حدد فريق واختيار نظام تتبع مقدم الطلب والمتطلبات
هنا سوف تجد مجالات مهمة للتحقيق ، والأسئلة لطرحها والردود على تحليلها أثناء عملية تقييم نظم تتبع مقدمي الطلبات. سوف توجه هذه المعلومات شركتك في البحث عن نظام تتبع مقدم الطلب المناسب لتلبية احتياجاتك.
تحديد صناع القرار في نظام تعقب مقدمي الطلبات
يجب على الشركة تنظيم نفسها داخليا قبل البدء في أي عملية تقييم نظم تتبع مقدم الطلب. عند التحضير لتقييم نظام تتبع مقدم الطلب ، من الضروري تكوين تعاون بين أصحاب المصلحة وإعطاء صانعي القرار هؤلاء الوقت للوصول إلى قرار مستنير.
يجب أن تكون لجنة الاختيار الخاصة بك على استعداد لتقييم نقاط القوة والضعف لكل بائع نظام تتبع مقدم الطلب. يجب أن تضم لجنة الاختيار هؤلاء الأعضاء.
- الاختيار التنفيذي: عادة ما يكون هذا هو نائب الرئيس الأول (نائب الرئيس) أو نائب الرئيس (نائب رئيس) للموارد البشرية الذي يمكنه تمكين أعضاء اللجنة الآخرين من توجيه واضح ورؤية واضحة. يجب أن يكون لدى الشخص القدرة على شرح اختيار البائع من حيث العائد على الاستثمار (ROI) إلى نظرائه.
- مدير الاختيار: يجب أن يكون لدى هذا الشخص فهم كامل لعملية التوظيف ونقاط الألم في الشركة من أجل إنشاء أساليب بحث واختيار مناسبة.
- عضو اللجنة: لضمان تمثيل صوت المستخدمين وإمكانية اعتماد حل ناجح للحل المختار.
- المساهمون في اللجنة: هم أعضاء من الإدارات الأخرى التي تقدم مدخلات إضافية لعملية اختيار نظام تتبع مقدم الطلب. يمكن للمهتمين بالخبرة المالية تقديم مدخلات حول الاستقرار المالي للبائعين أو مقارنة التكلفة الإجمالية لكل نظام تتبع مقدم الطلب فيما يتعلق بميزانية المشروع. يمكن للمساهمين في تكنولوجيا المعلومات تثقيف أعضاء اللجنة حول الإمكانات التقنية لأنظمة تعقب مقدمي الطلبات والمساعدة في مقارنة كل حل لنظامك الحالي.
يجب أن يكون أعضاء اللجنة أشخاصًا يمكنهم التعرف على قيمة الأدوات التقنية ، وتحسين العمليات ، وخدمة العملاء من حيث صلتها برؤيتك المؤسسية لإدارة المواهب .
توثيق عملية التوظيف الحالية الخاصة بك
بعد أن تكون قد قمت بتجميع لجنة اختيار نظام تتبع الطلبات الخاصة بك ، فإن مهمتك الأولى هي إنشاء مستند يتتبع عملية طلب الموظف ، وعملية التوظيف ، ودور مدير التوظيف ، وموظف التوظيف ، والمرشح لإكمال التوظيف. . ثم ينبغي على لجنتكم مناقشة سبب كل خطوة ضرورية وماذا سيحدث إذا تم التخلص منها.
قم بتبسيط عملية التوظيف الخاصة بك وتأكد من أن كل خطوة تضيف قيمة فعلية وتساعدك على إنتاج موظفين عالي الجودة. سيسمح هذا للجنة الخاصة بك لمقارنة احتياجات عملية التوظيف الخاصة بك مع قدرات كل نظام تتبع مقدم الطلب. يعد هذا التقييم فرصة رائعة للتعرف على أفضل الممارسات في التوظيف ومراجعة عملية التوظيف الحالية وتحسينها.
