يمكنك تطوير واستخدام الوصف الوظيفي للموظف لصالحك
تحدد أوصاف وظيفة الموظف بوضوح مسؤوليات وظيفة محددة وتوضحها.
كما أنها تتضمن معلومات حول ظروف العمل والأدوات والمعدات المستخدمة والمعرفة والمهارات اللازمة والعلاقات مع الوظائف الأخرى بما في ذلك المدير الذي يكون رئيسه.
توصيف الوظائف الذي تم تطويره بشكل فعال ، هو عبارة عن أدوات اتصال مهمة لنجاح مؤسستك. من جهة أخرى ، يضيف الوصف الوظيفي المكتوب بشكل سيء إلى الارتباك في مكان العمل ، ويؤذي التواصل ، ويجعل الناس يشعرون وكأنهم لا يعرفون ما هو متوقع منهم .
لا يزال غير متأكد من قيمة وصف وظيفة الموظف؟ إذا كنت تستخدمها كحياة ، فأنت تستنبط المستندات التي يتم تحديثها بانتظام لتعكس الوظائف المتغيرة لكل موظف ، فإنها يمكن أن تصبح أكثر من خطة عمل أكثر من وثيقة غبارية غالباً ما تكون غير ذات صلة.
خذ بعين الاعتبار هذه النصائح الخمسة حول وصف الوظيفة.
ايجابيات حول الأوصاف الوظيفية
توفر توصيفات الوظائف الخاصة بالموظفين فرصة للتواصل بوضوح مع اتجاه شركتك وإخبار الموظف الذي يتناسب معه في الصورة الكبيرة.
سواء كنت شركة صغيرة أو مؤسسة كبيرة متعددة المواقع ، فإن أوصاف وظيفة الموظف المكتوبة بشكل جيد ستساعدك في مواءمة اتجاهات الموظف مع توجيه القيادة العليا الخاصة بك .
إن محاذاة الأشخاص الذين توظفهم مع أهدافك ورؤيتك ومهمتك تحدد نجاح مؤسستك. بصفتك أحد القادة ، فإنك تضمن العمل المتداخل لجميع المواقف والأدوار المختلفة المطلوبة لإنجاز المهمة للعملاء.
تضع أوصاف وظيفة الموظف توقعات واضحة حول ما تتوقعه من الناس.
وفقا لفرديناند فورنيز في لماذا لا يفعل الموظفون ما يفترض بهم أن يفعلوه وماذا يفعلون حيال ذلك؟ هذا هو المكان الأول الذي يجب النظر إليه إذا لم يفعل الناس ما تريد منهم القيام به.
يقول أنك بحاجة للتأكد من أنهم يفهمون توقعاتك بوضوح. يبدأ هذا الفهم مع وصف وظيفة الموظف.
تساعدك أوصاف الوظائف الخاصة بالموظف على تغطية جميع القواعد القانونية الخاصة بك.
وكمثال على ذلك ، من أجل الامتثال لقانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA) ، ستحتاج إلى التأكد من دقة وصف المتطلبات المادية للوظيفة.
سواء كنت تقوم بتوظيف موظفين جدد أو نشر وظائف للمتقدمين الداخليين ، فإن أوصاف وظيفة الموظف تخبر المرشح بما تريده بالضبط في الشخص الذي اخترته.
وهي تقدم وصفاً واضحاً لما تتوقع أن يقوم به الموظف المختار. يمكن أن يساعدك التوصيف الواضح لأوصاف الموظف في اختيار مرشحيك المفضلين ومعالجة القضايا والأسئلة الخاصة بالأشخاص الذين لم يتم اختيارهم. تحليل الوظيفة مفيد بالمثل.
تساعد توصيفات الوظائف المكتوبة بشكل جيد موظفي المؤسسة ، الذين يجب أن يعملوا مع الشخص المستأجر ، وأن يفهموا حدود مسؤوليات الشخص.
من المرجح أن يدعم الأشخاص الذين شاركوا في عملية التوظيف نجاح الموظف الجديد أو زميله في العمل . يعد تطوير توصيف الوظائف الخاص بالموظفين طريقة سهلة لإشراك الأشخاص في نجاح مؤسستك.
ومع ذلك ، بالنسبة لمنظمة فعالة ، يمكن أن يؤدي توصيف الوظائف الخاص بالموظف إلى إبطائحك إذا لم تكن حذراً. يمكن لأوصاف الوظائف الخاصة بالموظف أن تخنق نجاحك وتعيد الأشخاص إلى مربعات المخطط التنظيمي التي تطلب منهم الخروج منها لسنوات.
