كيفية معالجة رسالة الغلاف

by أليسون دويل

قد يكون التعامل مع خطاب التقديم أمرا صعبا إذا كنت ترد على قائمة الوظائف ولا يكون لديك اسم جهة اتصال أو لا تعرف جنس مدير التوظيف. بادئ ذي بدء ، خذ الوقت الكافي لمحاولة معرفة اسم وجنس الشخص الاتصال. سوف يفكر بعض أصحاب العمل بشكل سيئ في مقدم الطلب الذي لا يأخذ الوقت الكافي لتعلم اسم مدير التوظيف.

ومع ذلك ، إذا قمت ببعض الأبحاث وما زلت غير متأكد لمن توجه خطابك ، فمن الأفضل أن تكون آمنًا وأن تستخدم تحية عامة .

من المقبول أيضًا أن تبدأ رسالة بدون تحية. راجع النصيحة حول كيفية معالجة خطاب مطبوع ورسالة بريد إلكتروني ، بالإضافة إلى أمثلة عن التحية والصيغ.

خيارات لمعالجة خطاب المقدمة

عندما لا تكون متأكدًا من الشخص الذي سيتناول خطابات التغطية ، فلديك بعض الخيارات. الأول هو معرفة اسم الشخص الذي تتصل به. إذا لم يكن الاسم مدرجًا في قائمة الوظائف ، فيمكنك البحث عن عنوان مدير التوظيف على موقع الشركة. إذا كان هناك رقم اتصال ، يمكنك أيضًا الاتصال وطلب مساعد إداري لاسم مدير التوظيف.

إذا لم تستطع اكتشاف اسم الشخص المسؤول في الشركة ، فيمكنك إما التخلي عن التحية من خطاب التغطية والبدء بالفقرة الأولى من رسالتك ، أو استخدام تحية عامة.

كيفية معالجة رسالة الغلاف بدون شخص الاتصال

هناك مجموعة متنوعة من العبارات العامة التي يمكنك استخدامها لمعالجة رسالتك.

لا تتطلب هذه التحية العامة لخطابات الرسالة أن تعرف اسم مدير التوظيف.

في دراسة استقصائية لأكثر من 2000 شركة ، وجدت كلية Saddleback أن أصحاب العمل يفضلون التحية التالية:

عزيزي مدير التوظيف (40٪)
إلى من يهمه الأمر (27 ٪)
سيدي العزيز / سيدتي (17 ٪)
عزيزي مدير الموارد البشرية (6٪)

اتركه فارغًا (8٪)

ضع في اعتبارك أن مصطلحات مثل "لمن يهمه الأمر" قد تبدو مؤرخة ، لذا قد تكون أفضل الخيارات إما استخدام "مدير التوظيف العزيز" أو عدم تضمين تحية على الإطلاق. ما عليك سوى البدء بالفقرة الأولى من رسالتك.

كيفية معالجة رسالة الغلاف لاسم غير خاص بالجنس

إذا كان لديك اسم ولكنك لست متأكدًا من جنس الشخص ، فإن أحد الخيارات هو تضمين الاسم الأول واسم العائلة في تحية ، دون أي نوع من العنوان الذي يكشف عن الجنس:

عزيزتي سيدني الفلاني
عزيزي تايلور سميث

باستخدام هذه الأنواع من الأسماء التي تتسم بالجنس ، يمكن أن تكون LinkedIn مصدرًا مفيدًا. نظرًا لأن العديد من الأشخاص يشتملون على صورة تتضمن ملفهم الشخصي ، فمن المحتمل أن يؤدي البحث البسيط عن اسم الشخص وشركته في LinkedIn إلى عرض صورة جهة الاتصال.

مرة أخرى ، يمكنك أيضًا التحقق من موقع الشركة على الويب أو الاتصال بالمساعد الإداري للشركة للحصول على مزيد من المعلومات أيضًا.

ما عنوان لاستخدامها

حتى إذا كنت تعرف اسم ونوع الشخص الذي تكتبه ، ففكر مليًا في أي عنوان ستستخدمه في تحية. على سبيل المثال ، إذا كان الشخص طبيبًا أو حاصل على درجة الدكتوراه ، فقد ترغب في توجيه خطابك إلى "Dr. اسم العائلة "بدلاً من" السيدة اسم العائلة "أو" السيد

"اللقب الآخر". قد تكون عناوين أخرى "البروفيسور" أو "القس" أو "الرقيب" من بين آخرين.

أيضا ، عندما تتوجه برسالة إلى رب عمل ، استخدم عنوان "السيدة" إلا إذا كنت على يقين من أنها تفضل لقبًا آخر (مثل "ملكة جمال" أو "السيدة"). "السيدة" هو عنوان عام لا يدل على الحالة الزوجية ، لذا فهو يعمل مع أي رب عمل.