تحديد متطلبات نظام تتبع مقدم الطلب الخاص بك
الآن بعد أن حددت بوضوح عملية التوظيف الخاصة بشركتك ، فإن لجنتكم مستعدة تمامًا لتحديد متطلبات شركتك لنظام تتبع مقدم الطلب. ضع في اعتبارك أنك تريد الحصول على إجابة واضحة للأسئلة التالية:
- لماذا تشتري هذا النظام تتبع مقدم الطلب؟
- هل تتماشى عملية التوظيف الحالية مع أهداف شركتك؟
سيساعدك إبقاء هذه الأسئلة في أذهانكم في جعل لجنتكم حالة قوية لشراء حل تتبع مقدم الطلب. من أجل نظام تتبع مقدم الطلب ، اخترت أن يكون لديك اتصال قوي بعائد الاستثمار ، فيجب على لجنتك إنشاء توقعات واضحة لما تريد في نظام تتبع مقدم الطلب.
ينبغي أن يقوم نظام تتبع مقدم الطلب الخاص بك ببناء علاقة أفضل بين مديري التوظيف ومديري التوظيف ، وتبسيط عملية إنشاء طلبات الشراء والموافقة عليها ، وتحسين جودة التوظيف لديك. يجب أن يقوم نظام تتبع مقدم الطلب بتنظيم جهود التوظيف لمهنيي الموارد البشرية من خلال الأتمتة ، مما يخلق عملية توظيف أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة. هذا هو الوقت المثالي للتعامل مع تحديات الموارد البشرية الشائعة ، مثل:
- ارتفاع حجم السير الذاتية دون طريقة فعالة للقبول والمراجعة والإدارة.
- ارتفاع حجم فرص العمل مع الاتصالات الداخلية مرهقة.
- عدم القدرة على الوصول إلى المعلومات بسرعة والإبلاغ عن جميع مقاييس التوظيف.
- فقدان المتقدمين المؤهلين بسبب التخزين العشوائي للسير الذاتية.
- ازدواجية جهود التعيين بين مختلف الفروع والأقسام المحلية أو الخارجية.
- نفقات صيانة ودعم تكنولوجيا المعلومات الزائدة مع التكنولوجيا المحلية.
- تتبع غير فعال لبيانات امتثال EEO-OFCCP.
- تكافح من أجل الحصول على الاهتمام المناسب من قسم تقنية المعلومات من أجل ترقيات وتحسينات في التكنولوجيا.
أيضا ، أغتنم هذه الفرصة للنظر في قيمة التحسينات من العمليات والتقنيات الجديدة مثل:
- تجنب استخدام وحدات مختلفة ،
- تحسين التواصل ، و
- معالجة القضايا العالمية.
للحفاظ على هذا يمكن التحكم فيه ، تحتاج إلى تحديد "ضروريات" ضرورية من أجل القضاء على البائعين غير المؤهلين. على سبيل المثال ، كعنصر أساسي قد تقرر لجنتك أنك ستنظر فقط إلى البائعين الذين يقدمون حلاً يستند إلى الويب بدلاً من نظام مثبت ، لأن الحل المستضاف يلغي أي عبء يقع على فريق تكنولوجيا المعلومات لديك.
تحديد متطلبات نظام تتبع مقدم الطلب الخاص بك
تحديد أهداف العمل واضحة ستربط أولوياتك لمتطلباتك. من الضروري أن تبقى لجنتك مركزة على متطلبات النظام الأولية. يجب على اللجنة تجنب التشتت عن طريق عناصر النظام التي لا تتوافق مع أولويات شركتك. لقد أدركت أهداف العمل الهامة والمتطلبات الرئيسية التي يجب مراعاتها عند تشكيل أهدافك الخاصة.
المتطلبات الأساسية للنظر في نظام تتبع مقدم الطلب
- كفاءة العمليات: يمكن لعملية مركزية عملية تحسين مجموعة متنوعة من المهام بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ، طلبات العمل ، وتتبع وإدارة برامج إحالة الموظفين ونقلهم .
- يسمح للمرشحين بسرعة وسهولة تطبيق على مؤسستك للحصول على راتب وتوظيف كل ساعة دون المرور عبر صفحات متعددة من الأسئلة.
- يمكن أن تسهل التوظيف بكميات كبيرة بينما تبقى فعالة من حيث التكلفة.
