اقرأ أدناه للحصول على نصائح حول كيفية كتابة خطاب مرجعي ، بالإضافة إلى المواد التي يجب أن تسأل المرشح عنها ، ومتى يقول لا (وكيف لا) لا يكتب رسالة لشخص ما.
ما هي الرسالة المرجعية؟
الخطاب المرجعي ، المعروف أيضًا باسم خطاب التوصية ، هو عبارة عن رسالة تتحدث عن تجربة عمل أحد الأشخاص ومهاراته وخبراته وخصالته الشخصية و / أو أدائه الأكاديمي. هو مكتوب من قبل صاحب العمل السابق ، زميل ، عميل ، معلم ، أو شخص آخر يمكنه التحدث بشكل إيجابي عن هذا الشخص.
عندما تحتاج رسائل مرجعية
تحتاج إلى رسائل مرجعية ، عادة حوالي ثلاثة منها ، متى يمكنك التقدم للوظائف ، والتدريب ، ومواقع المتطوعين ، والكليات ، وبرامج المدارس العليا. خطاب المرجع هو تأييد إيجابي لمهاراتك وصفاتك ، مكتوبة من قبل شخص مطلع على عملك ، وشخصيته ، وإنجازاتك.
يشرح الخطاب المرجعي سبب اختيار القارئ لك ، وما الذي يؤهلك للفرصة التي تتقدم بطلب للحصول عليها. قد يطلب من المنظمة التي تعتبر الفرد في العمل أو القبول في مؤسسة خطابات ، أو قد يتم تقديمها من قبل طالب الوظيفة أو مقدم الطلب.
ما يرد في رسالة مرجعية
خطاب المرجع هو تأييد إيجابي لمهاراتك وصفاته. وهو يوضح سبب اختيار القارئ لك وما الذي يؤهلك للفرصة التي تتقدم بطلب للحصول عليها.
عادة ما يتم كتابة خطاب مرجعية مهنية من قبل المشرف ، الزميل ، العميل ، المعلم أو الأستاذ الذي يكون على دراية جيدة بإنجازاتك في إعداد من نوع العمل.
وتتضمن عادة وصفًا لمركزك ومسؤولياتك ، ومدة وقتك في الشركة ، وقدراتك ، ومؤهلاتك ، ومساهماتك للمنظمة.
يمكن كتابة شخصية أو خطاب مرجعي شخصي من قبل صديق أو معلم أو جار يمكنه أن يشهد على السمات التي تجعلك مرشحًا جيدًا للمنصب الذي تبحث عنه. وهو يشرح كيف يعرفك الكاتب ويناقش سماتك الشخصية كما تنطبق في إعداد الوظيفة.
ماذا تفعل قبل كتابة رسالة مرجعية
فكر قبل قول "نعم". قبل الموافقة على كتابة الرسالة ، تأكد من أنك تشعر أنه يمكنك كتابة خطاب مرجعي موجب لهذا الشخص. إذا كنت لا تعرف الشخص جيدًا ، أو لا تعتقد أنه يمكنك التحدث بشكل كبير عن مهارات الشخص أو قدراته ، فلا بأس من رفض طلب التوصية . في الواقع ، من الأفضل أن نقول لا لكتابة توصية بدلاً من كتابة مرجع سلبي للشخص. يمكنك أن تكون غامضًا عند رفض الطلب ، بكل بساطة تقول "لا أشعر بأنني سأكون أفضل شخص لأكتب لك توصية." إذا كان ذلك ممكنًا ، اقترح شخصًا آخر قد يسألونه.
طلب معلومات. إنها لفكرة جيدة أن تطلب من الشخص الحصول على نسخة من سيرته الذاتية أو سيرتك الذاتية ، حتى لو كنت قد عرفتها لفترة طويلة.
قد يكون لديهم اعتماد أو إنجازات جديدة ، وتريد تقديم أكبر قدر ممكن من المعلومات الحالية. سيساعد هذا أيضًا في منحك إرشادات لاستخدامها عند إنشاء الرسالة.
