تسخير قوة برنامج اقتراح الموظف

يجب اقتراح برنامج الموظف ما وراء صندوق الاقتراحات الشائعة

إن عوائق برنامج اقتراح الموظف غير المؤثر هي متعددة ، وأسطورية ، وأكثرها تكرارًا - يسهل تجنبها. إن برنامج اقتراح الموظف الذي تم إنشاؤه بعناية ، والذي تم إطلاقه من خلال الالتزام التنظيمي والوضوح والتواصل المستمر ، يمكن أن يؤثر بشكل إيجابي على أرباحك النهائية وعلى تحفيز الموظفين وحماسهم.

إن برنامج اقتراح الموظف غير المدرَج على عجل ، والمطلق بسرعة ، يمكن أن يوقف الناس ويولد سوء الإرادة ، والسخرية ، وسوء الفهم.

هل تحتاج شركتك إلى برنامج اقتراح الموظف؟

قبل إطلاق برنامج اقتراح الموظف ، ضع في اعتبارك ثقافة شركتك . هل تتلقى حاليًا أفكارًا جديدة ومدروسة؟

هل اقتراحات الموظفين موجودة بالفعل في السطح في اجتماعات الموظفين وفي محادثة غير رسمية؟ إذا كان الأمر كذلك ، فربما يكون هناك مبرر لاستخدام أساليب غير رسمية أكثر لزراعة الأفكار الجديدة بدلاً من برنامج اقتراح الموظفين الكامل.

ربما يمكنك تحديد مواعيد جلسات العصف الذهني في الأقسام أو توليد أفكار حول مواضيع معينة خلال أجزاء من اجتماع الموظفين الأسبوعي. يمكنك تعيين يومًا في الشهر لمأدبة غداء يطلب من كل موظف فيها تقديم فكرة واحدة على الأقل.

يمكنك أن تطلب من مديريك إحضار ثلاثة أفكار للموظفين إلى اجتماع كل مدير. الإبداع يخدمك بشكل جيد في جيل الأفكار.

إذا لم يكن الأمر كذلك ، فابدأ بسؤال ماذا عن ثقافتك تخنق الأفكار حاليًا ؟ هل ستستمر هذه المشكلات عند تنفيذ برنامج اقتراح الموظف؟

إذا كان الأمر كذلك ، فيجب أن يزيل برنامج اقتراح الموظف الناجح أو يتجنب هذه الحواجز قبل أن تبدأ.

يجب أن يتم تصميم وتنفيذ برامج الاقتراحات الخاصة بالموظفين نظرًا لأنها غير عملية ، يصعب مواكبتها ، وتستغرق وقتًا طويلاً ، ويمكن أن تتسبب في المزيد من المشاعر الصعبة أكثر من النتائج الإيجابية ويجب أن تدار بشكل صارم وعادل.

العناصر في برنامج اقتراح الموظف الناجح

نجحت بعض برامج الاقتراحات الخاصة بالموظفين ، ولكن برامج اقتراحات الموظفين التي نجحت في تحقيق عناصر النجاح المشتركة. يمكنك التوقف مؤقتًا عن عدد العوامل التي تعتبر هامة لنجاح برنامج اقتراح الموظف ، ولكن هذه العوامل مشتركة في أي عملية عمل ناجحة تأخذ وقت الموظف وتوفر إمكانية الحصول على مكافآت كبيرة وتمييز .

إذا تابعت برنامج اقتراح الموظف ، يجب أن يحدث ما يلي لنجاحه.

قم بتعيين فريق مراجعة الاقتراحات المتداخلة

يجب على الفريق متعدد الوظائف مراجعة الاقتراحات التي يجب الاعتراف بها في غضون 48 ساعة. إذا كان هذا الفريق هو كل المديرين ، أو جميع المديرين ، فيمكن إدراكه كنوع من التواصل أو منع التغيير. ومع ذلك ، سيكون لديه القدرة على تنفيذ الاقتراحات التي يتلقاها.

