تعلم كيفية كتابة خطاب التعاطف لمساعدة موظف حزين
بغض النظر عن ما تفعله من أجل مساعدة موظفك أو زميلك في التعامل مع موقفهم المؤسف ، فمن المناسب دائمًا كتابة خطاب التعاطف . يتم دائمًا تقدير تعليقات العزاء من قبل الموظفين الذين يقدرون تلقي رسالة التعاطف أثناء أوقات الحزن.
يوفر هذا القالب دليلاً حتى يمكنك كتابة خطاب التعاطف الخاص بك في مكان عملك. ويؤكد على العوامل التي من شأنها أن تجعل ملاحظات تعزية الخاص بك ينقل رسالة التعاطف المناسبة الخاصة بك.
اكتب خطاب التعاطف للتعبير عن التعازي القلبية
ابدأ رسالتك التعاطفية على قرطاسية عادية مع اسمك وعنوانك وتاريخك. أو إذا كنت قد اخترت أن تكتب مذكرة على بطاقة أو قطعة من القرطاسية ، ابدأ بالتاريخ.
كما أصبح البريد الإلكتروني مقبولًا بشكل متزايد كوسيلة اتصال ، ولكن الخطاب الرسمي المكتوب بخط اليد أو الملاحظة المكتوبة هي خيارات أفضل لرسائل التعزية. إن رسائل التعاطف عبر البريد الإلكتروني تترك انطباعًا دائمًا بأن مراسلاتك كانت تعمل كالمعتاد - وليس على الإطلاق رسالة التعاطف التي كنت تحاول نقلها.
بعد ذلك ، اكتب ، عزيزتي (اسم الموظف) ،
ابدأ رسالتك مع وصف للحدث وتعاطفك. اعتمادًا على علاقتك مع الموظف (على سبيل المثال ، رسالة تعاطف موظفي الموارد البشرية مع الموظف) ، قد تحتاج إلى كتابة ملاحظة الشركة ، ولكن قد ترغب أيضًا في كتابة ملاحظة شخصية ثانية.
محور هذه المقالة هو خطاب تعاطف الشركة الرسمي. إنها بشكل عام أكثر رسمية من ملاحظة ترسلها إلى صديق شخصي أو زميل عمل.
مثال: نريد التعبير عن تعاطفنا مع فقدان أمك في الآونة الأخيرة. إن فقدان أحد أفراد العائلة المقربين هو أمر محزن دائمًا ونريد منك أن تعلم أننا نأسف جدًا لخسارتك.
عرض لمساعدة الموظف خلال فترة الحزن دون إلزام موارد الشركة أو وضع سابقة لن تتمكن من تقديمها لجميع الموظفين.
مثال: الرجاء إخبارنا إذا كان هناك أي شيء يمكننا القيام به لمساعدتك أثناء تعاملك مع فقدان أمك.
عرض معلومات إضافية حول موارد الشركة المتوفرة للموظفين أثناء أوقات الحزن.
مثال: لقد ساعدك فريق الموارد البشرية في الوصول إلى معلوماتك المتعلقة بالمنافع ، وقمنا بمشاركة سياستنا الفجيعة معكم. إذا كان لديك احتياجات تتجاوز حدود السياسة ، يرجى إعلامنا حتى نتمكن من التعامل مع موقفك على أساس فردي.
كانت ممارسة الشركة السابقة تتمثل في منح إجازات إضافية غير مدفوعة الأجر للتعامل مع القضايا المتعلقة بالوفاة ، والسفر خارج الدولة ، والمشاكل القانونية التي تستغرق وقتًا طويلاً.
قم بإنهاء ملاحظتك مع عرض دعم متكرر. قد لا يحتاج الموظف أو يريد أي شيء منك ولكن من المهم أن تقدم العرض. أنت نادرًا ما ستجد مساعدتك متابعًا ، لكنك ستثبت أنك تهتم.
مثال: نحن ملتزمون بمساعدتك في هذا الوقت العصيب في رحلة الحياة. إن فقدان أمك حزين ونحن ندعم جهودك للمضي قدمًا.
واسمحوا لنا أن نعرف كيف يمكننا المساعدة.
الإنهاء: استخدم توقيعك العادي. التحيات هي علامة مشتركة يتم من خلالها إنهاء رسالة التعاطف. أو ، عليك أن تجد طريقك الخاص المريح لإنهاء خطاب التعزية وإغلاقه.
تشمل الإغلاق الإضافي ما يلي:
- بحرارة
- بإخلاص
- مع تمنياتي بالنجاح
- أفكر فيك
- الأفضل
- أطيب الأماني
- مع التعاطف
هذه هي عناصر خطاب التعاطف مع روابط إلى الخطوات التي قد تتخذها الشركة في وقت سابق في عملية دعم موظف في لحظات حزن الحياة والحزن.
شاهد المزيد حول كيف يمكن لصاحب العمل أن يساعد الموظفين وزملاء العمل في التعامل مع الفجيعة والحزن .
يرجى أن تضع في اعتبارك ، عند كتابة رسالة التعاطف ، أنه من غير المرجح أن تعرف جميع تفاصيل علاقة موظفك مع أقاربه. بالإضافة إلى ذلك ، نادرًا ما ستحصل على جميع التفاصيل حول مرض الموظف أو مأساة أحد أفراد العائلة.
لذا ، حدّ من الافتراضات التي تعبر عنها في خطاب التعاطف. إبقاء الرسالة محايدة هي أفضل أسلوب لك عند كتابة خطابات التعاطف. (على سبيل المثال ، قد يكون لدى الموظفة وأمها علاقة بعيدة وغير سعيدة لمدة عشرين عامًا ، ولا تعرفين ، لذا لا تكتب رسالة تعاطف تفترض وجود علاقة وثيقة ومُحبة ، وستقع تعازيك على آذان صماء. )
عينة رسالة تعاطف
عزيزي إليزابيث ،
نحن آسفون جدا لسماع موت أمك من الصعب دائمًا فقدان أحد أفراد العائلة. الرجاء إخبارنا إذا كان هناك أي شيء يمكننا القيام به لمساعدتكم خلال هذا الوقت العصيب.
أنت مؤهل للحصول على ثلاثة أيام من الإجازة المدفوعة كما هو مذكور في سياسة الفجيعة الخاصة بالموظفين. لقد منحنا في الماضي إجازات إضافية غير مدفوعة الأجر للموظفين عندما يتطلب السفر والعمل الشخصي المتعلق بالوفاة المزيد من الوقت بعيداً عن العمل.
يرجى إبلاغ مديرك أو الموارد البشرية إذا كنت بحاجة إلى طلب وقت إضافي. يمكننا أيضًا العمل وفقًا لجدول زمني مرن إذا كان يجب إنجاز أعمال عائلتك خلال ساعات العمل.
نحن ملتزمون بمساعدتك في هذا الوقت العصيب في رحلة الحياة. نحن نتعاطف مع فقدان أمك ونريد دعم جهودك للمضي قدمًا في أعمال حياتك. واسمحوا لنا أن نعرف كيف يمكننا المساعدة.
مع تحياتي،
سوزان
مدير الموارد البشرية
قد يفكر مدير الموظف أيضًا في إرسال خطاب تعاطفي أو ملاحظة. هذا هو أكثر ملاءمة مكتوبة على بطاقة ملاحظة وإرسالها بشكل غير رسمي منذ أن تم بالفعل إرسال رسالة الشركة الرسمية من قبل موظفي الموارد البشرية.
كما يتم تشجيع زملاء العمل والأصدقاء على تقديم التعاطف استجابة لحظات الحياة الوحشية.