هل تحتاج إلى كتابة خطاب عمل؟ ألست متأكدًا من أفضل تصميم للاستخدام أو ما يجب تضمينه في رسالتك؟ من المهم أن تكون جميع خطابات الأعمال التي تكتبها منسقة بشكل صحيح ومهنية في المظهر.
عندما تكتب إلى أصحاب العمل المحتملين ، والزملاء ، والعلاقات المهنية والتجارية ، فإن تخطيط رسالتك يكاد يكون بنفس أهمية ما تكتبه.
إذا لم يتم تنسيق الحرف بشكل صحيح ، فلا توجد مساحة كافية بين الفقرات ، ويستخدم نمط أو حجم خط غير تقليدي ، يمكن أن يعكس بشكل سيئ عليك.
المبادئ التوجيهية لكتابة رسالة الأعمال
في ما يلي إرشادات لكتابة رسالة أعمال ، لذلك تحقق جميع مراسلاتك أفضل انطباع.
هوامش
يجب أن تكون هوامش رسائل الأعمال حوالي 1 "في كل مكان. وهذا يمنح خطابك المحترف مظهرًا مرتبًا. يجب عليك محاذاة النص إلى اليسار ؛ هذه هي الطريقة التي تتم بها محاذاة معظم المستندات ، لذلك ستجعل رسالتك قابلة للقراءة.
تباعد الرسالة
ترك مساحة في رسالتك يخلق مظهرًا واضحًا ومرتبًا وسهل القراءة ويقدّره القارئ. يجب أن يكون رسالتك بتنسيق كتلة: يجب محاذاة الحرف بأكمله إلى اليسار والمسافة المفرد بينها باستثناء مسافة مزدوجة بين الفقرات.
حجم الخط
حجم الخط التقليدي لرسالة مهنية هو 12. يجب أن يكون الخط Times New Roman أو Arial. ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم ورقًا ذي ترقيم ، فقد يكون الورق ذو الرأسية بنمط خط مختلف ونمط مختلف.
نوع الخط
ليست هناك حاجة لاستخدام أساليب مختلفة في خطاب المهنية.
استخدم خطًا موحدًا (خط طباعة الكتب مثل Times New Roman أو Arial) وتجنب التسطير أو الخط المائل أو bolding. ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم ورقًا ذي ترقيم ، فقد يكون الورق ذي الرأسية في نمط خط مختلف.
نص الرسالة
يجب أن يكون نص الرسالة التجارية نظيفًا وقابلاً للقراءة. تجنب كتابة رسالتك في كتلة نصية كبيرة.
كسر النص الخاص بك إلى عدة فقرات موجزة. يجب أن تكون محاذاة هذه الفقرات إلى اليسار؛ هذا يسمح لتسهيل القراءة. عندما تنتهي من كتابة رسالتك ، اطلب من شخص آخر أن يقرأها لك. دعهم يلقون نظرة سريعة على الرسالة. هل يوجد نص كثير على الصفحة؟ هل من السهل رؤية الفقرات المميزة؟
معلومات الاتصال
يجب أن يتضمن القسم الأول من رسالتك معلومات الاتصال بك ومعلومات الاتصال الخاصة بالشخص الذي تكتبه أيضًا. قم أيضًا بتضمين التاريخ الذي تكتب فيه في أعلى رسالتك.
رسالة المخاطبة
ما لم تكن تعرف القارئ جيدًا وتخاطبهم عادة باسمه الأول ، يجب أن تقوم بتضمين العنوان الشخصي للشخص واسمه الكامل في التحية (أي "عزيزي السيد جيمس فرانكلين"). إذا كنت غير متأكد من اسم القارئ ، قم بتضمين لقبه (أي "المدير التنفيذي للتسويق"). إذا كنت غير متأكد من جنس القارئ ، فكل ما عليك هو ذكر اسمها بالكامل وتجنب العنوان الشخصي (أي "Dear Jamie Smith"). إذا كنت غير متأكد من جنس القارئ واسمه وعنوانه ، فاكتب ببساطة " لمن يهمه الأمر ". اترك سطرًا فارغًا بعد التحية.
فقرة الرسالة
يجب أن تكون فقرات الخطابات الفنية موجزة نسبياً.
قد تتضمن الفقرة الأولى افتتاحًا موجزًا وجيزًا وشرحًا موجزًا لسببك في الكتابة. يجب أن توسع الفقرة الثانية (وأي فقرات لاحقة) على سبب كتابتك. يجب أن تكرر الفقرة الأخيرة سببك في الكتابة ، وإذا كان ذلك ينطبق ، حدد خطة العمل الخاصة بك (أو تطلب اتخاذ نوع من الإجراءات من قِبل القارئ).
إغلاق
عندما تكتب رسالة أعمال أو رسالة بريد إلكتروني ، من المهم أن تغلق رسالتك بطريقة احترافية حتى تكون خطابًا بكامله ، ومكتوبًا جيدًا ومحترفًا.
التوقيع
عند إرسال رسالة ورقية ، قم بإنهاء الرسالة بتوقيعك ، مكتوبة بخط اليد ، متبوعة باسمك المكتوب. إذا كان هذا بريدًا إلكترونيًا ، ما عليك سوى تضمين اسمك المكتوب.
وأخيرًا ، لا تنسَ التدقيق الإملائي وتدقيق رسالتك قبل إرسالها.
مرة أخرى ، اطلب من أحد أفراد العائلة أو صديق أو زميل أن يراجعها لك. من الجيد دائمًا أن يلقى زوجان آخران نظرة نظرًا لأنه من الصعب القبض على أخطائنا.
تنسيق رسالة الأعمال
قم بمراجعة خطاب عمل منسق يحتوي على معلومات حول ما يجب تضمينه في كل قسم من رسالتك.
أمثلة من خطاب الأعمال
أمثلة على رسائل الأعمال التجارية لمجموعة متنوعة من المراسلات المتعلقة بالأعمال والمهنية والتوظيف ، بما في ذلك نماذج الرسائل والرسائل بالبريد الإلكتروني والنماذج.