إذا كان الأمر يتعلق بموظفين آخرين ، فقد تستغرق العملية وقتًا طويلاً ويُفهم أنها تخدم المصالح الذاتية. تصبح اتفاقية الإدارة العليا والملكية خطوة ثانية في عملية الموافقة. يجب أن يكون الأشخاص في الفريق راغبين في التغيير وعلى استعداد لأن يسألوا "لماذا لا" بدلاً من "لماذا"؟

يجب تمثيل التمويل ، خاصة ، وجميع الإدارات الأخرى في فريق مراجعة الاقتراح.

إذا قام المديرون أو المديرون بمراجعة الاقتراحات ، فيجب أن تكون المراجعة جزءًا من اجتماع مجدَّد بانتظام ، مع توزيع الاقتراحات والنظر فيها مقدمًا.

إذا اجتمع الفريق أكثر من الشهرية ، يصبح العمل أكثر مما يرغب الناس عادة في القيام به. قم بتدوير أعضاء هذا الفريق 4-6 مرات في السنة ، ولكن ليس جميع الأعضاء في وقت واحد ، إذا كان فريق الموظف المتقاطع هو السيارة التي قمت باختيارها. يجب أن يعكس اختيار أعضاء الفريق لفريق مراجعة الاقتراح كيف يتم إنجاز العمل في ثقافتك بشكل عام.

فيما يلي المزيد من الأفكار لتصميم وإدارة برنامج اقتراح الموظف الفعال - ما وراء صندوق الاقتراحات.

يجب أن يتم الإبلاغ عن العملية التي تم اتخاذ القرار بشأن تقديم ومراجعة الاقتراحات في برنامج اقتراح الموظف. شارك جميع الإرشادات وخاصة الأهداف التي تحاول تحقيقها ، من خلال بدء برنامج اقتراح الموظف.

وضع مبادئ توجيهية لبرنامج اقتراح الموظف الخاص بك

ستحتاج إلى تعيين إرشادات مثل الموضوعات التي تكون مفتوحة للاقتراحات.

ومن المرجح أن تشمل هذه الأفكار الأفكار التي تؤثر على توفير التكاليف والجودة والإنتاجية وتحسين العمليات وتوليد الإيرادات وتعزيز المعنويات.

خلاف ذلك ، كما اكتشف أحد العملاء في ولاية فلوريدا عندما وعد 25 دولارا لكل اقتراح موظف ؛ حصل على سلسلة من اقتراحات الموظفين مثل: وضع آلة آيس كريم في غرفة الغداء ، وضع آلة تفرقع الذرة في غرفة الغداء ، وأي موظف يلتقي بأعداد إنتاجه اليومي يجب أن يكون قادراً على العودة إلى المنزل بغض النظر عن الوقت من اليوم .

يجب أن يكون اقتراح الموظف أكثر من مجرد اقتراح. يجب أن تقدم بعض التفاصيل حول الكيفية التي يعتقد بها مقدم الاقتراح أنه يجب تنفيذ الاقتراح. من السهل التخلص من فكرة ما ، وسأطلب من التفاصيل الإضافية المصاحبة للفكرة - وليس خطة عمل كاملة - ولكن على الأقل تفاصيل أكثر من فكرة.

تتطلب بالتأكيد "لماذا" و "كيف" هذه الفكرة سوف تؤثر على الشركة ، بما في ذلك تحليل التوفير في التكاليف.

في نفس الوقت ، في إطار هذه المعايير ، يجب أن تكون عملية الاقتراح بسيطة. لقد عرفت ذات مرة شركة لديها نموذج اقتراح من ثلاثة موظفين يتساءل مديروها عن سبب عدم تلقيهم أي اقتراحات للموظفين.

لا ينبغي النظر في الأفكار المرتبطة بشكل كامل بوظيفة الشخص ، أو يجب التعامل معها بشكل مختلف.

في تويوتا ، يتم إنشاء ملايين الاقتراحات كل عام. أفهم أن السبب وراء وجود الكثير من اقتراحات الموظفين هو أن الموظفين يركزون بشكل وثيق على تحسين وظائفهم الخاصة.

