1. 8:00 صباحا الاثنين اجتماعات موظفي الصباح
المشكلة في هذا الاجتماع هي أنه لا يوجد أحد على استعداد لذلك. بعد كل شيء ، الساعة 8:00 صباح يوم الاثنين - لم يحدث أي شيء حتى الآن ومهما حدث الأسبوع الماضي هو في الغالب التاريخ القديم.
المشكلة الثانية في هذا الاجتماع هي أنه لكي يكون أي شخص مستعدًا ، عليه أن يعمل ليلة الأحد التي تكون مناسبة في بعض الأحيان ولكنه يضمن لك بعض الأصوات الجدية لـ "رعشة العام" من الموظفين وأفراد العائلة.
الحل: إذا كان يجب عليك عقد اجتماع لفريق يوم الاثنين ، فقم بدفعه إلى وقت لاحق في الصباح أو في وقت مبكر من بعد الظهر. الأفضل من ذلك ، دفعه إلى صباح الثلاثاء.
2. اجتماعات المائدة المستديرة
أنت تعرف هذا الاجتماع. انها واحدة حيث يتحرك الناس في جميع أنحاء الغرفة مشاركة آخر التحديثات الخاصة بهم ، sagas ، التخيلات والأحلام. اجلس في المكان الخاطئ وينتهي بك الأمر إلى أن تصبح الشخص الثاني والعشرون يقدم تحديثًا لمجموعة تكون مثاناتها أكثر توترًا وخدرًا خدرًا من التحديثات السياسية الموجهة من أفواه الزملاء في المهام البعيدة.
الحل: يجتمع إذا كان يجب عليك ذلك ، لكن ضع بعض القواعد على التحديثات. اطلب من الناس التركيز على الأخبار المهمة التي تؤثر على الجميع أو تحديد التحديات التي تتطلب المساعدة من الوظائف المختلفة.
قم بعمل أي شيء للحد من المسيرة المؤلمة للتحديثات غير المبررة وذاتية الخدمة التي تحققها اجتماعات الطاولة المستديرة غير المنضبطة.
3. الاجتماعات المتكررة التي فقدت الغرض منها
أي اجتماع متكرر لا يمكن لأحد أن يتذكر فيه سبب عقد هذا الاجتماع هو مرشح للتخلص الفوري منه.
تميل قوانين نقل الفيزياء إلى الاجتماعات والاجتماع حول الجدول الزمني إلى البقاء على جدول زمني بعد فترة طويلة من استخدامه لفائدته في مكان العمل. استعرض أحد المديرين الجدد قائمة الاجتماعات المتكررة الخاصة بجدول فريقه وألغى اثنين منهم لأنه لم يتمكن من الكشف عن سبب وجود هذه الاجتماعات. حصل على أكثر من بضعة ملاحظات شكر وتعليقات قليلة من الناس يتساءلون كيف تمكن من قتل هذا الاجتماع الذي كانوا يحاولون التخلص منه خلال العام الماضي.
الحل: راجع جميع الاجتماعات المتكررة التي تعرضها لفريقك أو أنك مشارك فيها ، وقم بإزالتها من حياتك وحياة أعضاء فريقك. إذا لم تكن مضيفًا للاجتماع ، فأخبر المضيف بنواياك ومنظورك حول فائدة الاجتماع. إذا كنت المضيف / الراعي ، وأعضاء فريق الاستطلاع ومنحهم صوتا والتصويت. إن القليل من التقسيم الشديد للاجتماعات المتكررة يفتح وقتا ثمينا لأنشطة أخرى أكثر أهمية.
4. اجتماعات المجموعة كلمة سميث
هذا هو أي اجتماع تجمع فيه مجموعة من الأشخاص للعمل على صياغة شيء ما: رؤية ، مهمة ، بيان إستراتيجية ، بيان نطاق في إدارة المشروع.
وعادةً ما يكون ناتج هذه الجلسات عبارة عن سلسلة من الجمل المبنية بشكل خادع والتي تعكس تنازلات من جانب الشخص المسؤول. لا يتفق أي شخص في الغرفة مع المنتج النهائي ، ولكن الجميع يميلون برؤوسهم في الموافقة بمجرد أن تتحرك الصياغة أبعد من السخيفة إلى النكراء فقط في محاولة لجعل الألم يزول.
الحل : لا تقم أبدًا بنقل أي كلمة خادعة إلى أي لجنة. خذ طعنة على العنصر المعني بنفسك ، وارتثه من عدد قليل من الزملاء وعندما تقترب من شيء يبدأ في العمل نيابة عنك ، اطلب بعناية شديدة إدخال معلومات من مجموعة. اسأل أسئلة توضيحية ، وتلقِّي ملاحظات رائعة ، ثم اختفى وأعد صياغة البيان (العبارات) ، مع تكرار العملية حسب الضرورة.
5. اجتماعات إستراتيجية القالب
أنتهي من حيث بدأت ، مع الاجتماع الاستراتيجي المكسور جدا الموصوف في افتتاح هذه المقالة.
لا توجد عملية سحرية أو قالب سحري أو حتى سلسلة بسيطة من الخطوات التي تساعد على توضيح الوضوح الاستراتيجي. إن إجراء تحليل SWOT (نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات) لا يكون دائمًا على الطريق الحرج للوصول إلى تقييم دقيق للظروف والفرص. والأرقام والأهداف والنمو ليست استراتيجيات. حذار من أي شخص يشير إلى أن لديهم عملية بسيطة لهذا الموضوع المعقد.
الحل: الاستثمار في ميسر أو مستشار ذو خبرة عالية من ذوي الخبرة والذين يفهمون كيفية التوجيه ، وفي بعض الأحيان يقودون ، ويتابعون في بعض الأحيان السعي لتطوير استراتيجية عملية وذات مغزى. سيحمل المحترف المناسب المجموعة مسؤولية تقديم إجابات على الأسئلة الصحيحة (الصعبة) التي يجب الإجابة عليها على الطريق إلى الوضوح الاستراتيجي.
الخط السفلي
الاجتماعات هي فرص لا تقدر بثمن للاتصال والتواصل وبناء العلاقات ، وتحفيز حل المشاكل الإبداعية. هم أيضا فرص ناضجة للإفراط في الاستخدام وحتى سوء المعاملة. نسعى جاهدين ليكون المدير الذي يحترم قوة وأهمية الاجتماعات. استخدم هذه المنتديات للأسباب الصحيحة من خلال تصميمها للتركيز على القضايا الرئيسية ، التماس الأفكار والأهم من ذلك ، احترام الوقت الذي يراه الجميع في الجلسات. سيقدر أعضاء فريقك أسلوبك الإيجابي أكثر مما قد تعرفه.