وصف وظيفة موظف الاستقبال
يقوم موظفو الاستقبال بأداء المهام الإدارية والمكتبية مثل الرد على الهواتف والبريد الإلكتروني ، واستقبال الزوار ، وتقديم معلومات عامة عن منظمتهم للجمهور والعملاء.
موظف الاستقبال هو ، بحكم تعريفه ، الشخص الأول الذي يراه الزائر عادة. عادةً ما يكون للمدخل الأمامي لمجمع مكاتب أو منشأة طبية موظف استقبال مهمته الأساسية توجيه الزائرين إلى المكتب الصحيح داخل المرفق. كما يمكن أن يكون للمكاتب الفردية موظف استقبال خاص بها ، أو يمكن لموظف مكتب أو مدير مكتب القيام بهذا الدور. في الواقع ، الصف الثلاثة في بعضهما البعض إلى حد ما. على الرغم من إغفاله في بعض الأحيان ، يحتل موظفو الاستقبال دورًا محوريًا وموثوقًا به في أي شركة.
راتب
بلغ متوسط الراتب للمحاسبين 920 27 دولارًا سنويًا في مايو 2016 وفقًا لمكتب إحصاءات العمل. سوف تختلف حسب المنطقة ومستويات الخبرة.
أعلى 5 مهارات
فيما يلي معلومات حول أفضل المهارات التي يسعى إليها أصحاب العمل عند تعيين موظفي الاستقبال:
1. الاحتراف
بصفتك موظف استقبال ، من المفترض أن تكون أول شخص يراه عميل أو زائر آخر عند وصوله.
وهذا يعني أنك مسؤول عن توفير الانطباع الأول لدى الجميع عن صاحب العمل. يجب عليك ، لذلك ، أن تجسد مُثُل شركتك ، سواء في سلوكك أو في مظهرك. انظر الى الجزء. أحيي الجميع بابتسامة وكلمة طيبة وأظهر أنك سعيد بالمساعدة.
2. مهارات الاتصال
التواصل مهم للغاية حيث أن مهمتك الأساسية هي تحية الناس ومعرفة ما يحتاجون إليه ومساعدتهم في الحصول عليه.
سيكون معظم هذا التواصل شفهيًا ، إما شخصيًا أو عبر الهاتف.
بالإضافة إلى التفاعل مع الزوار ، سيكون عليك أيضًا العمل عن كثب مع مختلف الأشخاص الذين يزورهم الزائرون. إذا وقع اجتماع هام ، قد تضطر إلى توضيح السبب. إذا كان شخص ما يعاني من يوم سيئ ، فقد تتحمل وطأة ذلك.
إذا تطورت حالة طوارئ في مكان عملك أو أمامه ، فقد تكون أول شخص يجب أن يستجيب له ويقرر ماذا يفعل. ودائما سيكون عليك التأكد من تدفق المعلومات من خلالك بدقة وكفاءة.
3. مهارات التكنولوجيا
والأكثر وضوحًا هو أنك ستستخدم نظامًا هاتفيًا ، من المحتمل أن يكون نظامًا يضم خطوطًا داخلية وخارجية متعددة يجب أن تستمر في العمل بسلاسة. كما ستحتاج على الأرجح إلى الاطلاع على جداول البيانات ، وبرامج معالجة النصوص ، وأنظمة مشاركة الملفات ومشاركة البريد الإلكتروني الخاصة بشركتك ، وربما العديد من منصات الوسائط الاجتماعية ، والحلول البرمجية الخاصة بشركتك. هناك دائمًا جهاز نسخ ، وستظل الورقة دائمة. يمكنك إصلاحه؟
4. المنظمة
سوف تكون حلقة الوصل بين جزء كبير من التواصل الداخلي لصاحب العمل. وهذا يعني أنك لن تضطر إلى الحفاظ على تنظيم نفسك فحسب ، بل يجب عليك أيضًا تنظيم الجميع أيضًا.
قد تكون مسؤولاً عن تخزين مواد القراءة أو موارد المعلومات في منطقة الانتظار الخاصة بك وكذلك تقويمها.
