كيفية تنسيق رسالة عمل

خطاب الأعمال هو مستند رسمي يتم إرساله من شركة إلى أخرى أو من شركة إلى عملائها وموظفيها وأصحاب المصلحة ، على سبيل المثال. يتم استخدام خطابات الأعمال للمراسلات المهنية بين الأفراد ، كذلك. على الرغم من أن البريد الإلكتروني قد أخذ شكل المراسلات الأكثر شيوعًا ، إلا أنه لا يزال يتم استخدام رسائل الأعمال المطبوعة للعديد من أنواع المراسلات المهمة والخطيرة ، بما في ذلك الرسائل المرجعية ، والتحقق من الوظائف ، وعروض العمل ، والمزيد.

كتابة رسالة عمل فعالة ومصقولة يمكن أن تكون مهمة سهلة المتابعة ، طالما أنك تلتزم بالقواعد المعمول بها للتخطيط واللغة. أدرك أن المستلم يقرأ كمية كبيرة من المراسلات على أساس منتظم وسيفضّل استخدام الرسائل التي تم تنفيذها بشكل جيد وخالية من الأخطاء المطبعية والأخطاء النحوية. والقاعدة الجيدة هي أن يراجعها مرتين ثم يقوم أحد الزملاء بمراجعتها للتأكد من عدم تفويت أي شيء.

أقسام رسالة العمل

يجب أن يلتزم كل قسم من رسالتك بالتنسيق المناسب ، بدءًا من معلومات الاتصال الخاصة بك ومن معلومات المستلم ؛ تحية؛ نص الرسالة ؛ إغلاق؛ وأخيرًا توقيعك

تنسيق رسالة الأعمال

في ما يلي نموذج الحرف التجاري التقليدي ، مع تقديم نصائح حول كيفية وضع إطار له استنادًا إلى علاقتك بالقارئ وما هي النتيجة المرجوة.

معلومات الاتصال الخاصة بك :
اسمك
عنوانك
رقم تليفونك
عنوان بريدك الإلكتروني

تاريخ

معلومات الاتصال بالمستلم:
أسماؤهم
عنوانهم
شركتهم
عنوان الشركة

الاستهلال :

• استخدم " لمن يهمه الأمر " ، إذا كنت غير متأكد من تحديدك.
• استخدم التحية الرسمية "عزيزي السيد / السيدة / د. [اسم العائلة] ، "إذا كنت لا تعرف المستلم.
• استخدم "عزيزي [First Name]" ، فقط إذا كان لديك علاقة غير رسمية مع المستلم.

الجسم

أساسيات التنسيق:

• استخدم خطوط ذات مسافات فردية مع مسافة مضافة بين كل فقرة ، بعد التحية ، وفوق الإغلاق.
• اليسار تبرير رسالتك (ضد الهامش الأيسر).

إضرب النغمة المناسبة:

اجعل الغرض من رسالتك واضحًا من خلال لغة بسيطة ومستهدفة ، مع إبقاء الفقرة الافتتاحية قصيرة. يمكنك البدء بـ "أنا أكتب في إشارة إلى ..." ومن هناك ، تواصل فقط ما تريد أن تقوله.

يجب أن تتضمن الفقرات التالية معلومات تعطي القارئ فهمًا كاملًا لهدفك (أهدافك) ، لكن تجنب استخدام العبارات المتعرجة والكلمات الطويلة غير الضرورية. مرة أخرى ، اجعلها موجزة للحفاظ على انتباههم.

إذا كان هدفك هو إقناع المتلقي - باستثمار المال ، أو إعطائك مرجعية ، أو استئجارك ، أو شريكك ، أو إصلاح مشكلة - قم بإنشاء قضية مقنعة للقضية. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في أن يرعى القارئ حدثًا خيريًا ، فعليك تحديد أي تداخل مع أهداف الشركة الخيرية. إقناع القارئ بأن مساعدتك سوف تكون ذات منفعة متبادلة ، وسوف تزيد من فرصك في الفوز بدعمهم.

حافظ على فقرة الإغلاق الخاصة بك إلى جملتين. ما عليك سوى إعادة تأكيد سببك في الكتابة وشكر القارئ على النظر في طلبك.

إغلاق مجاني :
تتضمن بعض الخيارات الجيدة لإغلاقك ما يلي:

• مع الاحترام لك،
• تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
• وديا،
• باحترام،

إذا كان رسالتك أقل رسمية ، ففكر في استخدام:

• أتمنى لك كل خير،
• الأفضل،
• شكرا لكم،
• مع تحياتي،

التوقيع:

اكتب توقيعك أسفل الإغلاق واترك أربع مساحات فردية بين الإغلاق واسمك الكامل المكتوب والعنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وأي معلومات اتصال أخرى ترغب في تضمينها. استخدم التنسيق أدناه:

توقيعك المكتوب بخط اليد

الاسم الكامل المكتوب
عنوان

ارسال بريد إلكتروني الأعمال الرسالة

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا ، فسيكون توقيعك مختلفًا بعض الشيء . بدلاً من تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك في عنوان الرسالة ، قم بإدراجها أسفل توقيعك. فمثلا:

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

الاسم الاول الاسم الاخير
عنوان
عنوانك
رقم تليفونك
عنوان بريدك الإلكتروني

قم بتضمين الموضوع الذي تكتب عنه في سطر الموضوع بالبريد الإلكتروني ، بحيث يكون القارئ واضحًا عن سبب إرسال الرسالة.

نصائح لكتابة رسالة الأعمال

يمكنك العثور على نصائح أكثر تفصيلاً في هذه الإرشادات لكيفية كتابة خطاب أعمال ، بما في ذلك اختيار خط ، وتحديد الهوامش ، وتنسيق رسالتك بشكل صحيح.

من المفيد دائمًا الاطلاع على أمثلة للحصول على أفكار لمراسلاتك الخاصة. استعراض عينات الرسائل ، بما في ذلك خطابات التغطية ، مقابلة شكرا لك رسائل ورسائل المتابعة ورسالة قبول العمل ورسائل الرفض وخطابات الاستقالة وخطابات التقدير والمزيد من نماذج خطابات الأعمال والتوظيف.