يسجل إدخال البيانات في الجداول الزمنية هذه ، عادة من قبل الموظفين في قسم الإبداع ، الساعات التي تم إنفاقها على كل جزء من المشروع.
هذا لا يعني فقط إنشاء الحملة ، ولكن الإحاطة الأولية ، وعرض العميل ، وحتى الوقت الذي يقضيه في التصوير واستوديوهات الإنتاج. فقط من خلال الحصول على صورة واضحة للطريقة التي تم فيها إنفاق الوقت ، تستطيع الوكالة التعامل بفعالية مع عبء العمل ، وترتيب إعداد الفواتير الخاص بالعميل ، وطريقة تخصيص الوقت بين الفرق.
الجدول الزمني في باختصار
في الأيام الأولى للإعلان ، مثل الكثير من المهام في ذلك العصر ، تم تسجيل الوقت يدويًا على الورق باستخدام الأقلام وأقلام الرصاص (والكثير من المسح). في هذه الأيام ، يتم إدخال الوقت في الكمبيوتر أو الجهاز اللوحي باستخدام برنامج متطور يمكنه سحب تقارير من جميع الأنواع. تحتوي معظم المتاجر على قالب مشابه للغاية يتضمن:
- رقم الوظيفة
- الزبون
- المهمة في يدك
- أي وجميع الموظفين المعينين
- تاريخ وعدد ساعات العمل
- السعر بالساعة
- متأخر , بعد فوات الوقت
عند بدء مشروع لأحد العملاء ، سيفتح مدير الحساب أو مدير حركة المرور رقم مهمة ويبدأ في تعقب ساعات العمل.
وعادة ما تتطابق هذه المقترحات مع الاقتراح أو العرض المقدم للعميل ، وسيتم تقسيمه إلى ساعات يتم إنفاقها في المقام الأول في: البحث والتخطيط والاستراتيجية والتطوير الإبداعي والإنتاج وإدارة المشروع.
إذا سارت الأمور على كل حال ، فإن الساعات الفعلية التي يتم إنفاقها على المشروع سترتبط بشكل جيد بالتقديرات ، ولكن هذا ليس هو الحال عادة.
غالبًا ما يستهلك التطوير الإبداعي وقتًا أطول من أي جزء آخر من العملية ، بسبب تغيير في الاتجاه ، أو ملاحظات العميل ، أو عدم القدرة على اختراق الموجز. يمكن أن يصبح هذا نقطة خلاف مع العميل لأنهم لا يريدون إنفاق الكثير من المال الإضافي في وقت إبداعي لأن القسم الإبداعي يواجه مشكلة في تحديد الحل.
ومع ذلك ، يجب ملء الجدول الزمني بشكل صحيح لتعقب ذلك الوقت وإظهار العميل كيف تم إنفاق المال ، وكيف تعمل الوكالة. إنها طريقة جيدة لمعرفة ما إذا كانت بعض المشاريع تستنفذ الكثير من العمل لتحقيق الربح ، أو إذا كان البعض الآخر مربحًا للغاية حتى يستحق الاستثمار في هذا العميل لمزيد من العمل. وباختصار ، هذا هو دور الجدول الزمني.
الايجابيات من الجداول الزمنية
وإليك السبب في أن الجداول الزمنية هي شريان الحياة لأي وكالة:
- النقود - تظهر الجداول الزمنية وكالة (حتى داخل المنظمة) كم ساعة تم تسجيلها لكل جزء من كل حملة. من السهل بعد ذلك معرفة ما إذا كان التجنيب الخاص بالعميل يستحق ذلك ، أو إذا حان الوقت لوضع العميل على أساس كل مشروع على حدة. مع وكالة داخلية ، قد لا يؤدي هذا الوقت مباشرة إلى الفواتير ، لكنه يظهر الإدارة مدى فعالية أنها تستخدم وقت إدارة الإبداعية. إذا تم اكتشاف أنها تنفق 90 ٪ من وقتهم على جانب واحد فقط من العمل ، يمكن أن تخلق بعض الأعلام الحمراء.
- الشفافية - إذا كانت الجداول الزمنية تتم بشكل صحيح ، فمن السهل أن ترى أين تسير الأمور بسلاسة ، وحيث تزحف الاختناقات أو عدم الكفاءة. لماذا يكون مؤلف الإعلانات يقضي نصف الوقت على عميل واحد أكثر من الآخر؟ وإذا كانت هناك حاجة إلى المزيد من التصميمات ، فستجد نظرة سريعة على الجدول الزمني لمعرفة ما إذا كان القسم مشغولًا أم لا.
