كيفية مراجعة عمل المرؤوسين

عندما تقوم بتعيين العمل إلى المرؤوسين فإنك تقوم بمراقبة العديد من جوانب تقدمهم ، ولكنك تشعر بالقلق حيال ما إذا كان العمل يتم بشكل صحيح ويتم في الوقت المناسب.

احصل على العمل في الوقت المحدد

إن إنجاز أعمالهم في الوقت المحدد هو أسهل من المتابعة. ذلك لأن الوقت أسهل في القياس من الجودة. أنت بحاجة إلى تحديد متطلبات واضحة ، بما في ذلك المعالم والمواعيد النهائية ، ولكن تحتاج أيضًا إلى السماح ببعض المرونة.

خطط جداول أعمالهم ، أو اجعلهم يخططون لجداول أعمالهم ، لتضمين بعض وقت الركود. ستكون هناك دائمًا أحداث غير متوقعة ، لذا من الحكمة بناء القليل من الركود على الأقل في جدول زمني. سيختلف مقدار التباطؤ الذي تسمح به في جدولهم من فرد إلى آخر مع الأفراد الأكثر أهمية والموهوبين الذين يحتاجون إلى أقل من الركود.

استخدام تقرير مرحلي لتتبع الجدول

الطريقة الأكثر شيوعا لتتبع ما إذا كان العمل يتم في الوقت المحدد هو التقرير الدوري ، الذي يتم عادة على أساس أسبوعي للمشاريع الصغيرة وعلى أساس شهري لمشاريع أكبر. عندما تضطر إلى إرسال مرؤوسيك تقارير مرحلية خطية ، فإن أحد العناصر التي سيبلغون عنها هو التزامهم بالجدول الزمني. إحدى الطرق الشائعة المستخدمة للإشارة إلى الحالة بسرعة هي ألوان التوقف. إذا كان المشروع في الموعد المحدد ، فسيظهر رمزًا أخضر. إذا تأخر المشروع ، فسيظهر ذلك على أنه رمز أحمر.

في بعض الأحيان ، يُستخدم اللون الأصفر أيضًا للإشارة إلى وجود مشكلة صغيرة ليست شديدة بما يكفي لضمان اللون الأحمر.

أنت أيضًا تريد منهم الإبلاغ عن أي شيء يعيق تقدمهم. يجب أن يتضمن هذا القسم ما حاولوا محوه مانع ونتائج تلك الجهود. إذا كانوا يطلبون المساعدة منك ، أو من شخص خارج مجالهم ، فيجب الإشارة إلى ذلك بوضوح.

لا تنس أن تتضمن لهم أيضًا إنجازاتهم. إذا كانوا قد فعلوا شيئًا أوجدوا مانعًا ، أو منعوا المشكلة ، أو ساعدوا بطريقة أخرى في الحفاظ على الجدول الزمني سليماً ، والذي يجب ملاحظته في تقرير تقدمهم.

وأخيرًا ، يجب أن يُظهر تقرير التقدم النسبة المئوية الكاملة ، والخطة مقابل الفعلي. معظم المشاريع تحقق تقدمًا ضئيلًا جدًا في البداية ، ثم تتزايد بشكل حاد ، وفي نهاية المشروع ، تحقق تقدمًا بطيئًا. الجدول الزمني للمشروع الذي قمت بتطويره أنت وموظفك يجب أن يكون مسؤولاً عن ذلك. سواء قمت بإدراج هذا في الجدول الزمني أم لا ، فأنت بحاجة إلى تقييم التقدم الذي أبلغ عنه الموظف. يجب أن تعكس النسبة المئوية المخطط لها بشكل عام مقدار الوقت المنقضي للمشروع. في المشروع مع جدول زمني لمدة ثلاثة أشهر ، يجب على الموظف الإبلاغ عن النسبة المئوية الكاملة المخططة من حوالي 1/3 في نهاية الشهر الأول. إذا أبلغوا عن رقم أصغر بكثير أو أكبر من ذلك بكثير سيكون من الحكمة بالنسبة لك أن تبدو أعمق قليلا. أيضا ، تحتاج إلى إصدار حكم حول دقة ما يتم الإبلاغ عنه لإكمال النسبة المئوية الفعلية. استنادًا إلى معرفتك بالمشروع وحالته العامة ، يجب أن تكون قادرًا على الحكم ، تقريبًا ، ما إذا كانت النسبة المئوية الكاملة التي أبلغ عنها الموظف دقيقة أم لا.

على سبيل المثال ، إذا أبلغت عن رقم كامل مخطط له بنسبة 60٪ ونسبة فعلية كاملة من 65٪ ، لكنك تعلم أن المشروع قد ابتلي بالصعوبات ، فيجب عليك التحقيق في التقرير بمزيد من التفصيل.

احصل على عمل على حق

من الصعب قياس ومراقبة ما إذا كان موظفك يحصل على العمل بشكل صحيح أم لا. هذا لأنه من الصعب تحديد وقياس ما يعني "فعل صحيح". هنا مرة أخرى ، كما هو الحال مع الجداول الزمنية ، تحتاج إلى تحديد توقعات وأهداف واضحة ومحددة. وفي الوقت الذي تسمح فيه بالمرونة ، فإنك تسمح ببعض المرونة والتراخي ، لذا عليك أن تكون أقل مرونة فيما يتعلق بالجودة. الخير هو جيد.

لا تغفل عن هدفك. عندما نتحدث عن "تم القيام به بشكل صحيح" ، تذكر أنك ذاهب إلى "ممتاز" وليس "مثالي". ولا تنس التركيز على النتائج بدلاً من العملية .

تتبع التقدم في الحصول على ذلك الحق

أفضل طريقة لتتبع تقدم موظفيك فيما يتعلق بإنجاز العمل بشكل صحيح هي الاجتماعات المتكررة واستخدام الاستخدام الحرفي لـ "show and tell". عندما يفيد الموظف أنه أحرز تقدمًا ملحوظًا ، اطلب منه أن يعرض لك ما فعله. في بداية المشروع ، قد يكون العمل تقريبيًا بعض الشيء ولا يكتمل إلا جزئيًا. هذا ما كنت اتوقعه. ومع مرور الوقت ، يجب أن تظهر مظاهرات الموظف تقدمًا مع أن يصبح العمل أكثر سلاسة وأكثر اكتمالًا.

يتمثل المفتاح أثناء مراجعة الجودة هذه في التأكد من أن تقدير الموظف لجودة العمل الذي تم إنجازه حتى الآن يتطابق مع تقديراتك الخاصة. على سبيل المثال ، إذا قمت بمراجعة المشروع الذي هو نصفه تقريبا ، ويشير الموظف إلى أن جودة العمل في هذا المستوى تحتاج إلى التأكد من موافقتك. إذا ظهر لك أن جودة العمل الذي تم إنجازه في هذه المرحلة لا تزال تقريبية وأولية ، فأنت بحاجة إلى مناقشة الفرق مع الموظف وإعادة ضبط توقعاته. إذا لم تفعل ذلك ، فعند اعتقادهم أنهم قد حققوا الجودة النهائية ، فمن المحتمل أن تقوم بتقييم العمل بشكل معتدل فقط.

الحد الأدنى

عند مراجعة العمل الذي قمت بتفويضه إلى المرؤوسين ، تذكر أنك لا تزال مسؤولاً عن عملهم. لذا تأكد من أن العمل قد تم في الوقت المحدد وقم به بشكل صحيح كما هو موضح أعلاه. في أول علامة على الصعوبة ، تحتاج إلى التدخل وتعديل معايير الموظف لتتوافق مع معاييرك الخاصة.