عندما يكون لديك شيء إيجابي ليقول
في الواقع ، في مصلحة الشخص بالنسبة لك أن ترفض بأدب كتابة خطاب مرجعي إذا كنت لا تستطيع تقديم أكثر من تأييد رغوي.
يمكن أن يسبب مرجع أقل من قدر ضرر كمرجع سلبي. أرباب العمل عادة ما تكون جيدة في القراءة بين السطور وسوف تلتقط ما لا تقوله.
إذا رفضت ، يمكن للشخص الانتقال إلى مرجع آخر قد يكون قادرًا على تقديم توصية متوهجة. طريقة بسيطة للخروج هي أن تقول أنك لست على دراية كافية بعمله أو خلفيته لتوفير مرجع. بهذه الطريقة يمكنك تقليل أي مشاعر محتملة للأذى. فيما يلي كيفية رفض طلب للحصول على مرجع .
طلب معلومات
إذا شعرت بسعادة غامرة عندما يطلب منك ذلك ، ولكن لست متأكدًا مما ستقوله ، فاطلب من الشخص الحصول على نسخة من سيرته الذاتية وقائمة من الإنجازات. سيعطيك هذا إرشادات لاستخدامها عند إنشاء رسالة.
إذا كنت تكتب خطاب توصية لطالب يتقدم بطلب للحصول على وظيفة أو تدريب ، فقد تطلب أيضًا قائمة بالدورات الدراسية ذات الصلة.
اطلب معلومات حول ماهية التوصية. إذا كان الأمر يتعلق بوظيفة محددة ، فاطلب قائمة الوظائف. إذا كان الأمر يتعلق بمدرسة ، اسأل عن نوع البرنامج الذي تتقدم إليه.
سيساعدك هذا على تركيز رسالتك على المهارات والصفات المتعلقة بالمركز أو المدرسة.
تأكد أيضًا من سؤال الشخص الذي يجب عليك إرسال الرسالة إليه ، وكيفية إرساله. يجب إرسال بعض الرسائل في نسخة مطبوعة ، ويتم إرسال البعض الآخر عبر البريد الإلكتروني ، لذلك من المهم اتباع الإرشادات بعناية.
ابدأ بالأساسيات
ابدأ بتوضيح الفترة التي تعرف فيها الشخص. قدم باختصار تفاصيل حول كيفية معرفتك للشخص (على سبيل المثال ، إذا كان الشخص يعمل من أجلك ، إذا كنت جارًا إذا كان الشخص تلميذك ، وما إلى ذلك). أيضا ، وتشمل أي تواريخ ذات الصلة - إذا كان هو أو هي الموظف ، وتشمل مواعيد العمل. إذا كان هو أو هي طالبة ، فأين.
تضمين التفاصيل
تابع بوصف مهارات وأداء الشخص ، وما الذي يجعله المرشح المثالي لرب العمل الجديد المحتمل. ضمّن سمتين أو ثلاث سمات بارزة ، وحاول تقديم مثال للوقت الذي عرض فيه الشخص هذه السمات.
حاول تحديد السمات التي ترتبط بالموقع الذي يتقدم إليه. إذا أمكن ، انظر إلى قائمة الوظائف في وقت مبكر ، أو اطلب من الشخص أنواع الوظائف التي يتقدم لها. انظر إلى وصف الوظيفة (أو ابحث عبر الإنترنت عن قوائم الوظائف لنوع الوظيفة التي يقدمها الشخص).
ابحث عن الصفات المدرجة في وصف الوظيفة التي تذكرك بالشخص الذي تكتب التوصية له. نهاية بتلخيص لماذا توصي هذا الشخص للعمل.
عرض لمتابعة
في نهاية الرسالة ، قد تحتاج أيضًا إلى توفير رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني. بهذه الطريقة ، يمكن لأصحاب العمل المتابعة إذا كان لديهم أسئلة أو يريدون المزيد من المعلومات.
فيما يلي قائمة بالمعلومات التي يجب تضمينها في خطاب توصية ، ورسالة نموذج توصية لاستخدامها لبدء رسالتك الخاصة.
كن محترفًا
تأكد من قراءة رسالتك ومراجعتها بدقة قبل إرسالها ، بحثًا عن أي أخطاء نحوية أو إملائية. فكر في طلب صديق أو أحد أفراد العائلة لتعديل رسالتك نيابة عنك. اكتب رسالتك بصيغة خطاب الأعمال المناسبة. حدد خطًا واضحًا وسهل القراءة مثل Times New Roman أو Arial.
اتبع التعليمات
أرسل خطابك تمامًا كما يطلب منك الشخص. إذا لم يخبرك بكيفية إرسال الرسالة (أو لمن ترسل الرسالة) ، اسأل.