HRIS التعريف والوصف
عادةً ما يتم تجميع مئات من الشركات عادة كقاعدة بيانات ، حيث تبيع بعض أشكال نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) وكل نظام إدارة موارد بشرية لديه قدرات مختلفة.
اختر HRIS بعناية استنادًا إلى القدرات التي تحتاجها في شركتك. ومع ازدياد تعقيد نظام معلومات الموارد البشرية ، أصبح الاختيار كافيًا لإعاقة عمل قسم الموارد البشرية .
اعتبارات رئيسية كما تنظر إلى خيارات الموارد البشرية الخاصة بك
اختيار نظام معلومات الموارد البشرية هو موقف مجهدة حيث توجد العديد من الخيارات. يعد اختيار الخيارات الأفضل لاحتياجاتك في شركتك أمرًا صعبًا. الخوض في المعلومات المقدمة من قبل كل نظام هو تحدي ، أيضا.
غالباً ما يتم تفويض مندوبي المبيعات على مندوبي المبيعات الذين قد يخبرونك لفظياً بأن النظام سوف يلبي احتياجاتك. تأكد من التحقق من ذلك من خلال مصادر متعددة بما في ذلك العملاء الحاليين ، ومجموعات المناقشة عبر الإنترنت ، و LinkedIn ، وأعضاء SHRM الآخرين ، ومراجعات Google.
هذه هي العوامل الأخرى التي يجب مراعاتها عند اختيار نظام معلومات الموارد البشرية الخاص بك.
- تذكر أنه حتى لو لم تكن شركتك سوى عدد قليل من الأشخاص اليوم ، فقد يكون ضعف هذا العدد كثيرًا أو حتى عشرة أضعاف هذا العدد من الموظفين في المستقبل ، لذا اختر نظامًا يمكن أن ينمو مع نشاطك التجاري.
- عامل رئيسي آخر يجب عليك أن تفكر فيه هو أن العديد من أنظمة معلومات الموارد البشرية قادرة على إنجاز جزء فقط مما تحتاج إليه للتنفيذ الآلي. في هذه الحالات ، ستحتاج إلى التأكد من أن مكونات أي إضافات أو أنظمة إضافية تعمل معًا بشكل لا تشوبه شائبة. مرة أخرى ، لا تأخذ كلمة مندوب المبيعات حول الأنظمة التي تعمل معًا. هل البحث الخاص بك.
- تحقق أيضا لمعرفة أنواع التدريب والدعم المستمر المتاحة لموظفيك. يجب عليك أيضا التأكد من أن وعود مستشار المبيعات حول التدريب والمتابعة بعد الشراء مكتوبة مباشرة في العقد الخاص بك لشراء HRIS. وتحقق مع المنظمات الأخرى للتأكد من أن الشركة المختارة لديها سجل حافل من الدعم المستمر والمفيد.
وظائف أفضل الخيارات HRIS
عادة ، توفر أفضل نظم معلومات الموارد البشرية (HRIS) بشكل عام:
إدارة جميع معلومات الموظفين . تعتبر البيانات مثل الأسماء والعناوين والعناوين والمرتبات بداية أساسية. سجل الرواتب والموقع ، وهياكل التقارير ، وتاريخ تقييم الأداء ، ومعلومات هامة أخرى عن الموظف.
الوثائق المتعلقة بالشركة مثل كتيبات الموظفين وإجراءات الإجلاء في حالات الطوارئ وإرشادات السلامة.
إدارة الفوائد بما في ذلك التسجيل ، وتغييرات الحالة ، وتحديث المعلومات الشخصية. في النظام المثالي ، يمكنك السماح للموظفين بالبحث عن معلوماتهم الخاصة ومراجعتها ، بما في ذلك تتبع العطلات.
التكامل التام مع كشوف المرتبات وغيرها من البرامج المالية وأنظمة المحاسبة . عندما تكون متصلة ، يمكنك التأكد من صحة الشيكات.
لا يوجد أبداً فصل بين سعر الراتب الرسمي والمعلومات التي يحتوي عليها المرتب. إذا لم تتكامل الأنظمة ، فمن السهل تحديث الراتب في نظام واحد وليس في الآخر.
تتبع مقدم الطلب واستئناف الإدارة: عندما يكون النظام الخاص بك سلسًا ، يستطيع القائم بالتوظيف النقر فوق زر تم تعيينه ويتم نقل جميع المعلومات من مقدم الطلب إلى جانب الموظف من الأشياء. هذا يوفر الكثير من الوقت لأن عملية إدخال البيانات والورق الخاص بك تختفي عمليا.
