إذا طلب منك كتابة خطاب مرجعي ، ضع في اعتبارك أن هدفك هو إثبات أن الشخص مرشح قوي لهذا المنصب.
التعبير عن إعجابك لن يكون كافيًا ؛ يجب أن تركز الرسالة على أمثلة محددة تُظهر أن الموظف ذو أداء عالٍ. يجب أن يكون الخط أيضًا احترافيًا في المظهر ، وأن يكون مكتوبًا بتنسيق العمل ويتم تعديله جيدًا.
لمعرفة المزيد حول كيفية كتابة خطاب مرجعي للتوظيف ، راجع النصائح والرسالة المرجعية النموذجية أدناه.
نصيحة لكتابة رسالة مرجعية
- فكر جيدا قبل قول نعم. فقط قل "نعم" لكتابة خطاب مرجعي إذا كان بإمكانك كتابة خطاب إيجابي للشخص. إذا كنت لا تعرف الشخص جيدًا ، أو لا تعتقد أنه بإمكانك أن توصي شخصًا بكل ثقة بالوظيفة ، فعليك أن تقول لا . تذكر أنك لا تلتزم أبدًا بتقديم أي مرجع ، وأن لديك خيارات للقيام بذلك بلباقة. قد تقول ، على سبيل المثال ، أنك لست على دراية كافية بعمل الشخص لتقديم مرجع ، أو تذكر سياسة صاحب العمل بشأن عدم تقديم المراجع . (إذا ، في الواقع ، وجود واحد. لا تكذب ، أو أنك سوف تواجه خطر الوقوع والحرج أمام زميلك.)
- استخدام تنسيق خطاب الأعمال. اتبع تنسيق الرسالة التجارية لرسالتك . وتشمل معلومات الاتصال الخاصة بك ، والتاريخ ، ومعلومات الاتصال بأصحاب العمل. قم بتوجيه المهمة إلى صاحب العمل ، أو إذا كنت لا تعرف لمن توجه الخطاب ، فيمكنك أن تقول "لمن يهمه الأمر" ، أو ابدأ ببساطة بالفقرة الأولى.
- التركيز على الوصف الوظيفي. اطلب الحصول على نسخة من وصف الوظيفة من الشخص الذي توصي به. بهذه الطريقة ، يمكنك التركيز على المتطلبات المحددة للموقف. حاول تضمين كلمات رئيسية من وصف الوظيفة في رسالتك. حتى إذا كنت تكتب توصية أكثر عمومية ، فلا يزال بإمكانك أن تسأل الموظف عن أنواع الوظائف التي سيقوم بتقديمها.
- تضمين أمثلة محددة. في خطاب المقدمة ، قدم أمثلة محددة من الأوقات التي أظهر فيها الموظف سمات أو مهارات مختلفة مطلوبة للوظيفة. استخدم الأرقام ، إن أمكن ، لتحديد نجاحاتها . على سبيل المثال ، قد تشرح مقدار الأموال التي قدمها الشخص لشركتك ، أو عدد العملاء الذين تفاعل معهم الشخص على أساس يومي.
- تبقى إيجابية. اذكر أنك تعتقد أن هذا الشخص مرشح قوي. قد تقول شيئًا مثل "أوصي بهذا الشخص دون تحفظ" أو "سأوظف هذا الشخص مرة أخرى إذا كان بإمكاني". تذكر أنك تريد مساعدة هذا المرشح.
- تبادل معلومات الاتصال الخاصة بك. توفير وسيلة لرب العمل للاتصال بك إذا كان لديهم المزيد من الأسئلة. قم بتضمين عنوان بريدك الإلكتروني أو رقم هاتفك أو كلاهما في الرسالة.
- اتبع إرشادات التقديم. اطلب من الموظف كيفية إرسال الرسالة. تأكد من اتباع أي متطلبات ، خاصةً حول مكان إرسالها ومتى ، بالإضافة إلى التنسيق (على سبيل المثال ، PDF ، رسالة فعلية ، وما إلى ذلك)
كيفية استخدام مثال على رسالة مرجعية
من المستحسن مراجعة خطاب نماذج التوصية ونموذج نماذج التوصية قبل كتابة رسالتك. يمكن أن تساعدك الأمثلة على معرفة نوع المحتوى الذي يجب تضمينه في المستند الخاص بك ، بينما تساعدك النماذج على فهم أفضل التخطيط والأقسام المستخدمة (مثل التقديمات والفقرات الأساسية).
عند تنسيق خطاب التوصية ، استخدم الكتابة أحادية المسافة بمسافة بين كل فقرة. محاذاة النص الخاص بك إلى اليسار ، واستخدام هوامش 1 بوصة في كل مكان. اختر خطًا تقليديًا مثل Times New Roman أو Arial. قم بالتصوير لمدة لا تقل عن صفحة واحدة ؛ إذا كانت رسالتك قصيرة جدًا ، فسوف يبدو أنك لا تعرف ما يكفي عن المرشح لتقديم توصية.
في حين أن الأمثلة والقوالب والإرشادات هي نقطة بداية رائعة لرسالتك ، يجب عليك دائمًا تصميم مثال حرف لتتناسب مع سجل عمل المرشح ، والوظيفة التي يتقدم لها.
رسالة مرجعية لمثال التوظيف
إلي من يهمه الامر:
أود أن أوصي شارون دو كمرشح لمنصب مع منظمتك. في منصبها كمساعد للموظفين ، كان يعمل شارون في مكتبنا من 20XX-20XX. لقد قام شارون بعمل ممتاز في هذا المنصب وكان رصيدًا لمنظمتنا خلال فترة ولايتها بالمكتب. لديها مهارات الاتصال الكتابية والشفوية الممتازة ، وهي منظمة للغاية ، ويمكن أن تعمل بشكل مستقل ، وقادرة على متابعة لضمان إنجاز المهمة.
خلال فترة ولايتها مع شركتنا ، كان شارون مسؤولاً عن الإشراف على مساعدي مكتب القسم. هؤلاء المساعدين ، تحت إدارة شارون ، كانوا مسؤولين عن العديد من الوظائف الإدارية والكتابية الأساسية للمكتب.
شارون قام باعداد وإدارة العديد من المساعدين للحفاظ على كفاءة العمليات المكتبية.
طورت برنامجًا تدريبًا لهؤلاء المساعدين قادهم إلى أن يصبحوا ضليعين في عمليات المكتب في نصف الوقت الذي اعتادوا عليه.
كان شارون على استعداد دائم لتقديم مساعدته وكان له علاقة ممتازة مع العديد من الناخبين الذين يخدمهم مكتبنا بما في ذلك العملاء وأرباب العمل والمنظمات المهنية الأخرى. لقد جعلتها قدرتها على التواصل بفعالية مع جميع هؤلاء الأشخاص عبر البريد الإلكتروني ، والهاتف ، وشخصًا لها مثل هذا الأصل إلى مكتبنا.
وقالت إنها تضيف قيمة إلى أي شركة ، وأنا أوصي بها لأي جهد تختاره. يرجى إعلامي إذا كانت لديك أي أسئلة أخرى.
تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
التوقيع ( نسخة مطبوعة )
جين سميث
اقرأ المزيد: كيف تكتب رسالة مرجعية المزيد من الأمثلة على الحروف المرجعية