الرسالة المهنية والبريد الإلكتروني كتابة وتنسيق المبادئ التوجيهية

ما هي أفضل طريقة لكتابة رسالة؟ هل لا تزال الرسائل الورقية تعمل أم أنها تمثل خيارًا أفضل للبريد الإلكتروني؟ لا توجد طريقة واحدة للتواصل. في بعض الحالات ، يكون من المنطقي التواصل عبر البريد الإلكتروني ، وفي أحيان أخرى قد تحتاج إلى إرسال الأحرف التقليدية المكتوبة والمطبوعة والموقعة.

الذي تختاره يعتمد على الشخص الذي تتواصل معه والغرض من مراسلاتك. البريد الإلكتروني أسرع وأسهل ، ولكن لا يتم فتح بعض رسائل البريد الإلكتروني ، وبناءً على من تكتب إليه ولماذا تكتب ، قد يُطلب منك إرسال رسالة مكتوبة وموقعة أو تحميلها عبر الإنترنت.

رسالة احترافية للكتابة وخطابات البريد الإلكتروني

بصرف النظر عن كيفية التواصل ، تتضمن الأحرف المكتوبة جيدًا عدة أقسام ، وما ستدرجه في كل قسم وكيف سيتم تنسيق المستند يعتمد على ما إذا كنت ترسل رسالة مكتوبة أو رسالة بريد إلكتروني.

فيما يلي إرشادات لكتابة الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني ، بما في ذلك كيفية كتابة وتنسيق وكتابة رسائلك ، مع أمثلة على أنواع مختلفة من رسائل الأعمال.

ما يجب تضمينه في رسالة أو بريد إلكتروني

يتضمن هذا الدليل لكتابة الرسائل ما يجب إدراجه في كل جزء من الرسالة ، وكيفية معالجة وتوقيع الاتصالات المكتوبة والبريد الإلكتروني ، وتنسيقات الخطابات ، والتنسيقات ، والأمثلة والقوالب.

أجزاء من الرسالة

معلومات الاتصال
ستختلف كيفية تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك بناءً على الطريقة التي ترسل بها رسالتك. عند إرسال رسالة بريد إلكتروني ، ستكون معلومات الاتصال الخاصة بك في نهاية الرسالة بدلاً من الجزء العلوي من الصفحة.

إليك ما يجب تضمينه وعيناته لكل من الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني.

أمثلة الاستسلام
التحية هي قسم التحية من رسالتك. فيما يلي قائمة بأمثلة تحية الرسائل التي تعمل بشكل جيد للمراسلات المهنية.

جثة إلكتروني

سيتضمن نص رسالتك عدة فقرات.

يجب أن تتضمن الفقرة الأولى مقدمة وشرح مختصر لسببك في الكتابة. يجب أن توضح الفقرة الثانية (وأي الفقرات التالية) أسبابك في الكتابة. يجب أن تطلب الفقرة الأخيرة الإجراء من القارئ ، أو إذا كنت تطلب شيئًا ، أو تذكر كيف ستقوم بالمتابعة.

تأكد من أن الغرض من رسالتك واضح. سيحتاج القارئ إلى معرفة ما الذي تطلبه وكيف يمكنه مساعدتك. أو ، إذا كنت تقدم خدمات أو مساعدة ما يمكنك تقديمه للقارئ.

إغلاق
يتم غلق خطاب بمصطلح مثل "أطيب التحيات" أو "مع خالص التحيات" والذي يتبعه فاصلة ، ثم توقيعك إذا كنت ترسل خطابًا مكتوبًا. إذا كنت ترسل رسالة بريد إلكتروني ، ما عليك سوى كتابة اسمك بعد الإغلاق. فيما يلي قائمة بأسماء إقفال الرسائل التي تناسب المراسلات المتعلقة بالعمل والموظف.

التوقيع

اللمسة النهائية لرسالتك هي توقيعك ، والتي ، في رسالة بريد إلكتروني ، سوف تتضمن معلومات الاتصال الخاصة بك.

كيفية معالجة خطاب
من المهم معالجة الشخص الذي تكتبه رسميًا ، ما لم تكن تعرفه جيدًا. إليك كيفية معالجة خطاب يتضمن معلومات عامة يمكنك استخدامها إذا لم يكن لديك شخص اتصال في الشركة.

تنسيق المراسلات الخاصة بك

الآن وبعد أن أصبحت لديك جميع المعلومات التي تحتاج إلى تضمينها ، راجع التنسيق القياسي لاستخدامه في الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني:

كتابات المبادئ التوجيهية

الخطوة التالية هي تلميع رسالتك ، بحيث يكون هناك مساحة كبيرة بين الفقرات وأعلى وأسفل الصفحة. ستحتاج أيضًا إلى تحديد نمط وحجم مهنيين مقروءين للقراءة. ما تقوله يعتمد على سبب كتابتك ، لذا تأكد من تخصيص رسالتك لتناسب وضعك الشخصي والمهني.

في ما يلي إرشادات خطوة بخطوة لكتابة مجموعة متنوعة من أنواع الأحرف المختلفة ، بما في ذلك هوامش الصفحات والخطوط والمسافات وتفاصيل ما يجب تضمينه ، بالإضافة إلى أمثلة لكل منها.

أمثلة والقوالب

يعد استخدام القالب طريقة رائعة لبدء رسالة بريد إلكتروني أو رسالة خاصة بك لأنك تبدأ بالتنسيق الأساسي في مكانه. ما عليك سوى ملء معلوماتك في القسم المناسب من الرسالة.

إن النظر إلى الأمثلة مفيد أيضًا ، لأنك ستحصل على أفكار لما ستقوله في مراسلاتك.

عينات الرسالة
عينات الرسائل بما في ذلك خطابات الأعمال ، ورسائل الغلاف ، والمقابلة الشخصية ، وأشكركم على رسائل ، ورسائل المتابعة ، ورسائل قبول العمل ورسائل الرفض ، وخطابات الاستقالة ، ورسائل التقدير ، وخطابات الأعمال ، والمزيد من نماذج الرسائل ونماذجها.

أمثلة رسالة البريد الإلكتروني
أمثلة على التوظيف ، والبحث عن وظيفة ، ورسائل البريد الإلكتروني للنشاط التجاري ، بالإضافة إلى نماذج البريد الإلكتروني ، وأمثلة الرسائل المنسقة ، وخط الموضوع ، والتحيات وأمثلة التوقيع.

التدقيق والتدقيق الإملائي

أخيرًا ، قبل طباعة أو تحميل رسالتك أو إرسال رسالة البريد الإلكتروني ، والتدقيق الإملائي ، والتدقيق النحوي ، والتدقيق فيه. تلميح للتأكد من عدم وجود أي أخطاء هو قراءته بصوت مرتفع. قد تلاحظ الأخطاء التي لم تكتشفها من خلال النظر إليها.

مقالات ذات صلة: رسالة التحية والتحيات