كيفية تنسيق الاستهلال

بمجرد اختيار تحية ، اتبعها بنقطتين أو فاصلة ومسافة ، ثم ابدأ الفقرة الأولى من رسالتك. فمثلا:

عزيزي مدير التوظيف:

الفقرة الأولى من الرسالة.

كيفية معالجة خطاب غطاء البريد الإلكتروني

يحصل مديرو التوظيف على الكثير من الرسائل الإلكترونية يوميًا. اجعل من السهل عليهم مسح بريدك الإلكتروني ومتابعته من خلال تضمين سطر موضوع واضح وتوقيع بمعلومات الاتصال الخاصة بك. من المهم معالجة خطاب غطاء البريد الإلكتروني بشكل صحيح ، بما في ذلك اسم الشخص الذي يشغل المنصب إذا كان لديك جهة اتصال ، للتأكد من أن رسالتك يتم ملاحظتها.

موضوع سطر رسالة البريد الإلكتروني

لا تترك سطر الموضوع فارغًا مطلقًا. هناك فرصة جيدة أنه إذا تلقى مدير التوظيف رسالة بريد إلكتروني بدون سطر موضوع ، فسوف يقوم بحذفها دون أن يكلف نفسه عناء فتحها. بدلا من ذلك ، اكتب موضوع واضح يشير إلى نواياك.

أدرج الوظيفة التي تتقدم لها في سطر الموضوع الخاص برسالة البريد الإلكتروني ، حتى يعرف صاحب العمل الوظيفة التي تهتم بها أيضًا. قد يقومون بالتعيين لشغل وظائف متعددة ، وسوف تريد منهم تحديد المركز الذي تهتم به بسهولة.

مخاطبة شخص الاتصال

هناك مجموعة متنوعة من العبارات التوضيحية التي يمكنك استخدامها لمعالجة رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك. إذا كان لديك شخص اتصال في الشركة ، فقم بتوجيه الرسالة إلى السيدة أو السيد Lastname. إذا لم يتم منحك جهة اتصال ، فتحقق مما إذا كان بإمكانك تحديد اسم مستلم البريد الإلكتروني .

إذا لم تتمكن من العثور على جهة اتصال في الشركة ، فيمكنك إما التخلي عن التحية من خطاب التغطية والبدء بالفقرة الأولى من رسالتك أو استخدام تحية عامة .

نص رسالة البريد الإلكتروني

يتيح لك نص خطاب التغطية الخاص بك معرفة صاحب العمل بالموقف الذي تتقدم إليه ، ولماذا يجب على صاحب العمل اختيارك لإجراء مقابلة. هذا هو المكان الذي ستبيع نفسك كمرشح. قم بمراجعة نشر الوظائف وقم بتضمين أمثلة لسماتك تتطابق بشكل وثيق مع السمات التي تبحث عنها. عندما ترسل خطاب تغطية بالبريد الإلكتروني ، من المهم اتباع تعليمات صاحب العمل حول كيفية تقديم خطاب المقدمة والسيرة الذاتية. تأكد من كتابة رسائل تغطية البريد الإلكتروني بالإضافة إلى أي مستندات أخرى ترسلها.

استنتاج

إذا كنت قد أرفقت سيرتك الذاتية ، أذكر ذلك كجزء من استنتاجك. ثم قم بإنهاء خطاب التقديم الخاص بك وذلك بتوجيه الشكر لصاحب العمل لاعتبارك في المنصب. قم بتضمين معلومات حول كيفية متابعتك. تضمين الإغلاق ، ثم إدراج اسمك وتوقيع البريد الإلكتروني الخاص بك.

التوقيع

يجب أن يتضمن توقيع البريد الإلكتروني اسمك وعنوانك الكامل ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني وعنوان URL لصفحة LinkedIn (إذا كان لديك واحد) ، لذلك من السهل تعيين مديرين للاتصال بك.

الاسم الاول الاسم الاخير
عنوان الشارع
رمز ولاية المدينة
البريد الإلكتروني
زنزانة
ينكدين

مراجعة الغلاف رسالة أمثلة

في ما يلي أمثلة لخطابات الغلاف الموجهة إلى مدير التوظيف ، ورسائل الغلاف مع شخص الاتصال ، والمزيد من النماذج لمراجعتها.

تدقيق إملائي الأسماء

وأخيرًا ، قبل إرسال خطاب التغطية ، تأكد تمامًا من أنك كتبت اسم مدير التوظيف بشكل صحيح. هذا هو نوع الخطأ الصغير الذي يمكن أن يكلفك مقابلة عمل.

تدقيق بعناية رسالتك

سواء كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا أو تحمّل أو ترفق رسالة تغطية قابلة للطباعة ، فمن المهم التأكد من كتابة خطاب المقدمة والسيرة الذاتية بالإضافة إلى أي مراسلات تجارية أخرى. إذا تمكنت من ذلك ، فاحرص على تدقيق صديق قبل أن تضغط على إرسال ، أو التقاط أي أخطاء إملائية أو نحوية.