أسئلة لطرحها لتحديد احتياجات تكنولوجيا المعلومات للموارد البشرية
ولكن كيف يدرك الموارد البشرية وغيرها من المديرين التنفيذيين أنهم يختارون أفضل تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية لإدارة كل التفاصيل ، وأن الحل الذي يختارونه سيصمد أمام اختبار الزمن؟
فيما يلي الأسئلة الرئيسية لطرحها والإجابة عليها في عملية اختيار تقنية معلومات الموارد البشرية.
- ما درجة المرونة والقابلية للتطوير التي يوفرها برنامج تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية؟ يجب على متخصصي الموارد البشرية تحديد ما إذا كان البرنامج يمكنه استيراد البيانات من جداول بيانات Excel وقواعد بيانات ومستندات ورقية متعددة ومستوى التفاعل مع جميع أنواع الأنظمة والبيانات الأخرى المطلوبة.
يجب أن يكون البرنامج قادرًا على استيعاب المعلومات من مصادر متعددة وتصفيتها. من الناحية المثالية ، ينبغي أيضا أن تكون هذه العملية تلقائية. تتطلب العديد من حلول التسجيل عبر الإنترنت معالجة البيانات يدويًا قبل أن تتمكن من الانتقال إلى مشغل شبكة الجوال لتحديث أنظمتها. يمكن أن يساعد أتمتة تنسيق التحديث وجدول الإرسال وطريقة التسليم على التخلص من مشكلات الفوترة والأهلية. - هل سيكون البرنامج قادرًا على استيعاب شركة HR وفوائد قواعد الناقلين؟ سيقوم محرك تسجيل قادر حقًا بتقييم كل نشاط تسجيل وتطبيق أي تركيبة ضرورية من القواعد والرسائل والمطالبات والخيارات المصممة خصيصًا لتلبية متطلبات الأهلية الدقيقة المطلوبة. يجب أن يستوعب البرنامج أي قواعد أهلية تمتلكها الشركة وشركات الطيران.
- هل ستكون تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية قادرة على النمو والتوسع مع المنظمة؟ يجب أن يقوم قسم الموارد البشرية بتقييم قدرة التقنية على النمو حيث تقوم الشركة بتوظيف الموظفين الجدد والمكاتب وتغييرات الفوائد والقواعد. يجب أن تسأل الموارد البشرية عن الحدود لكل من هذه العناصر.
- هل برنامج تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية قادر على الاندماج مع الأنظمة الأخرى؟ وكثيرا ما تشترك كشوف المرتبات وغيرها من المهام في الكثير من نفس المعلومات مثل إدارة المنافع . يمكن للموارد البشرية الحصول على كفاءات أكبر عند مشاركة البيانات ومعلومات الموظفين الأخرى التي يتم إدخالها في نظام واحد مع نظام آخر. تتبع التوظيف الموظف هو وظيفة أخرى مطلوبة.
- من المسؤول عن تنفيذ أو بناء الحل؟ ما هو مستوى التدريب المتضمن؟ تتطلب بعض الحلول أن يكون العميل منخرطًا بشكل كبير في التنفيذ المبدئي ، والذي يمكن أن يكون مربكًا لمسؤولي الموارد البشرية المشغولين بالفعل.
يجب أن يكون لدى الموارد البشرية فهم واضح لمستوى التدريب والخبرة الفنية التي ستكون مطلوبة ومقدار الوقت المتوقع. يمكن لمقدمي حلول التساؤلات حول هذا الموضوع تقديم نظرة ثاقبة للمناطق الدقيقة التي قد تبدو بسيطة في بادئ الأمر ، ولكنها تنطوي على خبرات تكنولوجية مهمة. بعد ذلك ، يمكن للموارد البشرية تحديد مهام محددة قد تكون مرهقة للغاية بحيث تعيق بشكل عملي من الإكمال ، مما قد يقلل من قيمة تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية وعائد الاستثمار. - إذا كان التدريب متضمنًا ، فهل هناك رسوم؟ يجب أيضًا تقييم تكاليف التدريب ، بما في ذلك نفقات السفر ونفقات السفر خارج الموقع. تحتاج الموارد البشرية إلى أن تكون مدركة لكل التكاليف الصعبة واللينة التي ينطوي عليها تبني تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية.
- من سيملك البيانات؟ يجب أن تكون الإجابة على هذا السؤال هي منظمة الموارد البشرية . يجب أن تكون الشركات قادرة على نقل بياناتها إلى أي مقدم خدمة تطبيقات (ASP). إذا كانت البيانات موجودة على خادم خاص تابع لشركة الشحن ، فقد يتم فرض رسوم إضافية على الشركة في بعض الأحيان في حالة تبديل شركات النقل.