يفكر الموظف في فكرة التحسين ، ويشاركها مع مشرفه أو المشرف عليها ، ومن ثم ، إذا كان هناك ما يبرر ذلك ، يتم تنفيذ الفكرة على الفور. لا توجد عملية مستهلكة للوقت أو مجموعة من المديرين الذين يجب أن يأخذوا بعين الاعتبار معظم الأفكار. في هذا السيناريو ، يجب أن يكون المديرون قادرين على مكافأة الأشخاص الذين يبتكرون أفكارًا تتناسب مع معايير البرنامج.

مزيد من المبادئ التوجيهية لبرنامج اقتراح الموظف الناجح الخاص بك

تحتاج إلى تعيين مسؤول لبرنامج اقتراح الموظف الذي سيتأكد من سير العملية كما هو موعود. وجدت شركة صناعية متوسطة الحجم في ميشيغان نفسها مع قائمة تضم أكثر من مائة اقتراح تم تعثرها في لجنة مراجعة استمرت في تأجيل الاجتماعات. ما المغفل المعنوي بالنسبة للأشخاص الذين كان لديهم أمل في تحويل هذه الاقتراحات إلى النظر فيها!

قم بالإبلاغ عن العملية التي تم اتخاذ قرار بشأنها مع جميع الإرشادات وخاصة الأهداف التي تحاول تحقيقها ، من خلال بدء برنامج اقتراح الموظف. وضع مبادئ توجيهية مثل المواضيع المفتوحة على الاقتراحات: توفير التكاليف والجودة والإنتاجية وتحسينات العملية والأفكار المدرة للدخل وتحسن الموظف والتحفيز المعنوي الإيجابي .

يحتاج أحد كبار المديرين إلى دعم برنامج اقتراح الموظف والالتحاق بلجنة التقييم. وهذا يضفي مصداقية على برنامج اقتراح الموظف ويجعل المقترحين يشعرون بأهمية.

ابحث عن عشرة "أهم" من أهم "متطلبات" برنامج اقتراح الموظف الناجح.

فيما يلي المزيد من الأفكار لتصميم وإدارة برنامج اقتراح الموظف الفعال - ما وراء صندوق الاقتراحات.

المكافآت والاعتراف في برنامج اقتراح الموظف الخاص بك

يجب تحديد مكافأة الاقتراحات المنفذة بوضوح على الواجهة الأمامية. إذا كان اقتراح الموظف هو فكرة توفير التكاليف ، في العديد من برامج الاقتراحات الخاصة بالموظفين ، يحصل الموظف على نسبة مئوية من التوفير في التكلفة: غالباً ما تكون هذه الجائزة مساوية لخمس وعشرين بالمائة من وفورات التكلفة المثبتة.

عند التفكير في برنامج اقتراح الموظف لديك ، عليك أن تدرك أن توفير التكاليف أمر يصعب "إثباته" إذا لم يكن لديك أرقام جيدة تحدد العملية قبل تنفيذ اقتراح الموظف. لذا ، غالبًا ما تكون الخطوة الأولى في تنفيذ اقتراح توفير التكلفة هي "قياس" العملية للتأكد من معرفتك لكيفية أداء العملية حاليًا.

أفكار عملية أخرى أقل قابلية للقياس تحتاج إلى مكافأة قياسية معينة. في كثير من الأحيان ، فإن الاعتراف هو الأكثر أهمية بالنسبة للموظف.

يمكن أن تتضمن المكافآت بضاعة مع شعار الشركة وشهادات هدايا ووجبة غداء مع مدير اختيار الموظف وعشاء على أساس ربع سنوي والنقاط نحو شراء أغراض أكثر تكلفة من الكتالوجات.

في الواقع ، نظراً لصعوبة قياس نتائج العديد من اقتراحات الموظفين ، تقدم بعض الشركات مكافآت التقدير حتى عندما تضيف الأفكار إلى الحد الأدنى بشكل كبير. في تجربتي ، هذا ليس محفزًا كالموظف الذي يحصل على جزء من المدخرات المحققة خلال فترة زمنية محددة مثل سنة.

