تعدد المهام لا يعمل
على سبيل المثال ، تخيل أنك عندما تقوم بتنظيف أسنانك في الصباح ، فإنك تبدأ التفكير في جدول أعمال اجتماع كبير في وقت لاحق من اليوم.
لا يتطلب الأمر الكثير من قوة المعالجة في الدماغ لتنظيف أسنانك ، وقد تتمكن بالفعل من التركيز على الأجندة أثناء التعامل مع مهمة تنظيف أسنان الصباح بشكل ميكانيكي.
لكن ماذا عن مهمتين تتطلبان المزيد من قدرات دماغك؟ ربما تتحدث على الهاتف أثناء إعداد وجبة الإفطار. قد تحصل على كلتا المهمتين بشكل صحيح ، لكن فرصة الأخطاء التي تحدث بسبب هفوات الانتباه كبيرة. وكما نعلم جميعا ، والاختلاط
تشوكينج يعمل بشكل أفضل
يصف الفصل "كيف يعمل استخدام الذاكرة البشرية. من المهم أن نتذكر هذا المفهوم بينما ننظر إلى إكمال العديد من المهام في وقت واحد. نحن في الواقع نبدل بينهما بدلاً من القيام بها في نفس الوقت (على الرغم من أنه في حالة تفريش أسنانك فإنه قد يبدو كما لو كانوا متزامنين).
تخيل أنك على الهاتف عندما يدخل شخص ما إلى مكتبك. يطلبون نصيحتك أو قرارًا سريعًا بشأن قضية ما.
ستتوقف عن الاستماع إلى الشخص الموجود على الهاتف لفترة وجيزة ، ثم تفحص الملاحظة أمامك ، ثم يسجل خربشة ويعود إلى المكالمة الهاتفية. لم تقم بتنفيذ النشاطين (مكالمة هاتفية أو محادثة شخصية) في نفس الوقت.
لقد قمت بالفعل بثلاث مهام بالتسلسل ؛ بدأ المكالمة الهاتفية ، وكان المحادثة الشخصية ، ثم استأنفت المكالمة الهاتفية.
كما هو الحال في مثال وجبة الإفطار أعلاه ، يمكن أن تكون قد حصلت على كل منهما بشكل أفضل ، وفي وقت أقل ، إذا كنت قد قمت بها واحدة تلو الأخرى بدلاً من في نفس الوقت. والسبب هو أنه عندما تبدأ كل مهمة عليك التركيز عليها والبدء.
وقت البدء يقتل تعدد المهام
عندما بدأت المكالمة الهاتفية ، كان عليك التفكير في الأمر ، والعثور على رقم الهاتف ، وإجراء المكالمة. عندما توقفت ، كان عليك معرفة ما يريده الشخص منك حتى تتمكن من منحهم قرارًا. وأخيرًا ، عندما تستأنف المكالمة الهاتفية ، كان عليك أن تتذكر المكان الذي توقفت عنده. قد تضطر إلى القول ، "عفوًا ، آسف ، دخل أحد الأشخاص. ماذا كنت تقول؟"
كلما زاد عدد مرات البدء والتوقف التي تجريها خلال اليوم ، زادت لحظات بدء التشغيل التي تستهلك الكثير من الوقت. هذه اللحظات غير منتجة. إذا كان لديك تقرير يومي للتحضير ، فربما تكون لحظة البدء قصيرة جدًا مقارنةً بالتقرير الذي تقوم به كل ثلاثة أشهر. ومع ذلك ، إذا كنت تقوم بإعداد هذا التقرير وتتعطل ، فستكون لديك نفس المدة تقريبًا بالنسبة لبدء التشغيل في كل مرة.
يمكنني كتابة تقريري الأسبوعي في حوالي 30 دقيقة دون أي انقطاع. لقد استغرق الأمر عدة ساعات لإكمالها ببساطة لأن وظيفتي تعمل وتحتاج إلى التعامل مع المهام غير المخطط لها بقدر كبير.
(هذا هو رمز لأن لدي الكثير من الانقطاعات في يومي). ومع ذلك ، فإن الجاني لم يكن الناس الذين قاطعوني. كان الجاني هو الوقت المطلوب لحظات بدء التشغيل كلما أعدت تشغيل التقرير.
بعض الأوقات لديك متعددة المهام
حسنا ، في بعض الأحيان يكون عليك القيام بمهام متعددة. وظيفتك قد تكون جاهزة للعمل مثل بلدي. فما هو أفضل من تعدد المهام؟ التقطيع هو أفضل.
Chunking هو مفهوم تقسيم يومك إلى أجزاء أكبر بدلاً من الاستجابة للانقطاع المستمر. لمزيد من الوقت الذي يمكنك تخصيصه لمهام محددة ، لحظات البدء القليلة التي ستحصل عليها ، وتحسين كفاءتك بشكل مناسب. نظرًا لأنك لن تنفق الكثير من الوقت في لحظات بدء التشغيل ، سيكون لديك المزيد من الوقت وستحصل على المزيد من المهام. على سبيل المكافأة ، لأنك سوف تكون قادراً على التركيز على المهمة الوحيدة في متناول اليد ، سوف تفعل ذلك بشكل أفضل.
وكشريط جانبي ، برهن مديرو المشاريع منذ فترة طويلة على قوة هذه التقنية وخلق نسختهم الخاصة من " التقسيم " عبر عملية هيكل انهيار العمل .
الابتداء مع Chunking
إذًا كيف يمكنك بدء الفصل؟
- تبدأ صغيرة حتى تحصل على الشعور به. اختر مهمة واحدة ، ربما تقريرك الأسبوعي.
- ضع جانباً الـ30 دقيقة التي تعلم أنها سوف تأخذها.
- أغلق بابك أو ضع علامة تشير إلى "عبقرية في العمل" أو شيء من هذا القبيل ثم ركز على التقرير ولا شيء غير التقرير.
- تجاهل الهاتف.
- لا تحقق البريد الإلكتروني.
- فقط اكتب التقرير.
محاولة نفسه مع المكالمات الهاتفية واجتماعات الموظفين ، وغيرها من الأنشطة العادية. ركز ، وقطعي أيامك ، وبعد بضعة أسابيع من الممارسة ، ستشعر وستكون أكثر كفاءة.
الخط السفلي
لا تضيع الكثير من وقتك في محاولة تعدد المهام. بدلا من ذلك ، اجعل نفسك أكثر كفاءة وإنتاجية عن طريق الفصل. في حين أن المصطلح غريب ، إلا أن المفهوم فعال!
-
تم تحديثه بواسطة Art Petty