- ما هي أنواع الصيانة والصيانة المطلوبة؟ عندما يتم تثبيت البرنامج على محطات العمل أو الخوادم الخاصة بالشركة في الموقع ، غالباً ما تكون التحديثات الدورية لهذه التقنية مطلوبة وقد تكون مرهقة للتخطيط والإدارة. غالبًا ما يتم إجراء تحديثات لتقنية معلومات الموارد البشرية تلقائيًا مع البرامج المتاحة عبر الإنترنت من خلال مقدم خدمة التطبيقات (ASP) أو نموذج البرمجيات كخدمة (SaaS).
- ما هي إجراءات الأمان المضمنة في تقنية معلومات الموارد البشرية ؟ إذا كان البرنامج متاحًا عبر الإنترنت ، من خلال نموذج ASP أو SaaS ، فيجب على المزود أن يقدم نسخًا احتياطية يومية وخوادم احتياطية وطبقات حماية إضافية. يجب أن تكون هناك أنظمة وإجراءات إضافية لحماية المعلومات من الضياع أو الوصول إليها من قبل موظفين غير مصرح لهم . ينبغي أن يكون للموارد البشرية ، بالتشاور مع مدراء آخرين ، سلطة حصرية لتحديد من سيسمح له بالوصول إلى تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية وإلى أي درجة.
- هل سيتمكن الموظفون من التسجيل في خطط المزايا وإجراء تغييرات في الوقت الفعلي على بياناتهم الشخصية وخياراتهم للخطط؟ يجب أن يكون وصول الموظف معطى ، مع الأخذ بعين الاعتبار انتشار الوصول العام إلى أجهزة الكمبيوتر.
غالبية السكان العاملين لديهم الوصول إلى الإنترنت في المنزل. توفر الخدمة الذاتية للموظفين إمكانية هائلة لتوفير الوقت والمال. سوف يقوم نظام الخدمة الذاتية الجيد بتوجيه الموظفين بسلاسة من خلال إدخال المعلومات عن أنفسهم ومن يعولونهم.
يجب أن يقدم النظام بوضوح الخطط المتاحة ويمكّن الموظفين من القيام باختيارات حسب ما يناسبهم ، مما يؤدي إلى تبسيط هذه الإجراءات طوال العملية باستخدام المعالجات. كما ينبغي أن يكون الموظفون قادرين على إضافة المعالين وتغيير المعلومات عند الضرورة ، 24 ساعة في اليوم ، سبعة أيام في الأسبوع ، على مدار السنة.
هذه أسئلة إضافية يجب الإجابة عليها عند تقييم احتياجات تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية لمؤسستك.
- هل ستزود التكنولوجيا الموارد البشرية بسلطة تحديد من سيسمح لهم بالوصول إلى أي درجة؟ على نفس المنوال توفير وصول الموظفين ، يجب أن تعطي التكنولوجيا HR على القول الفصل. يجب أن يكون لدى الموارد البشرية صلاحية الموافقة على جميع البيانات قبل إرسالها إلى شركات الطيران ، ويجب أيضًا تحديد مدى وصول الموظفين وغيرهم.
- ما هي أنواع قدرات الإبلاغ المتاحة من تقنية معلومات الموارد البشرية؟ يجب أن تقدم تقنية إعداد التقارير عددًا من المشاهدات والتنسيقات (جداول البيانات ، ملفات PDF ، HTML) ، وتقييم الصور الكبيرة والقدرة على التنقيب لتحسين عملية اتخاذ القرار. يجب أن تكون الموارد البشرية قادرة على تقييم ، في أي وقت ، التسجيل في خطط محددة ، والإجراءات المعلقة ، والتغييرات في المعلومات الديموغرافية للموظفين فيما يتعلق بالمزايا وبيانات الموظفين الأخرى.
- هل يقدم البرنامج ميزات محددة لمساعدة HR على توفير الوقت؟ وبناءً على احتياجات الإدارة الخاصة به ، قد يرغب قسم الموارد البشرية في الاستفسار عن قدرة التقنية على معالجة المعلومات على دفعات ، وإدارة الإشعارات والفوترة لسياسات كوبرا ، وتوفير أدوات إعداد الفواتير الذاتية والمصالحة ، وإعداد تقارير محددة.
- هل يقدم البرنامج ميزات محددة لمساعدة الموارد البشرية على التواصل بشكل أفضل مع الموظفين؟ تمنح بعض البرامج الموارد البشرية المرونة للتواصل مع الموظفين على عدد من المستويات - عبر البريد الإلكتروني الشامل ، لوحات النشرات الإلكترونية ، ومعايير فلترة محددة (مثل الموقع ، الإدارة ، خطط التأمين ، حالة التسجيل ، حالة التقاعد ، وغيرها) من خلال نظام تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية. يمكن وجود عدد من وسائل الاتصال لمزيد من أتمتة العمليات ومساعدة الموارد البشرية لاستهداف الرسائل بشكل أفضل.