إذا كان الخطاب المرجعي مخصصًا لفرصة توظيف محددة ، فاطلب أيضًا نسخة من نشر الوظيفة. وبالمثل ، إذا كان الخطاب المرجعي يتعلق بمدرسة أو برنامج معين ، فاطلب بعض المعلومات عن المدرسة. لمزيد من المعلومات لديك ، سيكون من الأسهل لكتابة الرسالة.
الحصول على كل التفاصيل. جنبا إلى جنب مع طلب معلومات عن المرشح ، والحصول على جميع المعلومات التي تحتاجها حول كيفية تقديم الرسالة. اﺳﺄل ﻣﻦ ﻳﺠﺐ ﻋﻠﻴﻚ إرﺳﺎل اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ إﻟﻴﻪ ، وﻋﻨﺪﻣﺎ ﻳﻜﻮن اﻟﻤﻮﻋﺪ اﻟﻨﻬﺎﺋﻲ ، وﻣﺎ هﻮ اﻟﻨﻤﻮذج اﻟﺬي ﻳﺠﺐ أن ﺗﻜﻮن ﻓﻴﻪ اﻟﺤﺮف. أﻳﻀًﺎ اﺳﺄل إذا آﺎﻧﺖ هﻨﺎك أي ﺗﻔﺎﺻﻴﻞ ﺗﺮﻳﺪ اﻟﻤﺪرﺳﺔ أو ﺻﺎﺣﺐ اﻟﻌﻤﻞ إدراﺟﻬﺎ ﻓﻲ رﺳﺎﻟﺘﻚ.
ما يجب تضمينه في رسالة مرجعية
ما لم يمنحك المرشح نموذجًا لكتابة توصيته ، يجب عليك كتابة المرجع كرسالة رسمية. يجب أن يبدأ الخطاب المرجعي بك أنت وبيانات الاتصال الخاصة بأصحاب العمل (الاسم والعنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني) متبوعًا بالتاريخ. إذا كان هذا بريدًا إلكترونيًا بدلاً من رسالة فعلية ، قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك في نهاية الرسالة ، بعد توقيعك .
معلومات الاتصال والتحية: إذا كنت تكتب الرسالة إلى فرد أو لجنة توظيف ، قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بهم في أعلى الرسالة وفي تحية لك. إذا كنت تكتب رسالة عامة ، يمكنك الكتابة إلى "من يهمه الأمر " أو ببساطة بدء رسالتك مع الفقرة الأولى.
الاستهلال: ابدأ برسالتك مع "عزيزي السيد / السيدة. الاسم الأخير." إذا كنت لا تعرف الاسم الأخير لصاحب العمل ، فاكتب ببساطة "عزيزي مدير التوظيف". إذا كان المرشح يتقدم بطلب لبرنامج أكاديمي ، فيمكنك كتابة "لجنة القبول العزيزة".
مقدمة: اشرح علاقتك بالشخص الذي تكتب له الخطاب. يمكنك تضمين المدة التي عرفتها للشخص. ثم اشرح لماذا تكتب الرسالة. تأكد من تضمين اسم الشركة أو الوظيفة أو المدرسة أو الفرصة التي يقدمها الشخص. على سبيل المثال ، "لقد كنت المشرف على جيمس سميث في شركة XYZ على مدى السنوات الخمس الماضية. ويسرني أن أوصي له بمنصب رئيس محاسب في شركة ABC.
نظرة عامة على الجسم: في نص الرسالة ، قم بتضمين معلومات محددة حول الخصائص الشخصية للمرشح (الإبداع ، والصبر ، والثقة ، وما إلى ذلك) ، ومهارات محددة (مهارات تواصل ممتازة ، ومهارات تنظيمية ، وما إلى ذلك). أن تكون محددة قدر الإمكان.
