كيف يمكن أن يستجيب الموارد البشرية لاحتياجات خدمة الموظفين على نحو أكثر فعالية
كما تدعمهم الموارد البشرية من خلال بعض أهم وأهم الأحداث في حياتهم ، بما في ذلك الزواج والولادة ومكافحة مرض خطير.
ولكن في كثير من الأحيان ، تستهلك الخدمات الإدارية الروتينية ، مثل الإجابة على الأسئلة نفسها مرارا وتكرارا أو إكمال المعاملات البسيطة ، الجزء الأكبر من وقت الموارد البشرية.
تقليل عبء العمل الإداري
إن مفتاح تقليل عبء العمل الإداري هذا هو تدريب الموظفين ليصبحوا أكثر اكتفاءًا ذاتيًا وأتمتة مهام أكثر دنيوية. وهنا يمكن أن يساعد تطبيق نهج إدارة الخدمة. تبسط إدارة الخدمة تقديم الخدمات الإدارية الروتينية ، مما يوفر الوقت للتركيز على الأنشطة ذات القيمة العالية.
من المحتمل أن يكون لدى منظمة الموارد البشرية النموذجية أنظمة لإدارة بيانات الموظفين والأنشطة المتعلقة بالدفع. ومع ذلك ، فمن المحتمل أنه ليس لديه نظام آلي لمعالجة طلبات الموظفين والوفاء بالطلبات.
خذ بعين الاعتبار ما يحدث عندما يتلقى الموظف استدعاءًا لهيئة المحلفين : من المحتمل أن الشركة لا تزال تعتمد على الأوراق المادية أو سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني للتعامل مع طلب الموظف للوقت بعيداً عن العمل.
نظرًا لتتبع تفاعلات الموظفين عادةً باستخدام رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات ، غالبًا ما يتم تجاهل أو تجاهل طلبات الموظفين. ثم تحدث أخطاء ، مما يخلق المزيد من الإحباط والعمل الإضافي للموارد البشرية.
باستخدام البريد الإلكتروني ، لا توجد طريقة سهلة لمعرفة ما إذا كان الطلب متوقفاً أو لتحديد نقاط الاختناق في العملية وإزالتها.
وبالمثل ، من الصعب تحليل احتياجات الموظفين والاستجابة لها ، على سبيل المثال ، تحديد المعلومات المطلوبة بشكل متكرر والتأكد من توفرها على الإنترنت.
العمليات الإدارية اليدوية تحبط الموظفين وهي استنزاف هائل لفرق الموارد البشرية. وجد أحد الاستطلاعات الحديثة أن موظفي الموارد البشرية يقضون ما معدله 12 ساعة في الأسبوع للتعامل مع مكالمات الموظفين العادية ورسائل البريد الإلكتروني.
نهج إدارة الخدمة لتلبية احتياجات الموظفين
نهج إدارة الخدمة يقضي على هذه العمليات الشاقة والمستهلكة للوقت. لا يقتصر الأمر على استبدال البريد الإلكتروني — بل إنه يحول كيفية تعامل الموظفين مع الموظفين.
فكر في إدارة الخدمة كمزيج مثالي للمساعد الإداري ومدير المشروع. وهي تستجيب على الفور لطلبات الموظفين ، والحالات المتقدمة ، والأتمتة للعمليات اليدوية المتكررة ، بل وتدير الأنشطة المعقدة المشتركة بين الإدارات ، مثل الموظف المُركب ، والتخليص.
لا تنسى إدارة الخدمة أبدًا أو ترتكب أخطاء ، وتتابع دائمًا الأشخاص حتى تنجز الأشياء ، وتتيح لك معرفة ما إذا كانت هناك مشكلة لا يمكن حلها. كما يوضح لك المكان الذي يقضي فيه الموظفون وقتهم - حتى يمكنك تحسين نشر الموارد وزيادة الإنتاجية.
لا تحل إدارة الخدمة محل نظام إدارة رأس المال البشري الحالي - فهو يتكامل معه ويكمله ، مما يمنحك الرؤية والتحكم في العمل الذي تقوم به غالبًا عبر البريد الإلكتروني اليوم.
كما أنه يوفر نفس المستوى من الرؤية للموظفين. ويمكنهم رؤية حالة استفساراتهم ، بدلاً من الشعور بأن طلباتهم قد اختفت في الثقب الأسود بعد تقديمها.