- هل يوفر نظام تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية وسيلة للضوابط والتوازنات؟ بالإضافة إلى تمكين الموارد البشرية للموافقة على المعاملات ، توفر العديد من أنظمة تكنولوجيا المعلومات للموارد البشرية أيضًا قدرات الموارد البشرية لتكون بمثابة حارس البوابة في مراجعة فواتير شركات النقل للتأكد من توافقها مع البيانات الموجودة في النظام. هذا يمكن:
ضمان دقة فواتير شركات النقل ،
- توفير الوقت والمال ،
-المساهم في تسليم الطلاب في الوقت المناسب ، و
- التأكيد على أهليته عندما يذهب الموظفون للحصول على الرعاية.
- كيف سيتم تبادل المعلومات مع شركات الطيران؟ ومن سيكون مسؤولا عن هذا التفاعل؟ ينبغي الحكم على تكامل نظام تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية ليس فقط بعدد الناقلين الذين تربطهم البرمجيات بالعلاقات ولكن بنوع الاتصال الذي يتيحه. يتطلب ضمان التفاعل الناجح مع شركات الطيران من خلال برنامج إدارة الفوائد العديد من الخطوات ، بما في ذلك:
- تجميع التعداد الأولي لبيانات التنفيذ ؛
- تعزيز التكامل الأولي لتبادل المعلومات المستمر ؛
- التفاعل اليومي أو الأسبوعي المتناسق للتأكد من استلام البيانات وتطبيقها بدقة ؛
- مراجعة التحديثات الجارية ؛
استيفاء متطلبات الحاملين للتسجيل للالتزام بالهيئات التنظيمية ؛ و
- تعزيز علاقة استباقية مع كل شركة نقل لتحسين العلاقة بين تبادل البيانات.
معرفة الشخص المسؤول عن كل مهمة أمر ضروري لفهم منتج يقدم بشكل كامل. سيقدم كل مزود خدمة مستوى مختلف من التكامل في توفير بعض ، إلى جميع ، من المهام المذكورة أعلاه. يجب على الموارد البشرية أن تتطلع للعمل مع الموردين الذين يبرزون علاقات قوية ومستمرة وسلسة مع شركات الطيران المختارة للشركة.
تمكن العديد من موفري الخدمة من إرسال ملف ANSI 834 عام ، والذي قد يقبله الناقل أو قد لا يكون مقبولاً ، وهو عامل غالباً ما يتأثر بحجم المجموعة. ينبغي على المديرين البحث عن مقدمي خدمات يقدمون تحويلات نظيفة وموثوقة (لضمان استحقاق المعاملة) ، وتخصيصها لاحتياجات كل شركة شحن لتجنب المشاكل. كما يجب عليهم النظر إلى مقدمي الخدمات الذين لديهم قسم تبادل بيانات إلكتروني (EDI) مخصص للتفاعل مع لغة النقل الخاصة بالناقل.
- ما هو مستوى خدمة العملاء المقدمة؟ هل هناك رسوم إضافية للخدمة؟ يجب أن يحدد قسم الموارد البشرية مستوى الوصول إلى المساعدة المقدمة وما يشكل خدمة العملاء - المساعدة عبر الإنترنت من خلال قاعدة بيانات أو دردشة عبر الإنترنت أو دعم عبر البريد الإلكتروني أو محادثات مع شخص حي أو مزيج من ذلك. نظرًا لحساسية الفوائد والمعلومات الأخرى المتعلقة بالموارد البشرية ، يجب على المديرين توقع استجابة على الاستفسارات في غضون 24 ساعة من الاتصال المباشر الذي يمكن أن يساعد.
- ما هي تكلفة نظام تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية وهل تفوق الفوائد؟ ينبغي أن يقوم قسم الموارد البشرية بتقييم التكلفة الكاملة لنظام تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية ، بما في ذلك جميع الرسوم السنوية والشهرية ومرة واحدة ، إلى جانب المزايا المقدمة. قد يدفع نظام أكثر تكلفة قليلاً أكثر من الفرق مع الميزات التي تمكن الموظفين من الاحتفاظ بسجلاتهم الخاصة وتوفير المزيد من الراحة وتوفير الوقت والدقة. ينبغي النظر في هذه العوامل ومثقلتها عند اختيار نظام لتكنولوجيا معلومات الموارد البشرية.
تتزايد الحاجة إلى أنظمة تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية. مع إيجاد موظفي الموارد البشرية لمجموعة كبيرة من الخيارات في أنظمة تكنولوجيا المعلومات للموارد البشرية ، من المهم بشكل متزايد تحليل جميع الخيارات المتاحة وتقييمها.
ينبغي النظر إلى اختيار نظام تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية باعتباره استثمارًا سينمو مع احتياجات القسم والشركة . ستوجهك هذه الأسئلة إلى نظام تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية المناسب لشركتك.