العروض التقديمية الفعالة تدور حول معرفة جمهورك
اعرف جمهورك. أعرف ما يهمهم. أعرف ما يريدون سماعه.
ومن خلال معرفتهم ، وتركيز رسالتك ، يمكنك أن تبين لهم أنك مورد. أنت تشرك جمهورك ولديك تأثير أكبر.
المشكلة؟ إن معرفة جمهورك يستغرق وقتًا ، كما أنه من السهل دائمًا إجراء تفريغ دماغي لجميع الأشياء التي تعرفها أو تريد أن تخبر جمهورك عن موضوع ما. التفكير بشكل نقدي حول ما يريده جمهورك أو يحتاج إلى سماعه أمر أصعب.
ينشغل الكثير من محترفي الموارد البشرية في إعطاء جمهورهم كل ما يجب أن يعرفوه أو يفعلونه بشأن عرض القضية. أنت تعلم أنك وقعت في هذا الفخ عندما تجد نفسك تضع نقاطًا على الشرائح بدلاً من التفكير في:
- ما يهتم به الجمهور حقًا ،
- ما هي أهم النقاط الخاصة بك ، و
- كيفية تعيينهم في قصة واضحة تخلق حديثًا جذابًا.
المصيدة الثانية التي يقع فيها العديد من محترفي الموارد البشرية هي تكرار نفس العرض التقديمي ليوم واحد على مختلف الجماهير.
تكمن المشكلة في أن الجمهور المختلف يهتم بأشياء مختلفة ويستجيب لها ، لذا إذا كنت تريد المشاركة ، فعليك تخصيص رسالتك في كل مرة تتحدث فيها .
هذه هي الطريقة التي تضمن لك تخصيص رسالتك ، وتخفيض الضجيج ، والحفاظ على تفاعل جمهورك مع ما تقوله لهم - بغض النظر عمن أو مكان وجودهم.
ستضمن هذه التذكيرات الخمسة الرئيسية أن كلماتك تحقق التأثير الذي تستحقه - عندما تربح انتباه جمهورك وانتباهه الكامل.
اعرف ما يهتم به جمهورك
لن يهتم جمهورك بما تقول حتى تثبت أنك تهتم بهم . عندما تخطط لعرضك التقديمي ، اسأل عن تحديات واحتياجات جمهورك المتوقع؟ ما هي الأسئلة أو القضايا الرئيسية الثلاثة إلى عقولهم حول موضوعك؟
إذا كنت لا تعرف ، اطلب من بعض الأشخاص الذين يحضرون عرضك التقديمي ، اطلب من مدير القسم ، أو ، إذا لم تكن هناك معلومات متاحة ، خذ أفضل تخمين.
ثم ابدأ العرض التقديمي من خلال تذكير جمهورك بمخاوفهم التي تم تحديدها. قل "أعلم أن العديد منكم يتساءلون عن خياراتنا للمزايا ، أو" أتصور أن هذه الأشياء الثلاثة هي ما تريده حقًا للخروج من ورشة العمل هذه ".
عندما تتحدث أولاً عن جمهورك ومشاكلهم واحتياجاتهم التي ستتناولها في حديثك ، فإنك تثبت أنك تهتم بهم. هذا يجعل الناس يريدون الاستماع .
رسم خريطة لنقاطك الرئيسية لجمهورك
معظم عروض الموارد البشرية تبدو وكأنها تفريغ للمعلومات ، وليس قصة واضحة مع مجموعة من النقاط الرئيسية. عادة ما يعرف محترفو الموارد البشرية أكثر بكثير مما يريده الآخرون أو يحتاجون إلى معرفته عن أي موضوع ضروري.
وصف المؤلفان Chip و Dan Heath في كتابهما "Made to Stick" "لعنة المعرفة". متى كانت آخر مرة شعرت فيها بأن العرض التقديمي كان قصيرًا جدًا أم أنه لم يتم تناول سوى القليل جدًا من المعلومات؟ ربما نادرا ما يحدث من أي وقت مضى.
يبدأ الأشخاص الذين يبرزون كمقدمين ، الذين يسمعون ويملكون النفوذ ، بالاعتراف بمشكلة الجمهور التي يساعدون في حلها. ثم ، عندما يحضرون عرضهم التقديمي ، يفترضون ما يجب معرفته من اللطيف المراد معرفته.
خذ نصف وقت التحضير لديك للتركيز على قلب العرض التقديمي وما يحتاج الجمهور إلى معرفته والذي سيساعدهم. أفضل طريقة لكسر "لعنة المعرفة" هي التركيز على ما هو أهم بالنسبة لك وللمستمعين.