الفقرة الأولى: توضح الفقرة الأولى من الرسالة المرجعية اتصالك بالشخص الذي توصي به ، بما في ذلك كيفية معرفتك به ، ولماذا أنت مؤهل لكتابة خطاب مرجعي للتوصية بالعمل أو مدرسة الدراسات العليا. اذكر العلاقة (الشخصية أو المهنية) التي لديك مع الشخص الذي توصي به.
الفقرة الثانية (والثالثة والرابعة)
تحتوي الفقرات الوسطى من الخطاب المرجعي على معلومات حول الشخص الذي تكتب عنه ، بما في ذلك سبب أهليته وما يمكن أن يساهم به. إذا لزم الأمر ، استخدم أكثر من فقرة لتقديم التفاصيل. كن محددًا وشارك أمثلة عن سبب كون هذا الشخص مرشحًا مؤهلاً. إذا استطعت ، يمكنك ربط حالات محددة حيث لاحظت الشخص بنجاح باستخدام المهارات المطلوبة لهذا المنصب.
حاول وصف الصفات والمهارات التي تتعلق بالوظيفة المحددة أو المدرسة أو الفرصة. على سبيل المثال ، إذا كان الشخص يتقدم للحصول على وظيفة كمدير ، فركّز على مهارات القيادة والاتصال لدى الشخص.
إغلاق الرسالة
في الفقرة الختامية ، اعرض تقديم مزيد من المعلومات وقم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك (الهاتف والبريد الإلكتروني) بحيث تكون متاحًا لتقديم توصية شفهية ، أو الإجابة عن أسئلة أخرى إذا لزم الأمر. قد تكرر أيضًا أنك توصي بهذا الشخص "بكل إخلاص" أو "بدون تحفظ".
التوقيع: قم بإنهاء الرسالة بتوقيعك المكتوب بخط اليد متبوعًا باسمك المكتوب. إذا كان هذا بريدًا إلكترونيًا ، ما عليك سوى تضمين اسمك المكتوب ، متبوعًا بمعلومات الاتصال الخاصة بك. فيما يلي كيفية إنهاء رسالة تحتوي على أمثلة لإغلاق الأعمال.
طول خطاب التوصية وتنسيقها وخطها
قبل البدء في كتابة الرسالة: اطلب من المرشح أن يرسل لك سيرته الذاتية أو نسخته أو سيرة ذاتية أو أي مواد أخرى تساعدك على وصف الشخص بدقة. يمكنك أيضًا أن تطلب وصفًا للموقف الذي يتقدم إليه ، ومعلومات عن الشركة. كلما زادت المعلومات التي لديك ، أصبح من الأسهل كتابة توصية قوية.
الطول: يجب أن يكون خطاب التوصية أكثر من فقرة أو فقرتين ؛ تشير هذه الرسالة القصيرة إلى أنك إما لا تعرف الشخص جيدًا أو لا تصادق عليه بشكل كامل. ومع ذلك ، فأنت تريد الاحتفاظ بالرسالة موجزة والتركيز على بضع نقاط رئيسية ، لذا تجنب كتابة أكثر من صفحة واحدة. ثلاث أو أربع فقرات تشرح كيف تعرف الشخص ولماذا توصي به هي الطول المناسب.
التنسيق: يجب أن يكون خطاب التوصية على مسافة واحدة مع مسافة بين كل فقرة. استخدم حوالي 1 "هوامش للجزء العلوي والسفلي واليسار واليمين من الصفحة ، وقم بمحاذاة النص إلى اليسار (المحاذاة لمعظم المستندات).
الخط: استخدم خطًا تقليديًا مثل Times New Roman أو Arial أو Calibri. يجب أن يكون حجم الخط بين 10 و 12 نقطة ، لذلك من السهل قراءته. يعد ضبط حجم الخط طريقة جيدة للحفاظ على رسالتك في صفحة واحدة.
تعديل: تأكد من قراءة رسالتك قبل إرسالها. يمكن أن يقوم شخص آخر بتحرير الرسالة ، ولكن إخفاء اسم المرشح للحفاظ على خصوصيته.
