9 مهارات تيسير الاجتماعات للمدراء

يمكن أن تكون الاجتماعات عبارة عن فرص لمشاركة الأفكار ومناقشة التحديات وتحديد خطط العمل ، أو يمكن أن تنتهي في نهاية المطاف بموارد للوقت غير منتجة. لسوء الحظ ، غالباً ما يكون المدراء المساهمين الرئيسيين في اختلال عملية الاجتماع.

تقدم هذه المقالة أفكارًا للمدراء على جميع المستويات لتعزيز مهاراتهم في تسهيل الاجتماعات من أجل دعم تحسين إنتاجية الاجتماعات.

أين يخطئ المدراء في الاجتماعات

يعتقد العديد من المديرين أنهم يعرفون كيفية "تشغيل" اجتماع.

يضعون جدول الأعمال ، ويفعلون كل الكلام ، ويتخذون جميع القرارات. على الرغم من أن هذا قد يبدو سهلًا وفعالًا للمديرين ، إلا أنه في كثير من الأحيان ضياع لوقت الناس ، ولا يدخل في الإمكانات الإبداعية للفريق. في الواقع ، يكون لها تأثير معاكس حيث يميل الموظفون إلى الانسحاب ، ويؤجلون إلى المدير الذي يريد بوضوح أن يكون مسؤولاً.

هناك الكثير من الأسباب التي تجعل المديرين لا يشركون موظفيهم أكثر في الاجتماعات ، بما في ذلك:

• الخوف من ترك.
• الاعتقاد الخاطئ أنه بسبب كونهم مسؤولين ، فهم بحاجة إلى تقديم كل الإجابات.
• انعدام الثقة في القدرات أو مهارات حل المشاكل لموظفيها.
• قلة مهارات تسهيل الاجتماعات.

في حين أن البنود الثلاثة الأولى هي السلوكيات للمدراء الفقراء ، يمكن تعلمها وتعزز آخرها ، ومهارات التيسير مع الممارسة.

تعزيز مهارات تسهيل اجتماعك

بحكم التعريف ، وسائل التسهيل ، " لجعل أسهل أو أقل صعوبة ؛ من أجل قيام أحد المديرين بتيسير عقد اجتماع (بدلاً من تشغيله) ، يجب أن يكونوا مستعدين للتخلي عن سلطتهم وأن يكونوا منفتحين على النتائج والأساليب المختلفة.

التسهيل الصحيح للاجتماعات ينطوي على إشراك الجميع في تحديد المشاكل وحلها. ستعمل الفرق دائمًا على تطوير حلول أفضل وأكثر إبداعًا مما يمكن لأي مدير آخر دعمه لتنفيذ الحلول.

في ما يلي تسع مهارات مطلوبة لتسهيل الاجتماع ، وكلها يمكن تعلمها وتحسينها من خلال الممارسة:

1. تخطيط جدول الأعمال. يبدأ الاجتماع التعاوني بتخطيط جدول الأعمال. اختيار المواضيع التي تدعو للمشاركة ، أي أن تكون هناك مشكلة يجب حلها أكثر إثارة للاهتمام من الموضوعات "المعلوماتية". ومع ذلك ، يجب تخصيص وقت كاف للسماح بمشاركة المجموعة.
2. البيئة وإعداد المناخ. اللوجستية عندما يكون الناس غير مرتاحين ، لا يستطيعون رؤية بعضهم البعض ، أو لا يسمعون ، أو يعانون من الجوع ، فإن نتائج الاجتماعات سوف تعاني. تعلم كيفية استخدام الخدمات اللوجستية كطريقة لتشجيع المشاركة الرائعة وإزالة العوائق.
3. يسأل اسئلة. أسئلة كبيرة تحفز المناقشة العظيمة. يقدم المقال ، " 70 سؤالًا رائعًا عن التدريب باستخدام نموذج النمو " ، بعض عناصر المناقشة المعلقة.
4. الاستماع الفعال. عندما يعيد المدير صياغة الكلمات ، ويتحقق من الفهم ، ويطرح أسئلة المتابعة ، فإنه يشجع على المزيد من المشاركة ويبقي المناقشة متدفقة. في " كيف تصبح مستمعاً أفضل " ، أشارك الأفكار حول تعزيز مهارات الاستماع النشطة.
5. العصف الذهني. يعتقد معظم الناس أنهم يعرفون بالفعل كيفية تبادل الأفكار. ومع ذلك ، فإنهم عادة لا يفعلون ذلك. في العديد من الظروف ، يتم تقليل فعالية العصف الذهني من خلال سوء إدارة العمليات ، والضغوط الاجتماعية أو السياسية القوية ومهارات التيسير الضعيفة. كثير من الناس لم يسبق لهم قط تجربة قوة جلسة عصف ذهني تدار بشكل جيد. انظر " 15 طرق للمطر في جلسة عصف ذهني " لما لا يجب فعله - ثم قم بعكس ذلك!

1. مهارات بناء الإجماع. التوافق لا يعني أن الجميع يجب أن يتفق مع قرار. وهذا يعني أن الجميع قد أتيحت لهم الفرصة لتبادل وجهات نظرهم واقتراح الأفكار. التسهيل الصحيح سوف يوجه المجموعة من تقاسم الأفكار إلى تطوير قرار فعال . يتطلب الوصول إلى الإجماع مزيدًا من الوقت ، ولكن عادة ما يحصل على دعم أقوى من المجموعة ككل. ومع ذلك ، تذكر أن الإجماع ليس الهدف النهائي. القرار الأكثر أهمية بالنسبة للمشكلة المطروحة هو القضية الأكثر أهمية. انظر إطار عمل إتخاذ القرار ذي الخطوات الستة لمزيد من المعلومات حول كيفية قيادة فريق من خلال عملية صنع القرار بتوافق الآراء.
2. حل الصراع. عندما يكون هناك غرفة مليئة بالأشخاص المشاركين في حل مشكلة ما ، فإن الصراع أمر لا مفر منه. في الواقع ، ينظر الباحثون في الفريق إلى النزاع حول المهمة أو القضية كجزء من عملية اتخاذ القرار الفعالة. يجب على المدير تعلم كيفية تسخير قوة الصراع بطريقة إيجابية. راجع: "حل النزاعات للمجموعات الصغيرة. "

1. مهارات الاتصال غير اللفظية. في حين يجادل الباحثون حول النسب الدقيقة ، فإن معظمهم يوافقون على أن أكثر من 50٪ من الاتصالات غير شفهية. يحتاج المدير إلى أن يكون قادرًا على قراءة نغمة المجموعة ولغة الجسد من أجل تقييم مستوى مشاركتهم ، والصراحة ، والالتزام.
2. تسجيل. تتضمن عملية تيسير المجموعة الماهرة معرفة متى تنتقل إلى لوحة فليب شارت أو لوحة بيضاء لالتقاط ما يقوله الناس. القيام بذلك يجعل الناس يشعرون بأن أفكارهم يتم سماعها وتقييمها ، ويعمل بمثابة سجل قيم لاستخدامه في تخطيط العمل ومتابعته.

الخط السفلي:

الوقت هو أحد الأصول الثمينة في الحياة والعمل. نسعى لإدارة الاجتماعات لتحقيق الكفاءة والفعالية المثلى. يعد تعلم وممارسة وتطبيق مهارات التسهيل التسعة المحددة أعلاه مكانًا رائعًا للبدء.

-

تم تحديثه بواسطة Art Petty