اعرض العرض التقديمي على لوح أبيض أو قطعة من الورق ، أو استخدم مجموعة من الملاحظات اللاصقة.
ما تسلسل النقاط هو الأفضل؟ هل هناك طلب إلى النقاط التي ستجعل جمهورك أكثر منطقية؟ كيف ترتبط نقاطك ببعض؟ اجعلها واضحة. إذا لم يفعلوا ذلك ، أخبر الناس ، "هنا موضوع مختلف تمامًا ، لكنه مهم أيضًا".
أخبر القصص والاستخدام أمثلة ستجد جمهورك متصلاً
بالإضافة إلى محاولة تقديم الكثير من الأشياء دفعة واحدة ، غالباً ما تبدو عروض الموارد البشرية مجردة وغير مرتبطة بالحياة اليومية وعمل الجمهور. ما يحدث بعد ذلك هو أن الناس يراقبون ، يجلسون في الكلام ، يفترضون أنه ليس عنهم ، ولا يتخذون أي إجراء. هذا يجعل العرض تقديراً لوقتهم ووقتهم.
للتواصل معهم ، لمساعدتهم على اتخاذ إجراء ، يحتاج الناس إلى الأفكار التي تستند إلى القصص والأمثلة. يتم توصيل العقول البشرية لربط القصص وتذكرها . لذا ، قم بتغطية عدد أقل من النقاط - أفضل - مع العديد من الأمثلة. و ، كلما أمكن ، قم بعمل الأمثلة من القسم الخاص بهم وتجربتهم اليومية في العمل.
أخبر قصصًا حول كيفية استخدام الفكرة التي تشاركها. سواء كان الأمر يتعلق بكيفية حل مشكلة التعويض ، وكيفية تقديم التعليقات ، وكيفية التسجيل في خطة رؤيتك ، أو كيفية اختلاف المنظمة الجديدة عن النظام القديم ، ورواية القصص. اجعل الجسر واضحًا بين موضوعك وحياته واهتماماته.
أظهر ، لا تخبر جمهورك فقط
الصورة تساوي ألف كلمة في العديد من الحالات. أصبحت مقاطع الفيديو هي القاعدة للتواصل الفعال. في هذا اليوم من أدوات الفيديو التي يمكن الوصول إليها ، غالبًا ما يستخدم مقدمو العروض الذين يستخدمون نصًا كثيرًا الأعذار. يقولون ، "لكن يجب أن أتواصل بمعلومات محددة للغاية." أو "سيكون جمهوري أكثر قدرة على استيعاب هذه الفكرة المعقدة إذا قمت بكتابتها". لا ، لا ، ولا ، لن يفعلوا.
ما لم يكن هدفك هو حمل جمهورك وإبعاده وإضعافه ، وليس له أي تأثير في سيناريو أسوأ الحالات ، قم بقص النص. أرسله في رسالة بريد إلكتروني للمتابعة ، أو شاركه في مستند Google. تحتاج العناصر المرئية التي تستخدمها إلى دعم القصة ، ولا تصبح نصًا. بمجرد أن تكون لديك مجموعة واضحة من النقاط الرئيسية وتدفق جيد مدعوم بالقصص والأمثلة ، عندها فقط يجب عليك تشغيل أداة عرض تقديمي.
خلاف ذلك ، ينتهي بك الأمر مع الشرائح التي تخدم واجب مزدوج كملاحظات المتحدث الخاص بك. في هذه الحالة ، يجب أن تكون قد أرسلت للتو العرض التقديمي عبر البريد الإلكتروني بدلاً من إضاعة وقت جمهورك.
تخصيص وتحسين من خلال معرفة جمهورك
بمجرد إنشاء عرض تقديمي جيد يدعم رسالتك الرئيسية بشكل مرئي ، ستتمتع بحرية تخصيصه لكل جمهور تخدمه. يمكنك توضيح وجهة نظرك ، ثم طرحها بصوت عالٍ: "لذا لماذا يجب أن تهتم بذلك؟" وتخصيص إجابتك للجمهور أمامك. قد يكون ما يهتم به أعضاء فريق التسويق مختلفًا تمامًا عن احتياجات موظفي التطوير.
خلال سنوات من تقديم التدريب وتقديم العروض للقادة في عشرات المنظمات مثل Apple و Oracle و SAP و T-Mobile ، تضاءلت قوة مجموعة بسيطة من الرسائل. عندما كانت الرسائل مدعومة بصور بسيطة وقام بتسليمها أحد مقدمي العروض الذين يمكن أن يوضحوا نقاطًا وربطهم بالحياة اليومية لجمهورهم ، حدث الاتصال. أليس هذا هو الهدف من تقديم عرض تقديمي؟