- حل قابل للتهيئة بشكل كبير وقابل للتحجيم يمكن أن يتكيف مع عملية إدارة التوظيف الفريدة الخاصة بنا وقادر على تلبية احتياجاتنا المتغيرة كلما نمت مؤسستنا أو تغيرت عملياتنا.
- قدرات محسّنة لإعداد التقارير: يواجه العديد من المؤسسات تحديًا في تحديد إجمالي إنفاقها على البائعين ، وتحديد المصادر ، ومقارنتها بالمقاييس. سيسمح التنسيق من خلال مصدر واحد بإعداد تقارير مركزية دقيقة.
- يسمح لمكاتب التوظيف بالبحث في قاعدة البيانات عن جميع المعلومات ، وبمعلمات محددة.
- يتضمن مركز تقارير يتيح للمستخدمين تشغيل تقارير مخصصة وحفظ معايير للاستخدام في المستقبل ، بالإضافة إلى تشغيل تقارير قياسية في الصناعة ، بما في ذلك تكلفة كل عملية توظيف ، ووقت لملء ، وفعالية المصدر ، وأكثر من ذلك.
بناء هوية العلامة التجارية والوعي
- إنشاء اتصال بين مقدم الطلب وخبرة توظيف إيجابية سيحقق الاعتراف بالعلامة التجارية. يمكن للعلامة التجارية القوية أن تولد الثقة التي من شأنها دفع حركة مرور المتقدمين وتعزيز مجموعتك من المواهب.
- يمكن الوصول إلى صفحات الويب الخاصة بمركز Career Branded عبر موقع الويب الخاص بشركتك.
- يسمح لموظفي التوظيف بنشر معلومات مهنية بسهولة إلى موقع الشركة على الويب.
- توفير قدرات متعددة اللغات للدعم العالمي.
- EEO / AAP Compliant.
- القدرة على الحفاظ على قياس دقيق لمثل هذه المعلومات سوف تبقى في توافق مع اللوائح الفيدرالية وتجنب أي إجراءات قانونية ضد المنظمة. وسوف يساعد أيضا على تحديد جودة مقدم الطلب.
- قادرة على التقاط وتتبع والإبلاغ عن بيانات EEO الطوعية ، مع الحفاظ على الامتثال للمبادئ التوجيهية المنصوص عليها من EEO / OFCCP.
- قادرة على فحص المرشحين مسبقا مع الأسئلة القضاء من أجل الإشارة إلى أولئك الذين يستوفون المؤهلات الأساسية لهذا المنصب.
- اتصالات محسنة.
- يؤسس بيئة تقوم بإعلام فعال ، وسوف توحيد جميع المستخدمين وتبسيط عمليات المنظمة.
- يتضمن مركز اتصالات لتسهيل التواصل بين جهات التوظيف ، ومديري التوظيف ، والمرشحين. كما يسمح للمستخدمين بجدولة المواعيد ، وترك الملاحظات وردود للمقابلات ، لإرسال رسائل جماعية ، والاستجابة التلقائية للمتقدمين عند استلام السيرة الذاتية.
دعم العملاء لنظام تتبع مقدم الطلب
- يعتمد اعتماد المستخدم الكامل على مستوى دعم العملاء الذي يقدمه البائع أثناء التنفيذ وبعده.
- فريق الدعم المتاح بسهولة ، المخصص لإدارة مشاكل الشركة والمستخدم أثناء توظيف أفضل ممارسات الصناعة.
- أعلى مستوى من الدعم متوفر بدون مقابل لشركتك.
نظم تتبع مقدم الطلب تقييم البائع
من المستحسن أن تطلب طلب عرض (RFP) من البائعين المحتملين قرر لجنتكم النظر فيه. هذه هي فرصتك للحصول على توضيح حول أي موضوع لمساعدة لجنتك على تحديد ما إذا كان برنامج تتبع مقدم الطلب يمكنه القيام بالمهمة المطلوبة. يجب أن تنظر لجنتكم في القضايا الرئيسية التالية لوضع طلب تقديم العروض الفعال:
- هل يدعم النظام الاهتمامات الرئيسية للجنة؟ هذا يرتبط في الجزء السابق من عملية التقييم. يجب عليك معرفة العملية بالكامل قبل أن تتمكن من تحديد الميزات التي تحتاج إليها. لا يمكن تشتيت انتباه لجنتكم عن طريق الحلول التي قد تقدم وظائف ليست من أولوياتك الرئيسية. على الرغم من أنها قد تبدو جذابة ، إلا أن العديد من الميزات والوظائف المبهرة لن تخلق أي قيمة لمؤسستك إذا لم يتم اعتمادها من قبل المستخدمين لديك.