5. تعدد المهام القدرة
سوف نادرا ما لديك شيء واحد لحضور. قد تظهر مكالمة هاتفية جديدة بينما لا تزال متصلاً بالإنترنت ، لذا يجب عليك الترحيب بالمتصل الجديد ثم العودة مرة أخرى. في غضون ذلك ، قد ينتظر ثلاثة أشخاص شخصيًا للتحدث إليك. سيكون عليك الحفاظ على احتياجات كل شخص منفصلة في ذهنك ، ولا تهمل أي شخص ، ولا تغمره أو تحبطه. بعض الناس يتمتعون التحدي. البعض لا. إذا كان بإمكانك القيام بمهام متعددة ، يمكنك أن تكون مصدر قوة لصاحب العمل وشركتك ، ومن المرجح أن تكون ناجحًا كموظف استقبال.
قائمة مهارات الموظفين
تختلف المهارات المطلوبة لوظيفة الموظف بناءً على الوظيفة التي تتقدم إليها.
فيما يلي قائمة بالمهارات المحتملة التي قد تحتاج إلى الحصول عليها.
اي جي
- صحة
- الدعم الإداري
- الاجابة عن الاسئلة
- جدولة المواعيد
- مساعدة الآخرين
- انتبه للتفاصيل
- دعم مكتبي
- علاقات العملاء
- الاتصالات
- الحاسوب
- تأكيد المواعيد
- مراسلة
- التركيز على العملاء
- خدمة الزبائن
- ادخال بيانات
- تسليم البريد
- دبلوماسية
- توجيه الزوار
- مراسلة عبر البريد الاكتروني
- تخطيط لحدث
- الايداع
- إعادة توجيه المكالمات الهاتفية
- ودود
- عمليات مكتب الاستقبال
- تحية الزوار
ح - م
- العلاقات الشخصية
- إصدار تصاريح الأمن
- بريد
- إدارة كتب الضيوف
- اجتماعات
- رسالة أخذ
- مايكروسوفت أوفيس
ن - س
- وظائف مكتبية
- معدات المكتب
- دعم المكاتب
- منظمة
- اتصالات هاتفية
- ترتيب الأولويات
- تقديم المعلومات
- توفير مواد القراءة
- دقة
- تسجيل الضيوف
- الموثوقية
- ابحاث
- فحص وتوجيه المكالمات
- لديهم دوافع ذاتية
- لوحة مفاتيح
تي - زد
- العمل بروح الفريق الواحد
- هاتف
- إدارة الوقت
- التحقق من تصاريح مواقف السيارات
- التواصل اللفظي
- صيانة منطقة الانتظار
- مرحبا بالزوار
- معالجة الكلمة
- الاتصالات الكتابية
عبارات لتضمينها في استئناف الاستقبال
يجب أن تحتوي السيرة الذاتية لموضع الاستقبال على عدد من الأقسام مثل الهدف أو المظهر الجانبي ، وملخص للمؤهلات ، ومجالات الخبرة ، والإنجازات ، وتاريخ التوظيف ، والمهارات والتعليم.
سوف تساعدك العبارات التالية على صياغة سيرتك الذاتية. يمكنك استخدام هذه العبارات إما في قسم المهارات أو المؤهلات أو نقاط القوة في سيرتك الذاتية:
• عالية المهارة في تحية الزوار وتوجيههم إلى الشخص المناسب أو القسم
• على دراية جيدة في إدارة الضيوف كتاب وإصدار تصاريح الأمان
• خبرة عملية في إعطاء المعلومات للزوار والإجابة على أسئلتهم
• سجل ثبت من الرد / توجيه المكالمات واستقبال الرسائل
• أظهر القدرة على التعامل مع الاستفسارات الهاتف والبريد الإلكتروني
• قادرة على الحفاظ على منطقة استقبال منظمة
• معرفة شاملة بتنظيم مواد القراءة في منطقة الانتظار
يتم إعطاء بيانات واجبات الوظيفة التالية لموظف الاستقبال بصيغة الماضي ويمكن استخدامها لوصف تجاربك مع وظيفة قمت بها في الماضي. إذا كنت ترغب في كتابة وصف لوظيفة الاستقبال الحالية في سيرتك الذاتية ، يجب عليك تغيير هذه العبارات لتقديم المضارع.
