استخدام الهيكل التنظيمي كأداة إدارة

يتم استخدام المخططات الهيكلية ، أو المخططات التنظيمية قصيرة ، لإظهار للناس البنية المقصودة للمؤسسة. من المفترض أن تعكس هذه المنظمة "الرسمية" البنية القوية للشركة. في بعض الأحيان ، لا تعمل المخططات التنظيمية إلا على إرباك الأشخاص عن البنية الحقيقية. هذا عادة ما يكون غير مقصود ، ولكن بالأحرى يجيب الارتباك بين الأشخاص المعنيين.

ومع ذلك ، من الممكن أيضًا استخدام مخطط Org كأداة إدارة ، لتعزيز تحقيق أهداف مؤسستك.

سنفحص الأمثلة النموذجية لمخططات Org "القياسية". سننظر في مربكه Org Charts. وأخيرًا ، سنناقش استخدام مخطط Org كأداة إدارة.

مخططات تنظيمية "قياسية"

عادةً ما يتم استخدام المخططات التنظيمية القياسية لإظهار للناس البنية المقصودة للمؤسسة. من المفترض أن تعكس هذه المنظمة "الرسمية" البنية القوية للشركة. في كثير من الأحيان ، لا يعكس سوى هيكل المسؤولية. غالبًا ما تتبع القوة الحقيقية في المؤسسة خطوط الاتصالات بدلاً من الخطوط في مخطط Org.

عادة ما تكون المخططات هرمية الشكل. تظهر الشخص المسؤول في الأعلى. تحته أو هي مجموعة من الأتباع ، وعادة ما تكون في صناديق أصغر تدريجيا. عادة ، يُنظر إلى الأفراد الذين يتم عرضهم على نفس المستوى الأفقي في مخطط المنظمة على أنهم "نظراء" داخل المؤسسة.

هذه الخريطة التنظيمية لقسم الحوسبة في الكلية الإمبراطورية (DOC) هي نموذجية في الرسم الهرمي.

يوجد لدى رئيس القسم خمسة مدراء يرفعون تقاريره مباشرة ، بالإضافة إلى نائب رئيس ولجنة بحث. كل من أعضاء مجلس الإدارة لديها تقاريرهم المباشرة تظهر في المناطق البيضاوية الخضراء أسفل اللجان.

المخططات الهيكلية المربكة

في بعض الأحيان ، يمكن للخرائط التنظيمية أن تخلط بين الأشخاص حول بنية المبنى.

هذا عادة ما يكون غير مقصود ، ولكنه يعكس الارتباك بين الأشخاص المعنيين. إذا كنت غير متأكد من العلاقات الوظيفية للمجموعة ، أو إذا تغيرت بشكل متكرر ، فمن المستحيل تقريبًا تخطيطها بدقة.

ربما يكون المكان الأكثر شيوعًا للعثور على Org Charts مربكًا هو في الحكومة الفيدرالية الأمريكية. إن مخطط Org الخاص بقسم علوم الكمبيوتر والرياضيات التابع لمختبر Oak Ridge الوطني لا ينقل بسرعة فهمًا لهيكلية المنظمة. ويبدو أنه يوحي بأن إحدى عشرة وظيفة تقدم تقاريرها مباشرة إلى المدير.

في حين أن نطاق السيطرة (عدد التقارير المباشرة التي يمكن أن يشرف عليها المدير بفعالية) يختلف اختلافاً كبيراً ، فإنني أجد صعوبة في تصديق أن هذه المنظمة تعمل على النحو الأمثل. أظن أن بعض قادة الوظائف "متساوون أكثر". إذا أردنا رسم تدفق الاتصالات داخل هذه المنظمة ، ومقدار الوقت الذي يقضيه كل من المرؤوسين مع المدير ، فقد تحتاج بعض التقارير المباشرة إلى إعادة تصنيفها كمرؤوسين لوظائف أخرى.

الرسوم البيانية التنظيمية كأداة الإدارة

غالبًا ما تكون المخططات التنظيمية تفاعلية ، وليس جهازًا استباقيًا. لقد أنشأنا منظمة أو سمحت لأحد بالتطور ، وقد نمت.

لم يعد من الواضح للناس داخل المنظمة ، أو للأشخاص الذين يتفاعلون معهم ، من المسؤول عن ماذا. لذلك ، نضع مجموعة من المربعات والخطوط لإظهار الجميع الذين يفعلون ما يفعلون. ثم نضيف خطوطًا متقطعة وأجهزة اصطناعية مشابهة لإظهار أن ما رسمناه أولاً ليس دائمًا هو الحال دائمًا.

ومع ذلك ، هناك خيار أفضل يتمثل في صياغة مخطط Org الذي يعكس المكان الذي تريد أن تذهب إليه المنظمة ، بدلاً من أن يعكس ببساطة كيف هي الآن. إذا كنت تريد تنظيمًا مستويًا أفقيًا ، ارسم مخطط Org بهذه الطريقة. أظهر أن ستة أو ثمانية (أو حتى أحد عشر كما رأينا أعلاه) يرفعون تقارير إلى نائب الرئيس . أظهر أن جميع المبرمجين العشرة يرفعون تقاريرهم مباشرة إلى مدير المشروع .

إذا كانت منظمتك تعتمد على دوائر الجودة أو فرق الإنتاج لإنجاز مهمتها ، فيجب عليك إظهار ذلك في مخطط Org الخاص بك.

لا تشعر بأنك مقيدة بالالتزام بالتجمعات الأفقية والخطوط العمودية. إذا كان موظفوك سيفهمون أدوارهم بوضوح أكثر من خلال القيام بذلك ، فيمكنك استخدام الدوائر أو المثلثات المقلوبة أو أي شيء آخر تحتاجه.

هناك العديد من منتجات البرامج في السوق لمساعدتك في إظهار كيف تريد أن تعمل مؤسستك. OrgPlus هو مثال على أنواع الأدوات التي يمكن استخدامها لتوضيح العديد من جوانب العمل ، بما في ذلك Org Charts.

الطريقة التي ينبغي أن يتم بها

المثال التالي هو تمثيل مخطط Org ، الذي أثار إعجابي بشكل كبير. تم إصدارها لتستهل عصرًا جديدًا لشركة تحتاج إلى عمل جديد مبدع من جميع موظفيها.

يظهر بوضوح الهيكل الأفقي المسطح الذي يهدف إلى تعزيز التواصل والابتكار. يظهر بوضوح الفريق الذي شكله الضابطين الأوائل ، مما يدل على ما يتوقع من الموظفين القيام به. ومع ذلك فإنه يحتفظ بالخطوط الثابتة للمسؤولية النهائية. من الواضح أن الرئيس هو الذي يقود الشركة ، ولكن الجميع يعلم أن عليهم القيام بدورهم للنجاح.

الطريقة التي يجب أن يكون عليها الرسم البياني

لا يزال من السابق لأوانه معرفة ما إذا كان هذا الرسم البياني للمؤسسة سيكون له التأثير المطلوب. لقد كان في مكانه بضعة أسابيع فقط. ومع ذلك ، فقد استخدمها مسؤولو الشركة بشكل واضح كأداة إدارية فعالة للمساعدة في دفع منظمتهم نحو أهدافها الجديدة.