إذا وضع مقدم الطلب معلوماته الخاصة عند تقديم الطلب ، فيمكنك التأكد من الدقة. إذا تم إنشاء خطاب العرض من نفس النظام مثل نظام الرواتب ، فإن الراتب سوف يتطابق تمامًا مع عدم وجود سوء فهم.
خطط تطوير الأداء: لا يكفي أن يكون لديك خطط ، إذا تم تسجيلها في نظام مركزي ، فيمكنهم بسهولة متابعة الموظف من وضع إلى آخر.
يمكن للقيادة العليا تشغيل تقارير لمعرفة أين هم الناس وما يخططون لرؤسائهم من ناحية التخطيط التعاقب لمستقبلهم.
الإجراءات التأديبية: من المهم متابعة الأشخاص الذين تم تعليقهم أو خفض رتبهم أو اتخاذ إجراءات سلبية أخرى ضدهم - حتى بعد مغادرة الموظف لمنظمتك. عندما تستدعي شركة ما وتطلب إشارة سابقة إلى الموظف ، يكون من السهل على أحد المسؤولين في قسم الموارد البشرية البحث عن تقرير ما إذا كان الشخص مؤهلاً للتعاقد أم لا.
سجلات التدريب: هذا أمر حاسم على وجه الخصوص في الشركة التي تتطلب الشهادات والتراخيص المطلوبة. في شركات أخرى ، قد لا يكون لسجلات التدريب هذا المستوى من الأهمية ، ولكن قد لا تزال تجد أن الحصول على المعلومات مفيد عند تطوير موظفيك ، وهو عامل أساسي يريدونه من العمل.
باختصار ، فإن نظام معلومات الموارد البشرية الذي يخدم الشركات بشكل فعال يتتبع هذه المعلومات:
- الحضور واستخدام PTO ،
- رفع الأجور والتاريخ ،
- دفع الدرجات والمواقف التي تقام ،
- خطط تطوير الأداء ،
- التدريب المستلم ،
- اتخاذ إجراءات تأديبية ،
- معلومات الموظف الشخصي ، وأحيانًا ،
- الإدارة وخطة التعاقب الرئيسية للموظف ،
- عالية تحديد موظف محتمل ، و
- تتبع مقدم الطلب ، والمقابلات ، والاختيار.
فوائد الحق في HRIS
يوفر نظام HRIS الفعال معلومات حول أي شيء تحتاجه الشركة لتتبع وتحليل الموظفين والموظفين السابقين والمتقدمين. ستحتاج شركتك إلى اختيار نظام معلومات الموارد البشرية وتخصيصه لتلبية احتياجاتك. إذا كانت شركتك تعمل على مسار نمو ، فاختر نظامًا يمكن أن ينمو معك.
من غير المُكلف إلى حدٍ ما تنفيذ نظام أساسي لإدارة الموارد البشرية ، ولكن تأكد من أن كل ما تنفذه يفي بالاحتياجات الفعلية لشركتك. هل تريد أن تكون قادرًا على تشغيل تقارير الدوران؟ بعد المخططات التنظيمية؟
السماح للمدراء بالوصول إلكترونياً إلى تقييمات الأداء السابقة؟ هل تريد أن يتم كل شيء من خلال قسم الموارد البشرية أو هل ترغب في وصول المديرين إلى المعلومات بأنفسهم؟
وبفضل نظام HRIS المناسب ، يتيح موظفو الموارد البشرية للموظفين القيام بتحديثات المزايا الخاصة بهم والتعامل مع التغييرات ، وبالتالي تحرير موظفي الموارد البشرية للقيام بمهام أكثر استراتيجية . بالإضافة إلى ذلك ، يتم تسهيل البيانات اللازمة لإدارة الموظفين ، وتطوير المعرفة ، والنمو والتطوير الوظيفي ، والمساواة في المعاملة.
وأخيرًا ، يمكن للمدراء الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها من الناحية القانونية ، والأخلاقية ، والفعالة لدعم نجاح موظفيهم في إعداد التقارير. يمكنهم تشغيل تقاريرهم الخاصة وإدخال الخطط في النظام للمساعدة في الخلافة.
نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو برنامج أو حل عبر الإنترنت لإدخال البيانات ، وتتبع البيانات ، واحتياجات معلومات البيانات الخاصة بوظائف الموارد البشرية ، وكشوف الرواتب ، والإدارة ، والمحاسبة داخل الشركة.
عادةً ما يتم تجميع مئات من الشركات عادة كقاعدة بيانات ، حيث تبيع بعض أشكال نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) وكل نظام إدارة موارد بشرية لديه قدرات مختلفة. اختر HRIS بعناية استنادًا إلى القدرات التي تحتاجها في شركتك.