- هل قام البائع بتثبيت النظام في مؤسسة أخرى ذات حجم مماثل؟
- يجب أن تحصل لجنتك على المراجع التي يمكن أن تعطيك فكرة عن قضايا مثل رضا العملاء ومتابعتها ، وعملية التنفيذ ، والرسوم الخفية. تذكر أن الميزات لا قيمة لها دون اعتماد المستخدم القوي.
- ماذا تنطوي عملية التنفيذ؟ يبدأ الحصول على معدل تبني ناجح بالتنفيذ السليم. يجب أن تتأكد من أن البائع الذي اخترته لا يترك المستخدمين لديك دون تدريب مناسب ودعم مستمر. يجب أن يتمحور التنفيذ حول عملية التوظيف في مؤسستك ، وليس تعلم كيفية التكيف مع نظامهم.
يجب ألا تشعر أبدًا بأن برنامج التنفيذ الخاص بك سوف يجعلك تشعر بالضياع وعدم الثقة في قدرات البائع. أثناء عملية التقييم ، يجب أن يكون لدى لجنتكم انطباع بأن تطبيقك ، بناءً على أولويات أقسامك وأهداف العمل ، سيخلق أساسًا قويًا لشراكة طويلة مع مقدم نظام تتبع مقدم الطلب. تذكر أن اعتماد المستخدم على نظام تتبع مقدم الطلب سيؤدي إلى تحقيق عائد استثمار أعلى.
المزيد عن تقييم نظم تتبع مقدمي الطلبات
- ما هي رؤية واستراتيجية النمو للمورد؟ يجب على البائع إثبات القيادة والبصيرة كشركة رائدة في السوق. من أجل تقديم حل شامل ، يجب على البائع أن يأخذ في الاعتبار احتياجاتك الخاصة والاستعداد للتغيير والنمو في المستقبل.
- حدد ما إذا كان هذا الحل يساهم في خطة العمل الخاصة بك؟ في النهاية ، من المحتمل أن تحتاج Executive Selection إلى عرض عائد استثمار متوقع من أجل توفير حالة قوية للحل.
يجب أن يبحث Executive Selection عن توفيرات في أشياء مثل إعلانات التوظيف وقيمة الموظف لاستخدام شركات البحث وتحسين العملية المقدمة من قبل البائع. يجب على الشركة أيضًا أن تحفظ على الاحتفاظ بالموظفين وجودة المرشح. قد يكون من الغالق إنشاء مستند مفصل تمامًا عن الاستعلامات يشمل جميع الموضوعات اللازمة لتقييم نظام تتبع مقدم الطلب.
- بالإضافة إلى الميزات والوظائف ، يجب أن تتأكد لجنتك من قدرة البائع على العمل كشريك طويل الأجل لمؤسستك. نظرًا لأن لجنتك تجري عملية تقييم البائعين ، فأنت تريد التأكد من مراعاة عوامل مثل:
- الاستقرار المالي: إجراء العناية الواجبة على البيانات المالية لجميع البائعين المحتملين قيد الاستعراض. سوف تجد أن هذا موضوع مثالي يمكن من خلاله لمساهلك في اللجنة المالية إرشادك.
- صفات الشركاء الاستراتيجيين: لتقديم حل كامل ، سيشارك بعض البائعين مع شركات خدمات أخرى من أجل تقديم مجموعة من الخدمات الشاملة لعملائهم. يجب أن تكون لجنتك على دراية بأي شراكات تتعامل مع البائعين المتنافسين. يمكن أن توفر المعلومات نظرة ثاقبة على الشراكة المحتملة بين شركتك والمورد.
