًا ومركزًا لتخزين مستنداتك المهمة و / أو آخر مرة كنت في حاجة إليها ، فأنت تقذفها ببساطة في البحر أوراق في مكتبك في المنزل بدلا من إعادتها إلى المكان الذي تنتمي إليه.
تبدو مألوفة؟
مع انتشار جميع أوراقك الهامة في جميع أنحاء منزلك ، فإنك تهدر الكثير من الوقت والطاقة تبحث عنها. أنت أيضا عرضة لفقدان بعض منهم تماما. ولكن مع بضع خطوات بسيطة ، يمكنك تنظيم مستنداتك الورقية الهامة في ساعة واحدة في نهاية هذا الأسبوع!
ستحتاج إلى خزانة ملفات صغيرة ذات درجين أو صندوق ملفات معلقة محمول ، وملفات معلقة متعددة الألوان (6 ألوان مختلفة) ، ومجلدات منضدة علوية من قصاصات ثلاثية من مانيلا ، وخزينة مضادة للحريق (اختيارية). أو يمكنك شراء إدراج علامة التبويب وعلامة كبيرة. بمجرد حصولك على السلع هنا ، هناك الخطوات الست التي ستتبعها لتنظيم أوراقك.
الخطوة الأولى: اجمع كل مستنداتك
قبل أن تتمكن من تنظيم جميع مستنداتك الهامة ، يجب تحديد مكانها. هذا أسهل في بعض الأحيان من فعله.
تحقق من مكتب منزلك وكأنك في الأدراج والأوراق مكدسة على مكتبك أو الطاولة. تحقق من أكوام من الورق تفسد كونترتوب المطبخ الخاص بك وكذلك أدراج المطبخ والسلال.
نظرة على خزانة غرفة النوم الخاصة بك ومنضدة (كنت قد تركتها هناك في الصباح الاندفاع ونسي عنهم). أخيرًا ، وليس آخرًا ، تحقق من محفظتك أو حقيبتك لمستندات مهمة لا تزال تحملها عن غير قصد (opps).
الخطوة الثانية: تصنيف المستندات الخاصة بك
تندرج أهم الوثائق في واحدة من الفئات الست التالية.
فرز جميع المستندات التي تم جمعها على النحو التالي:
- سجلات المنزل والممتلكات - الرهن العقاري ، وسندات الملكية ، ومشاريع تحسين المساكن والإيصالات ، دليل الأجهزة والضمانات ، ومعلومات ضريبة الأملاك ، وسياسات التأمين على المنزل والكتيبات
- السجلات الآلية - العناوين وسجلات الصيانة وسياسات التأمين والمعلومات ومعلومات القروض وسجلات الدفع
- السجلات الصحية - سياسات التأمين ، أدلة فوائد التأمين الصحي ، شرح الفوائد الطبية ، فواتير الأطباء ، قوائم الوصفات الطبية ، معلومات الإنفاق المرنة ، الإيصالات الطبية ، التوجيهات الطبية ، بوليصات التأمين على الحياة
- السجلات المالية - البيانات المصرفية ، والإقرارات الضريبية ، وسجلات الخصم الضريبي ، وسجلات الاستثمار ، وسجلات القروض ، وبيانات بطاقات الائتمان
- سجلات الالكترونيات - عقود الهاتف الخليوي والكتيبات. إيصالات وضمانات المبيعات لأجهزة الكمبيوتر وأجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة iPad ؛ الكبل وخطط الإنترنت والفواتير. استلام مبيعات جهاز التوجيه اللاسلكي ودليل
- السجلات الشخصية - شهادات الميلاد وشهادة الزواج وشهادة الطلاق وأوراق الحضانة ومعلومات الضمان الاجتماعي وسجلات التحصين وجوازات السفر وسجلات الخدمة العسكرية وسجلات التعميد والتأكيد والوصايا وخطة الجنازة ومعلومات الدفن. إذا كان لديك حيوانات أليفة ، يمكنك أيضًا تضمين مستنداته المهمة مثل المعلومات البيطرية واللقاحية في هذه الفئة.
الخطوة الثالثة: البحث عن المستندات الحيوية الخاصة بك
يمكن تخزين معظم مستنداتك المهمة في خزانة ملفات منتظمة أو صندوق ملف معلق محمول. هناك بعض ، ومع ذلك ، ينبغي حقا أن يتم تخزينها في خيار تخزين آمن ضد الحرائق أو خارج الموقع مثل صندوق ودائع آمن.