استعراض مثال
عزيزي السيدة جونسون ،
يسرني أن أوصي سارة جونز لموقع مدير التسويق الرقمي في شركة صابر للتسويق والعلاقات العامة. بصفتي مديرة التسويق في A & B Media ، كان من دواعي سروري أن أعمل مشرفًا في سارة عندما كانت مقيمة هنا كمساعد في التسويق. كانت سارة ، المسؤولة والمنضبطة والمشرقة للغاية ، من بين أفضل المواهب في A & B Media ، وأنا أؤيد تماما مؤهلاتها ومهاراتها.
لقد تأثرت بشكل مستمر بالمعرفة التي جلبتها إلى الطاولة وتفانيها في البقاء على رأس أحدث ما في هذا المجال. تجمع سارة بين مهارات التحليل الحاد مع الحدس القوي ، وأدركت دائمًا أنه يمكنني الاعتماد عليها للوفاء بالمواعيد النهائية وتجاوز توقعاتنا. خلال العامين اللذين قضيناها معنا ، حققت العديد من الإنجازات ، من زيادة مشاركة وسائل الإعلام الاجتماعية بنسبة 20٪ ، إلى خفض معدل الارتداد على الويب بنسبة 10٪ ، لزيادة عائد الاستثمار على الحملات الرقمية بنسبة 15٪.
في حين أن فطنة سارة كانت ذات قيمة هائلة بالنسبة إلى A & B Media ، فقد كانت أيضاً لاعبة فريق رائعة. متفائلة ، وجذابة وسهلة للتعامل معها ، كانت سارة فرحة حقيقية في المكتب وعززت العديد من العلاقات الإيجابية داخل قسمنا وكذلك في جميع أنحاء الشركة.
مع ذلك ، أنا واثق للغاية في توصيتي ونعتقد أن سارة ستكون مناسبة كبيرة لشركة Sabre Marketing & PR. إذا كنت ترغب في التحدث أكثر عن خبرتي في العمل مع سارة ، يرجى مراسلتي عبر البريد الإلكتروني melissa@abmedia.com أو الاتصال بي على 555-555-5555.
بإخلاص،
ميليسا برادلي
مدير تسويق
أ و ب وسائل الإعلام
melissa@abmedia.com
555-555-5555
تنسيق رسالتك
إذا كنت ترسل الخطاب إلى صاحب العمل أو المدرسة ، فتأكد من اتباع نموذج خطاب العمل الصحيح. وهذا يشمل سرد معلومات الاتصال الخاصة بك ، والتاريخ ، ومعلومات الاتصال للشخص الذي يتلقى رسالتك (عادة ، مدير التوظيف) في الجزء العلوي من الرسالة. قم أيضًا بتضمين توقيعك المكتوب بخط اليد أسفل الرسالة الفعلية.
ومع ذلك ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى هذه الرسالة ، فلن تحتاج إلى تضمين أي معلومات اتصال أو التاريخ الموجود في أعلى الرسالة. بدلاً من ذلك ، قم بسرد معلومات الاتصال الخاصة بك بعد توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك. تأكد أيضًا من وجود سطر موضوع واضح ومختصر يسرد اسم المرشح ، والوظيفة التي يطلبها (إن وجدت) ، والغرض من خطابك. على سبيل المثال ، قد يكون سطر الموضوع كما يلي: "توصية لـ Firstname Lastname - مهمة مساعد الموارد البشرية."
استخدم قالب خطاب مرجعي
إذا لم تكن متأكدًا من ما تكتبه ، فاستخدم قالب خطاب مرجعي وقم بتخصيصه لتضمين معلوماتك. يُعد القالب طريقة مفيدة لمعرفة كيفية تنسيق الرسالة ، وما يجب تضمينه في الرسالة.
يمكنك أيضًا عرض نماذج مرجعية نموذجية للأفكار حول ما يجب تضمينه في رسالتك الخاصة. ومع ذلك ، تذكر تغيير الحرف بحيث ينطبق على الشخص المحدد الذي تكتب الرسالة له.
مزيد من العينات: أمثلة خطاب المرجع