تنسيق نموذج لكتابة رسالة

عادة ، يتم حجز رسالة مطبوعة لأهم الاتصالات المهنية أو غيرها من الاتصالات المهنية: خطابات توصية ، ورسائل الغلاف ، ورسائل الاستقالة ، والمراسلات القانونية ، واتصالات الشركة ، وما إلى ذلك. وبما أن هذا النمط الرسمي للاتصال ، فأنت تريد للتأكد من معرفة تنسيق الرسالة.

يعد التنسيق الصحيح أمرًا مهمًا بشكل خاص إذا كنت ترسل نسخة مطبوعة إلى المستلم بدلاً من بريد إلكتروني - فالرسالة تحتاج إلى ملاءمة الصفحة بشكل صحيح وتبدو جيدة.

يتضمن تنسيق الرسالة النموذجية التالي المعلومات التي تحتاج إلى تضمينها عند كتابة رسالة ، بالإضافة إلى النصيحة حول الخط المناسب ، والتحية ، والتباعد ، والإغلاق ، والتوقيع للمراسلات التجارية.

تنسيق رسالة عينة

معلومات الاتصال ( معلومات الاتصال الخاصة بك. إذا كنت تكتب على ترويسة تتضمن معلومات الاتصال بك ، فلا تحتاج إلى تضمينها في بداية الرسالة.)
اسمك
عنوانك
مدينتك ، الولاية ، الرمز البريدي
رقم تليفونك
عنوان بريدك الإلكتروني

تاريخ

معلومات الاتصال (الشخص أو الشركة التي تكتب إليها)
اسم
عنوان
شركة
عنوان
المدينة ، الولاية ، الرمز البريدي

تحية ( أمثلة المخاطبة )

عزيزي السيد / ام اس. الاسم الأخير: (استخدم تحية رسمية ، وليس الاسم الأول ، إلا إذا كنت تعرف الشخص بشكل جيد للغاية. إذا كنت لا تعرف جنس الشخص ، يمكنك كتابة اسمه بالكامل. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "عزيزي بات كرودي" بدلاً من "عزيزي السيد كرودي" أو "عزيزي السيدة كرودي." لاحظ أن اسم الشخص دائمًا يتبعه نقطتان (:) في خطاب عمل ، وليس فاصلة. إذا كنت لا تعرف اسم المستلم ، لا يزال شائعا (وآمنا) لاستخدام الطراز القديم "لمن يهمه الأمر:").

جثة إلكتروني

يجب أن تقدم الفقرة الأولى من رسالتك مقدمة عن سبب كتابتك حتى يكون هدفك واضحًا منذ البداية.

بعد ذلك ، في الفقرات التالية ، قدم المزيد من المعلومات والتفاصيل المحددة حول طلبك أو المعلومات التي تقدمها.

يجب أن تكرر الفقرة الأخيرة من رسالتك سبب قيامك بالكتابة وشكر القارئ لمراجعة طلبك.

إذا كان ذلك مناسبًا ، فيجب أيضًا أن تطلب بأدب الرد الكتابي أو الفرصة لترتيب اجتماع لمزيد من مناقشة طلبك.

إغلاق

مع أطيب التحيات ، ( أمثلة الإغلاق )

التوقيع

التوقيع بخط اليد (للحصول على نسخة مطبوعة - استخدم الحبر الأزرق أو الأسود لتوقيع الرسالة)

توقيع مكتوب

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا ، فإليك ما يجب تضمينه وكيفية تنسيق توقيعك .

نصائح لتنسيق رسالتك

• عند كتابة رسالة ، يجب أن تكون رسالتك بسيطة ومركزة ، بحيث يكون الغرض من رسالتك واضحًا.
• مساحة واحدة رسالتك وترك مساحة بين كل فقرة . اليسار تبرير رسالتك.
• استخدم خطًا عاديًا مثل Arial أو Times New Roman أو Courier New أو Verdana. يجب أن يكون حجم الخط 10 أو 12 نقطة.
• اترك سطرًا فارغًا بعد التحية وقبل الإغلاق.
• يجب أن تتم طباعة خطابات الأعمال دائمًا على ورق سندات أبيض بدلاً من الورق الملون أو القرطاسية الشخصية.

تحقق من وجود أخطاء التنسيق والإعدادات

بمجرد كتابة خطاب العمل الخاص بك ، يمكنك تدقيقه (باستخدام التدقيق الإملائي) على الشاشة. ثم طباعته وقراءته مرة أخرى على الأقل ، والتحقق من أي أخطاء أو أخطاء إملائية. (غالبا ما يكون من الأسهل اكتشاف الأخطاء على نسخة مطبوعة.)

كن على اطلاع على أخطاء التنسيق أيضًا ، مثل فقرتين لا تحتوي على مسافة بينهما ، أو سطور مائلة بشكل غير صحيح.

ثم قبل أن تضع رسالتك في مظروف ، لا تنسى التوقيع فوق اسمك المكتوب ، باستخدام الحبر الأزرق أو الأسود.

إذا كنت تستخدم Microsoft Word أو برنامج معالجة كلمات آخر لكتابة رسالتك ، فهناك قوالب متوفرة يمكن أن تساعدك في تنسيق رسالتك بشكل صحيح. فيما يلي مزيد من المعلومات حول قوالب رسائل Microsoft Word المجانية .

مزيد من معلومات كتابة الرسالة

إن معرفة كيفية كتابة رسائل الأعمال هي مهارة أساسية ، لذا إليك العديد من المقالات:

ابدأ بالأساسيات حول كيفية كتابة خطاب عمل باستخدام تنسيق عام ومراجعة قوالب رسائل الأعمال المختلفة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الاطلاع على هذه الأمثلة على خطابات الأعمال ذات الصلة بالتوظيف. راجع مزيدًا من التفاصيل حول التنسيق وألقِ نظرة على مثال آخر لكيفية تنسيق خطاب عمل .

إذا كنت ترغب في التعلم من خلال النظر في الأمثلة ، فهناك العديد من أنواع خطابات الأعمال للاختيار من بينها ، مثل خطابات الغلاف ، والمحادثة ، وأشكرك على رسائل ، ورسائل المتابعة ، ورسائل قبول العمل ورسائل الرفض ، وخطابات الاستقالة ، ورسائل التقدير.

ستجد كل هذه العينات والمزيد من الرسائل المتعلقة بالعمل والتوظيف في هذه المراجعة لعينات الحروف .

لا تتم طباعة جميع خطابات الأعمال وإرسالها بالبريد ، لذا من المهم مراجعة هذه الإرشادات لرسائل البريد الإلكتروني المهنية وكتابة الرسائل .