رسائل الشكر الرسمية تخدم المناسبات الرسمية التي تتطلب الاعتراف ما وراء بات على الظهر أو شكراً بسيطاً. على سبيل المثال ، قد يرغب رئيس الشركة في إرسال خطاب تعريف إلى Mark لتحديد سجل مبيعات الشركة.
قد يرغب مدير المبيعات أيضًا في متابعة رسالة الرئيس برسالة شكر خاصة من جانبه لتقديم هذه المساهمة القوية لنجاح الشركة.
قد يرغب مدير الموارد البشرية في التعرف على الإدارة التي حولت جميع خطط التسجيل المفتوحة قبل ثلاثة أيام ولم تتطلب متابعة الموارد البشرية. يمكن لمدير التسويق استخدام رسالة شكر رسمية لشكر الفريق الذي حصل على الجوائز في الحملات الإعلامية المصنّفة في المجال.
ضع في اعتبارك أن رسالة شكر مناسبة أيضًا لزملاء العمل ، والموظفين في الأقسام المختلفة ، والمديرين ، والمشرفين ، والمديرين التنفيذيين ، وكذلك من رئيس الموظف. لن يشعر أي شخص بالسعادة عندما يتم استلام مذكرة شكر أو خطاب اعتراف.
كيفية التعرف رسميا على موظف أو فريق
نشكركم على رسائلنا وعلى طرق التعرف على الموظف الأخرى التي يتم تلقيها بشكل جيد عندما يتم تقديمها بشكل فعال إلى الموظف أو الفريق .
أفضل اعتراف رسمي هو:
- في الوقت المناسب للحدث أو المساهمة التي تتعرف على الموظف أو الفريق.
- محددة بقدر الإمكان حول سبب اعترافك بالموظف أو الفريق . بالإضافة إلى الرغبة في أن يشعر الموظف أو الفريق بالمكافأة والاعتراف به ، فإنك أيضًا تقوم بتوصيل الإجراءات أو السلوكيات التي تود أن ترى المزيد منها.
- تم تقديمها بطريقة عشوائية بحيث لا يبدأ الموظفون بالشعور كما لو كانوا في كل مرة يساهمون فيها ، وستكون رسالة شكر رسمية صادرة من المدير. أنت تريد التعرف على الموظف لجعل الموظف يشعر بالرضا عن مساهمتها. أنت لا تريد أن تصبح الرسالة استحقاقًا .
- مكتوبة بشكل جيد على القرطاسية الرسمية. الموظفون يقدرون هذه الحروف ويحتفظون بها إلى الأبد مؤطرة على حائطها ، معلقة على لوح تكعيفها ، أو في ملف الذاكرة الخاصة بهم. يجب أن تبدو الرسالة وكأنها صفقة كبيرة - لأنها موجهة إلى الموظف أو الفريق.
رسائل الشكر المتكررة هي إضافة ممتازة إلى مجموعة أدوات العمل الخاصة بالزعيم. فيما يلي نموذج يمكنك استخدامه كدليل عند كتابة الموظف الخاص بك شكرا لك رسائل.
مثال رسمي شكرا الرسالة
عزيزتي ماري،
لقد كان العرض التقديمي اليوم جيدا جدا واستقبله مديرو الأقسام جيدا. لقد سعدت أيضًا برؤية الفريق يحقق أهدافه الرئيسية. أريد أن أشكرك شخصيًا على تقديم المساعدة بشكل غير رسمي لفريق مشروعك للبقاء على المسار الصحيح وعلى الهدف لتحقيق أهدافهم لهذه المساهمة الأكثر أهمية في ربحيتنا هذا العام.
بدون استعدادك للارتقاء ، وعلى الرغم من بعض التراجع من أعضاء الفريق ، فستستمر في إبقاء الفريق على المسار الصحيح ، من المؤكد أن المشروع قد ضل الطريق. كان ذلك سيسيء لعملائنا ونتائج أعمالنا هذا العام.
وعلى وجه التحديد ، فإن جدولة الاجتماعات الخاصة بك لغرض محدد ، واستخدامك لجدول الأعمال مع تخصيصات الوقت ، ومحاضر اجتماعاتك الموزعة خلال 24 ساعة ، وتسهيل اجتماعك الممتاز ساعد الفريق بالفعل على إحراز تقدم. لقد حققوا ، مع قيادتكم ، النتيجة المرجوة - زيادة بنسبة 5 في المائة في ربحية المنتج.
على الجانب الإبداعي ، يبدو أن أخذ الفريق في رحلات ميدانية لمعرفة ما قامت به العديد من الشركات غير المتنافسة في مشروع مماثل كان عامل نجاح رئيسي أيضًا. جلبوا معرفة جديدة مفيدة في الشركة.
شكرا مجددا. كان المشروع يستحق وقتك واستثمارك ، وأود نيابةً عن فريق الإدارة بأكمله أن تعرف أننا نقدر جهودك حقًا.
ستحصل أيضًا على مكافأة بقيمة 5000 دولار أمريكي لشكرك على مساهمتك . سوف تتلقى ذلك في راتبك القادم.
مع تحياتي،
أليسون ويلنر
نائب رئيس إدارة المنتج