وكثيراً ما يضطر الموظفون أيضاً إلى كتابة رسائل عذر لأيام أطول من الغياب أو أي إجازات طويلة أخرى.
تستخدم رسائل العذر الرسمية في حالات أخرى أيضًا ، مثل الغياب من واجب المحلفين أو الغياب عن المدرسة.
اقرأ أدناه للحصول على نصائح حول كتابة خطاب عذر رسمي ، بالإضافة إلى رسالتين نموذجيتين: عينة واحدة لإرسال صاحب العمل قبل أن تفوتك العمل ووظيفة واحدة بعد ذلك.
نصائح لكتابة رسالة عذر رسمية
- اتبع تنسيق الرسالة التجارية. استخدم صيغة خطاب العمل الرسمي عند كتابة رسالتك. تريد أن تكون هذه الرسالة احترافية.
- فهم سياسات صاحب العمل الخاص بك. قبل أن تفوتك فرصة العمل ، تأكد من أنك تعرف السياسة لإعلام رئيسك بأنك ستكون غائبًا. اعرف ما إذا كنت بحاجة إلى إخبار رئيسك في العمل ، وكيف يجب أن تحصل عليه / عليها تلك المعلومات (مثل مكالمة هاتفية ، بريد إلكتروني ، بريد إلكتروني). ألقِ نظرة أيضًا على مدى تقدمك قبل أن تخبر رب عملك.
- أرسل الرسالة في أقرب وقت ممكن. إن أمكن ، أرسل خطاب العذر قبل أن تفوتك العمل. تريد منح صاحب العمل الوقت لإعادة تعيين أي من مهامك. إذا كنت تطلب إجازة أطول ، أرسل هذه الرسالة في أقرب وقت ممكن. إذا لم يكن لديك الوقت لإرسال خطاب رسمي ، ففكر في إرسال بريد إلكتروني عذر بدلاً من ذلك.
- مختصرا. لا تخوض في تفاصيل كثيرة عن سبب فقدان العمل (مثل قائمة طويلة من الأعراض الخاصة بك إذا كنت مريضا أو قصة مفصلة عن مشكلة شخصية). وبدلاً من ذلك ، ما عليك إلا أن تذكر فترة اليوم أو الأيام التي ستغيب فيها ، وشرح (باختصار) السبب.
- عرض للمساعدة. قد تفكر في التعويض عن غيابك بطريقة ما. على سبيل المثال ، يمكنك القول أنك ما زلت تستخدم البريد الإلكتروني أثناء غيابك ، أو قد تعرض العمل لساعة إضافية أو ساعتين لاحقًا لإكمال بعض المشاريع التي لم يتم الرد عليها. إذا تمكنت من إعداد غيابك مقدمًا ، فاطلب من واحد أو اثنين من زملائك أو موظفيك المساعدة في إكمال أي من المهام التي ستفقدها. سيكون هذا مهمًا بشكل خاص عندما تطلب إجازة أطول.
عينة من عذر رسمي (قبل العمل الناقص)
تاريخ
اسم صاحب العمل
عنوان صاحب العمل
منظمة
عنوان
المدينة ، الولاية ، الرمز البريدي
عزيزي السيد / ام اس. الكنية:
يرجى قبول هذه الرسالة كإشعار رسمي بأنه لن أتمكن من حضور العمل بدءًا من 1 سبتمبر ، 20XX وحتى 5 سبتمبر ، 20XX. سأحضر مؤتمر التطوير المهني الذي تحدثت معه في وقت سابق من هذا الأسبوع.
لقد رتبت لأكون على البريد الإلكتروني خلال ساعات العمل ، وسوف أتصل وأقوم بتسجيل الدخول مع المكتب مرة واحدة في اليوم لمعرفة ما فاتني.
يرجى إعلامي إذا كان بإمكاني تقديم أي معلومات إضافية ، أو إذا كنت بحاجة إلى أي شيء آخر لكي أجعل غيابي يعمل بسلاسة. شكراً لك على إتاحة الفرصة لي لأغتنم هذه الفرصة الرائعة.
بإخلاص،
توقيعك (نسخة مطبوعة)
اسمك المكتوب
عينة من عذر رسمي (بعد فقدان العمل)
تاريخ
اسم صاحب العمل
عنوان صاحب العمل
منظمة
عنوان
المدينة ، الولاية ، الرمز البريدي
عزيزي السيد / ام اس. الكنية:
يرجى قبول هذه الرسالة كإخطار رسمي بأنه لم أتمكن من حضور العمل في 1 سبتمبر 20XX بسبب المرض. لقد أكملت بالفعل مهام هذا الأسبوع التي فاتنيها خلال غيابي.
يرجى إعلامي إذا كان بإمكاني تقديم أي معلومات إضافية. شكرا لتفهمك.
بإخلاص،
توقيعك (نسخة مطبوعة)
اسمك المكتوب
إرسال رسالة بريد إلكتروني
في بعض الأحيان يكون من المنطقي إرسال رسالة بريد إلكتروني تشرح غيابك. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد إخبار رئيسك في أقرب وقت ممكن أنك لن تكون في العمل ، فإن البريد الإلكتروني هو أسرع طريقة لمشاركة هذه المعلومات. حتى أن بعض أصحاب العمل يطلبون من الموظفين تنبيههم بالغياب عبر البريد الإلكتروني.
إذا قمت بإرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني عذرًا لغيابك ، فتأكد من إبقاء البريد الإلكتروني قصيرًا ، فببساطة حدد التواريخ التي ستغيب عنها ، وقدم شرحًا موجزًا عن سبب مغادرتك.
تأكد أيضًا من تضمين سطر موضوع واضح. قد تكتب ببساطة "غياب من العمل" في سطر الموضوع. هذا يشرح بوضوح الغرض من البريد الإلكتروني الخاص بك إلى رئيسك في العمل.
إذا كنت تفضل إرسال عذرك عبر البريد الإلكتروني ، فإليك كيفية إرسال رسالة بريد إلكتروني احترافية .