• الترحيب ، بمساعدة وموجهة الضيوف ، العمال ، الزوار وعامة الجمهور
• الرد على جميع المكالمات الواردة واستفسارات المتصل معالجتها
• تقديم خدمات دعم المكتب لضمان الكفاءة
• رد على الضيوف والاستفسارات العامة
• تلقي وتوجيه ومرر عن طريق رسائل الفاكس الهاتفية
• توجيه الموظفين والضيوف وعامة الجمهور إلى الموظف المناسب
• الحفاظ على سجل كاف من اللوازم المكتبية
• توفير معالجة النصوص والدعم الكتابي
• التقطت وتسليم البريد
• الحفاظ على نظام الايداع المشترك وملف جميع الحروف
• تنسيق إصلاح وصيانة اللوازم المكتبية
• تقديم الخدمات الإدارية لمدير المكتب
موظف الاستقبال مثال على السيرة الذاتية
ويساعد دائمًا في الحصول على مثال ، لذا فإليك نظرة على ما يجب أن يبدو عليه إستقبال موظف الاستقبال ويمكن تصميمه وفقًا لاحتياجات البحث عن الوظائف الخاصة بك:
الاسم الاول الاسم الاخير
123 Moore Ave.
ألباني ، نيويورك 12201
(111) (222-3333)
firstnamelastname@email.com
خبرة في العمل
موظف استقبال / مساعد إداري
مكاتب قانون سميث ورايلي
كولوني ، نيويورك
يناير 201X - حتى الآن
- قم بجدولة الاجتماعات وحضورها ، واحصل على محضر الاجتماع ، ودق دقائق عبر البريد الإلكتروني لجميع الشركاء.
- تنظيم الوثائق استعدادًا لتواريخ المحاكم
- أول شخص على اتصال للعملاء.
- طلب مستلزمات مكتبية للشركة.
- نظمت وأجبت على رسائل البريد الإلكتروني حسب الحاجة.
موظف الإستقبال
مكتب الأسنان من الدكتور سميث
ألباني ، نيويورك
من 20 إلى 20 ديسمبر - 20 ديسمبر
- استقبل المرضى عندما وصلوا.
- المواعيد المقررة في الشخص وعلى الهاتف.
- معالجة الملفات الطبية (تدوين الملاحظات والفرز والإيداع).
- المطالبات المقدمة مع شركات التأمين الأسنان.
- التعامل مع البريد الوارد والصادر والبريد الإلكتروني.
ممثل خدمة العملاء
شركة الكهرباء والطاقة الوطنية
ألباني ، نيويورك
20 سبتمبر - ديسمبر 20XX
- الرد على مكالمات خدمة العملاء.
- حل مشاكل العملاء والاهتمامات.
- توجيه العملاء إلى الموارد المناسبة.
- نظام خدمة عملاء معتمد على الكمبيوتر بشكل مريح.
تجربة أخرى
كامب سعادة - كامب كونسلر
صيف 199X
لاثام عالية الجريدة - محرر صحيفة
جونيور وكبار السن من المدرسة الثانوية
التعليم
كلية ABC ، ألباني ، نيويورك
ليسانس الآداب
التخصص: إدارة الأعمال
مهارات
- مهارات MS Office ممتازة.
- مهارات قواعد اللغة ممتازة.
- تجربة الرد على المكالمات على الهواتف متعددة الخطوط.
- مريحة باستخدام مجموعة متنوعة من المعدات المكتبية.
- القدرة على الحفاظ على مساحة عمل منظمة ومرتبة.
- مهارات قوية لخدمة العملاء.
نصائح لكتابة سيرتك الذاتية
عند تجميع سيرتك الذاتية ، تأكد من ذكر جميع المهارات ذات الصلة ، مع الأخذ في الاعتبار نوع المكتب الذي ستعمل فيه. اكتب سيرتك الذاتية خصيصًا للوظيفة التي تقدم طلبًا للحصول عليها.
على سبيل المثال ، إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على وظيفة في مكتب طبي ، تأكد من إبراز مهاراتك التي سيتم استخدامها في هذا النوع من الإعداد مثل خدمة العملاء أو الهاتف أو مهارات الإيداع لديك. إليك طريقة مطابقة مهاراتك مع وصف وظيفي .