- الالتزام والمساءلة - يتوقع معظم العملاء أن يتم إنفاق مبلغ معين من الساعات على المشروع. إذا لم يصدقوا أن الكمية المناسبة من الجهد وضعت في وظيفة ، فإن الجداول الزمنية يمكن أن توفر البيانات لتقول خلاف ذلك. إنها أيضًا طريقة لإظهار بعض العملاء كم القيمة التي يحصلون عليها من الوكالة.
- التحليل - غالباً ما يكون الأداء السابق مؤشراً جيداً للمستقبل. إذا كان العميل يمتص حياة الوكالة ويجعلها جهنم على الجميع ، يمكن أن تظهر البيانات من الجداول الزمنية إذا كان الأمر يستحق الاحتفاظ بذلك العميل ، أو إذا حان الوقت للسماح لهم بالرحيل. على الجانب الآخر من المعادلة ، يمكن أن تُظهر وكالة ربحية بعض العملاء ، والتي تتطلب الحد الأدنى من العمل الإبداعي والجهد ، ولكن الحد الأقصى للعائد على الاستثمار.
سلبيات الجداول الزمنية
مع كل هذه النقاط ، ما هي المشكلة؟ حسنًا ، هناك سبب يجعل الجداول الزمنية تكره الجميع تقريبًا باستثناء الأشخاص الذين يتعاملون مع الوكالة:
- الوقت - لا يرغب العديد من الأشخاص في الوكالات ، خاصة في الأقسام الإبداعية ، في تخصيص أي وقت من وقتهم للإدارة. كإبداع ، يمكن أن يكون ضارًا للابتعاد عن عصف ذهني مبدع كبير لملء الساعات. العديد من مديري الحسابات لديهم نفس المشاكل. إنه أمر مثير للسخرية ، لكن وقت الجداول الزمنية نادرًا ما يتم تخصيصه.
- الأخطاء - يذهب هذا مباشرة إلى النقطة الأولى. ستترك العديد من التصميمات الجداول الزمنية حتى آخر دقيقة قبل تقرير الفوترة لنهاية الشهر. وهذا يعني أن دقة الجدول الزمني من جيدة إلى مروعة إلى حد ما. من الصعب تذكر عدد الدقائق التي قضيتها في وظيفة واحدة منذ أسبوعين ، لذلك غالباً ما يكون الأمر بمثابة تخمين. إذا خمنت جميع الجداول الزمنية ، يجعلها غير مجدية تقريبا.
- ضعيف التركيز - إن الوقت ليس مؤشراً عظيماً للإعلانات الممتازة. يمكن أن يقضي أحد المتاجر 40 ساعة ولا يُنتج أي شيء من المذكرات ، ويمكن أن يعمل آخر 10 عمل وينتج تحفة فنية. الجداول الزمنية لا تسجل جودة التفكير ، فقط الوقت الذي يقضيه في القيام بذلك.
مستقبل الجداول الزمنية
الجداول الزمنية هي هنا لتبقى ، ويجب أن يتم يدويا. لا يعمل التتبع الآلي للوقت ، لأنه يتطلب التشغيل اليدوي والتوقف. إذا نسيت أن تبدأ على مدار الساعة ، فستفقد ساعات. ننسى لوقف ذلك ، ويجري وصف بعض العملاء الفقراء لساعات العمل التي قضيت في مشروع آخر. وهذا بدوره يمكن أن يؤدي إلى مشاكل (وحتى دعاوى قضائية) مع الإفراط في الشراء ، وفقدان عميل قيّم.
السبيل الوحيد لضمان تتبع الوقت الجيد هو الإصرار على الجميع في الجداول الزمنية لتحديثات الوكالة مرتين على الأقل في اليوم ، مرة واحدة قبل الغداء ثم مرة أخرى قبل العودة إلى المنزل. إذا تم ذلك ، فإن الجداول الزمنية ستكون دقيقة ومفيدة. وإذا لم يتم ذلك ، يجب أن تصبح الوكالات مبدعة بالدافع. العثور على طريقة لتحفيز عملية تتبع الوقت.
امنح الموظفين الذين يحتفظون بسجل دقيق لوقتهم مكافأة أسبوعية ، أو بضع ساعات في أيام الجمعة. قد يبدو وكأنه مضيعة للوقت والمال ، ولكن الجداول الزمنية الدقيقة يمكن أن تكون أكثر قيمة للوكالة من بضع مئات من الدولارات هنا أو هناك كل أسبوع.