إن تزويد الموظفين بالقدرة على الإشراف على تقدم طلباتهم يقلل بشكل كبير من عدد رسائل البريد الإلكتروني المحبطة للمتابعة ، والمكالمات الهاتفية والزيارات الشخصية إلى الموارد البشرية ، مما يؤدي إلى تقليل عبء العمل الإداري لدى الموارد البشرية.
مزايا نهج إدارة الخدمة
تبدأ إدارة الخدمة بنشر بوابة الموارد البشرية على شبكة الإنترنت حيث يمكن للموظفين العثور على معلومات الموارد البشرية وطلب خدمات الموارد البشرية. من الناحية المثالية ، يمكن للموظفين الوصول إلى هذه البوابة على أجهزة الكمبيوتر الشخصية وأجهزة الكمبيوتر المنزلية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.
وهذا يتيح لهم السيطرة على احتياجاتهم الأساسية في مجال الموارد البشرية ، مثل تسجيل المزايا أو تحديثات تغيير الحالة.
يختار الموظفون ببساطة الخدمات الفعلية التي يحتاجونها من كتالوج الخدمات أو البحث عن المعلومات في قاعدة المعرفة الخاصة بالبوابة.
عندما يقدم الموظف طلبًا عبر البوابة ، يقوم نظام إدارة الخدمة تلقائيًا بإنشاء حالة ورعايته من خلال عملية الوفاء الكاملة. يتضمن هذا تعيين الحالة إلى خبير الموارد البشرية المناسب ، وتوجيه الحالة تلقائيًا من شخص إلى آخر عند اكتمال كل خطوة إنجاز ، والحفاظ على سجل كامل للحالة.
يمكنك أيضا تمديد هذه الخدمة إلى الإدارات الأخرى. على سبيل المثال ، يمكن لنظم إدارة الخدمة إعداد حسابات تكنولوجيا المعلومات تلقائيًا أو طلب مساحة مكتبية للموظفين الجدد كجزء من عملية الإعداد.
يقود نظام إدارة الخدمة عمليات تقديم خدمة الموارد البشرية من النهاية إلى النهاية ويعرف كيف تؤدي هذه العمليات. على سبيل المثال ، يمكن أن يخبرك تلقائيًا عندما تتوقف حالة ما حتى تتمكن من اتخاذ إجراء.
كما يولد نطاقًا واسعًا من مؤشرات الأداء الرئيسية ومقاييس العمليات الأخرى - مثل مدى استجابة فريقك لاستفسارات الموظفين. ويمكنه أيضًا تحليل أنواع طلبات البحث المستندة إلى قاعدة المعارف ، مما يسهل التعرف على أي فجوات في المحتوى أو سدها.
استنتاج
يختار اختصاصيو الموارد البشرية متابعة مهنة الموارد البشرية لأنهم يريدون مساعدة الناس ، وليس قضاء أيامهم في تقديم الأوراق ، وتحديث جداول البيانات ، والرد على رسائل البريد الإلكتروني. في كثير من الأحيان ، تعطل الطلبات الدنيوية وأكوام الأعمال الورقية هذا العمل ، مما يحبطهم والموظفين الذين يحاولون مساعدتهم.
الموارد البشرية هي مزود الخدمة ويمكن أن ننظر إلى مثال زميل مقدم الخدمة ، قسم تكنولوجيا المعلومات. لقد أخذت تقنية المعلومات زمام المبادرة في العديد من الجهود التي تبذلها الشركات لتطبيق نظام إدارة الخدمات لأتمتة تقديم طلبات مكتب المساعدة في مجال تكنولوجيا المعلومات وتنفيذها.
ويؤدي أتمتة هذه المهام إلى تمكين تقنية المعلومات من التركيز على المزيد من العمل الإستراتيجي الذي يمكن أن يساعد الشركة في تحقيق أهدافها التجارية الأوسع ، وإظهار قيمة تكنولوجيا المعلومات بشكل أفضل.
يُعد نهج إدارة الخدمة هو العامل الأساسي في زيادة الموارد البشرية لموظفيه لقادة الأعمال من خلال تقديم خدمات عالية الجودة وزيادة رضا الموظفين مع تقليل عبء العمل في نفس الوقت. يمكن أن تخصص الموارد البشرية وقتها وخبراتها لمزيد من الأنشطة الاستراتيجية التي تدفع أعمالها إلى الأمام .