ردود الفعل في برنامج اقتراح الموظف الخاص بك

اجعل التعليقات للأشخاص الذين لديهم اقتراحات خاصة ، خاصة إذا تم رفض الفكرة. وإلا ، فإن الناس سوف يكرهون التمسك بأعناقهم من خلال تقديم اقتراحات غير عادية ، وربما أكثرها فائدة.

من ناحية أخرى ، عندما يتم تنفيذ اقتراح الموظف وينتج عنه مكافأة ، فإنني سأقر علانية بالمساهمة في اجتماع للموظفين ، بإذن من الموظف المعني.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك نشر اقتراح الموظف ، وأسماء الموظفين في فريق التنفيذ والمكافأة المقدمة.

إن إبقاء المشاركين في برنامج اقتراح الموظف على اطلاع بتقدم اقتراحاتهم في البرنامج أكثر أهمية من تزويد المدافع بإجابات سريعة. يريد الموظفون فقط معرفة ما يحدث مع أفكارهم.

في العديد من المنظمات ، يبدو أن الاقتراحات تختفي في حفرة مظلمة قد لا تظهر منها لعدة أشهر - الفشل المضمون لبرنامج اقتراح الموظف.

هناك نهج شائع لتطبيق الاقتراح هو تضمين suggester على أي فريق تنفيذ. وهذا أيضًا يجعل الاقتراحات معقولة. على أقل تقدير ، إذا تم قبول اقتراح ما ، فإنك تحتاج إلى أن يكون لديك جدول زمني للتنفيذ يدركه المدافع ويفهمه.

المزيد من المؤشرات لبرنامج اقتراح الموظف الناجح الخاص بك

تحتاج برامج اقتراحات الموظفين إلى التأكيد على جودة الاقتراحات بدلاً من كمية الاقتراحات. وتشجع العديد من البرامج على عكس ذلك ، وهو أحد الأسباب التي تجعل الناس يشعرون بالإحباط بسهولة معهم ؛ انهم لا تقدم الكثير من المال للحصول على المال والوقت المستثمر.

لا أعتقد في اقتراحات الموظف المجهول.

يجب أن يكون الناس على استعداد للوقوف علنا ​​وراء أفكارهم. على الأقل ، هذا هو نوع ثقافة الشركة التي آمل أن تكون مشجعاً في منظمتك.

في الواقع ، يعارض بيتر بلوك ، أحد أهم معلمي التنمية في المؤسسة اليوم ، أي ردود فعل مجهولة المصدر ( من استبيانات الموظفين وما إلى ذلك) بسبب تشجيع الثقافة المرتجعة المجهولة. هل بعض الموظفين لا يتقدمون باقتراحات؟ ربما ، ولكن اسأل نفسك ما نوع الشركة التي ترغب في إنشائها؟ شجع الشجاعة التنظيمية .

مكافأة ليس فقط الموظفين الذين يقدمون أفكارًا رابحة. مكافأة وتكريم المدراء والمشرفين الذين قاموا بأفضل عمل من حيث تشجيع اقتراحات الموظفين والخروج عن طريق التقدم.

فكر في تضمين العملاء والموردين كمقترحين أيضًا ، خاصةً وأن برنامجك لاقتراح الموظفين ينضج وينجح.

لقد رأيت العديد من برامج الاقتراحات التي تم تنفيذها في الثلاثين عامًا الماضية. فشل معظمها بسبب فشل المنظمات في التركيز على هذه النقاط.

يميل الناس إلى بدء برامج ضبابية غير محددة التعريف تحدد فشل المكافآت واستراتيجيات التنفيذ وأنظمة الاتصالات. الناس ، الذين يفشلون في الحصول على ردود الفعل في الوقت المناسب ، والتوقف عن تقديم الأفكار.

إذا أصبحت كل فكرة "لماذا يجب علينا" بدلاً من "لماذا لا نفعل" ، فإن الناس يصبحون محبطين بسرعة. تصبح العملية مزحة. أو ببساطة تجاهلها. كم عدد صناديق الاقتراحات الفارغة التي تجلس في شركات في أمريكا؟ أكثر من يهمني العد. استخدم هذه الاقتراحات للتأكد من ازدهار برنامج اقتراح الموظفين الخاص بك.