- إمكانات التوظيف: بغض النظر عن حجم شركتك ، عليك التأكد من أن البائع لديه القدرة على دعم دورة حياة الموظف الكاملة ، من تتبع مقدم الطلب ، الصعود على متن الطائرة ، تخطيط الخلافة إلى التجاوز. هذا سيمنع شركتك من الخروج من حلها ، الأمر الذي من المرجح أن يؤدي إلى تفاقم ، تقييم جديد ، ورسوم تنفيذ مكلفة.
- تطوير منتج المستقبل: تأكد من أن البائع يقدم فهماً قوياً للتحديات التي تواجه التوظيف الآن وفي المستقبل. يجب أن يكون البائع الذي تختاره على نبضة التكنولوجيا وأخبار الصناعة من أجل التكيف مع احتياجاتك المتغيرة والتأكد من استخدام تكوينات الحل إلى أقصى إمكاناتها.
- التكامل مع نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS): على الرغم من أنك قد ترغب في مساهمتك في لجنة تكنولوجيا المعلومات في تقديم مداخلات حول هذه المسألة ، إلا أنه لا ينبغي لها أن تمنع لجنتك من استخدام نظام تتبع مقدم الطلب الذي لن يخدم القسم بأكمله بشكل كافٍ. يجب أن يوفر أي بائع يستحق النظر القدرة على نقل المعلومات الأساسية من نظامه إلى نظام HRIS الخاص بك بأقل صعوبة.
ملخص اختيار الموردين لأنظمة تتبع مقدم الطلب
يمكن أن يتراوح المخطط الزمني لعملية اختيار بائع لنظام تتبع مقدم الطلب من شهر إلى ستة أو أكثر حتى يكتمل. فيما يلي جدول زمني مقترح يسمح للجنة الخاصة بك بإعداد إطار زمني لعملية اختيار البائع لنظام تتبع مقدم الطلب.
يرجى العلم بأن هذا قابل للتغيير على أساس تاريخ التنفيذ المفضل.
الجدول الزمني لاختيار البائعين الخاص بك لأنظمة تتبع مقدم الطلب
- تشكيل لجنة الاختيار - 1 أسبوع
- تحديد احتياجات الشركة - 1-2 أسابيع
تقييم الموردين بشكل موضوعي مقابل احتياجات الشركة المحددة مع العملية التالية:
- إنشاء قائمة طويلة من البائعين المحتملين - 1 أسبوع
- طلب RFPs لتقديم توضيح حول أي موضوع أو قلق - 4 أسابيع
- إنشاء قائمة مختصرة باستخدام معايير التقييم الرئيسية الخاصة بك - 1-2 أسابيع
- وضع اللمسات الأخيرة على بائع - 3-6 أسابيع
- عرض أنظمة مختلفة - في أقرب وقت ممكن
- عروض المبيعات - في أقرب وقت ممكن
- زيارات الموقع - حسب الحاجة
ضع في اعتبارك أن الهدف الرئيسي لنظام تتبع مقدم الطلب هو تمكين المستخدمين لديك. ينبغي أن يكون أعضاء اللجنة قادرين على إدراك قيمة الأدوات التكنولوجية ووضع قيمة لها ، وتحسين العملية ، ورؤية الشركة ودعم العملاء من أجل تضييق نطاق البائعين على نحو استراتيجي في قائمة قصيرة من الاحتمالات الحقيقية.
من المحتمل أن لا تحتوي القائمة المختصرة على العديد من الاختلافات الوظيفية المميزة ؛ لذلك من المهم الحفاظ على العناصر الملموسة أقل من ذلك البائع في الاعتبار.
يجب أن تنظر لجنتكم إلى مصادر المعلومات مثل موقع الويب الخاص بالمورد ومجموعات الأخبار وبوابات الموارد البشرية والمعروضات التجارية. تواصل مع الزملاء في الشركات الأخرى المشابهة في الحجم والاحتياجات والصناعة لتتعلم من تجاربهم.
إن الشراكة مع البائع الموجه نحو الخدمات والذي يعد أكثر التوافق توافقاً مع رؤية وأهداف المؤسسة للمستقبل ، ستثبت أنها لا تقدر بثمن بالنسبة لجميع اللاعبين الرئيسيين في تقييم نظام تتبع الطلب واختياره وتطبيقه.