المستندات الحيوية هي مستندات قد يكون من الصعب جدًا أو تستغرق وقتًا طويلاً في استبدالها. قد تحتوي على معلومات شخصية حساسة يمكن اختراقها في حالة حدوث كسر أو سرقة. في هذا الحدث ، دمر منزلك بسبب الحريق أو الفيضانات ، فأنت تريد أن تظل هذه المستندات الحيوية سليمة.
بالنسبة لمعظم الناس ، تعتبر الوثائق التالية ضرورية: معلومات الضمان الاجتماعي وشهادات الميلاد وسياسات التأمين إلى جانب معلومات الاتصال الخاصة بوكيلك والوصايا وسندات الملكية وعناوين السيارات وجواز سفرك وأي عقد أو اتفاق يتطلب توقيعك الأصلي.
قم بعمل قائمة رئيسية بكافة الوثائق الحيوية التي تضعها في خزنة مضادة للحريق أو في خيار تخزين خارج الموقع.
الخطوة الرابعة: قم بتكرار محفظتك
يحمل معظمنا معلومات مهمة في محافظنا كل يوم. هل تعرف كل شيء في محفظتك؟ ماذا ستفعل إذا فقدت محفظتك أو سُرقت؟
جعل نسخ رخصة القيادة الخاصة بك ، وبطاقة المانحة ، وبطاقات / بطاقات التأمين الصحي ، وبطاقات عضوية مثل بطاقات الولاء متجر البقالة جيم ، ونوادي المستودعات ، والأهم من ذلك ، جميع بطاقات الائتمان والخصم (نسخة أمامية وخلفية). احتفظ بهذه النسخ مع مستنداتك الورقية المهمة الأخرى:
الخطوة الخامسة: إنشاء نظام حفظ ملفات بسيط
كلما كان نظام الإيداع أبسط ، كلما زاد احتمال استخدامه على أساس ثابت. خذ كل فئة من الوثيقة المهمة وقم بتعيين لون ملف معلق لها:
- المنزل والممتلكات السجلات
- السجلات التلقائية
- السجلات الصحية
- السجلات المالية
- سجلات الالكترونيات
- السجلات الشخصية
أضف العدد المناسب من الملفات المعلقة إلى نظام حفظ الملفات الخاص بك لعدد الوثائق الموجودة في كل فئة.
استخدم مجلدات manila وأنشئ مجلدًا لكل مستند فردي داخل كل فئة. ضع المجلدات في قسم ملف التعليق الملون المناسب.
إذا قمت بشراء تعليمة برمجية وثلاثية حلقة كبيرة ، فقم بتسمية علامات التبويب بأسماء التسجيل أعلاه ، وقم بتثقيب الورق في جميع المستندات وتنظيمها. إذا لم يكن الورق مثقوبًا في الورق ، فقم بتثقيب الورق في مجلد ووضع المستندات في المجلد.
الآن ، إذا لم تكن الأعمال الورقية الخاصة بك مجرد شيء قد تكون هذه لحظة تحرير بالنسبة لك. يمكنك فحص جميع هذه الوثائق ، وحفظها على القرص الصلب ، ثم تمزيقها كلها. ولكن استخدم التقدير الخاص بك كما يتم حفظ أفضل الأوراق بعض حفظها. استخدم أفضل حكمك.
الصيانة المستمرة
والآن بعد تنظيم أوراقك الهامة ، احتفظ بها منظمة. في كل شهر عندما تدفع فواتيرك ، قم بتقديم أي مستندات جديدة في القسم المناسب من نظام الإيداع الخاص بك. في نفس الوقت ، ابحث عن أي مستندات قمت بإزالتها من النظام خلال الشهر الذي قد لا يزال خارج نظام الإيداع. إعادة ملف لهم. على الأقل مرتين في السنة ، راجع المستندات الموجودة في نظام الملفات لمعرفة ما إذا كان يمكن تطهير أي منها. جدول زمني جيد يجب اتباعه هو في أول السنة وفي نهاية كل عام دراسي.
مع القليل من الجهد ، يمكنك جني الفوائد على المدى الطويل من خلال تنظيم المستندات الورقية الهامة.
حرره إليزابيث ماكغري.