الهدف؟ أوصاف وظيفة الموظف التي توفر التأثير الإيجابي الذي نوقش في الجزء الأول من هذه المقالة ، دون هذه السلبيات المحتملة. يمكنك إنشاء التوازن الذي يسمح لتوصيفات الموظف بالاتصال ، والتواصل ، ومواءمة الأداء دون الإضرار بالسرعة والمرونة والحركة إلى الأمام .
أثناء تطوير وصف وظيفة الموظف ، عليك أن تدرك أنها عنصر واحد في نظام فعال لإدارة الأداء . النظر في هذه التحذيرات حول أوصاف وظيفة الموظف.
القدرة السلبية للأوصاف الوظيفية للموظف
توصيف الوظائف الموظف له جانبه السلبي أيضا.
استخدم هذه الأفكار لتحديد الجوانب السلبية للأوصاف الوظيفية للموظف - وتحويلها إلى إيجابيات.
تصبح تواريخ عمل الموظف مؤرخة بمجرد كتابتها في بيئة عمل سريعة ، متغيرة ، تعتمد على العملاء.
يجب أن تكمِّل توصيفات الوظائف الخاصة بالموظف مع الأهداف التي يتم التفاوض عليها بانتظام والفرص التنموية ، على الأقل ، كل ثلاثة أشهر ، ويفضل شهريًا. يتطلب ذلك من الموظف مقابلة رئيسه أو الفريق لتحديد المجموعة التالية من الأهداف المحددة والقابلة للقياس.
يجب أن يكون هذا الاجتماع واقعيًا أيضًا. إذا كان الموظف يتلقى أهدافًا جديدة ولا يزال مسؤولًا عن كل مهمة مدرجة في وصف الوظيفة الأصلي للموظف ، فهذا غير عادل.
وعلى وجه الخصوص ، إذا كانت الأهداف والإنجازات الوظيفية مرتبطة بالراتب أو المكافآت ، فيجب عليك إلقاء نظرة على المكان الذي يستثمر فيه الموظف وقته. إذا كان الوصف الوظيفي للموظف يقدم صورة خاطئة ، فقم بتغيير وصف وظيفة الموظف.
اجعل توصيفات معينة من وظيفة الموظف تتمتع بمرونة كافية حتى يتمكن الأفراد من "العمل خارج الصندوق".
لا ، لا تساوي "الواجبات الأخرى التي يكلف بها المدير" ، مع التفكير الإبداعي . يجب أن تكون أوصاف وظيفة الموظف مرنة بحيث يكون الموظفون مرتاحين للتدريب المتقاطع ، ومساعدة عضو آخر في الفريق على إنجاز مهمة ، واثقين من أنهم يستطيعون اتخاذ القرارات المناسبة لخدمة عملائهم.
تريد الناس الذين يشعرون بالراحة اتخاذ فرص معقولة وتمتد حدودها. أنت لا تريد تشجيع الناس على التفكير ، "هذا ليس مهمتي".
يمكن أن تكون توصيفات وظيفة الموظف المكتوبة بشكل سيئ دليلاً على ارتكاب خطأ أو خطأ في الدعوى القضائية الخاطئة .
وفقا للدكتور جون سوليفان ، خبير الموارد البشرية المعروف ، هناك العديد من الأسباب للتوقف عن القيام بأوصاف وظيفة الموظف. وتشمل هذه حقيقة أن معظمها غامضة ، غير قابلة للقياس ، في غير وقتها ، وغير مستخدمة.
لتحقيق الفعالية ، يجب أن تبحث بانتظام عن وصف وظائف الموظف واستخدامه كجزء من عملك اليومي.
بالإضافة إلى تحديث الأهداف والغايات العادية المقترحة أعلاه ، تعتبر توصيفات وظائف الموظفين جزءًا لا يتجزأ من نظام إدارة وتقييم الأداء . يتم استخدامها لتحديد الزيادات في الرواتب والأهلية مكافأة.
وهي مرجع وظيفي لتحديد كيف يقضي الموظف وقته في العمل. أنها توفر تركيز قابل للقياس للطاقة والاهتمام. إن لم يكن ، دكتور سوليفان هو الصحيح. القضاء على أوصاف وظيفة الموظف.
توصيف الوظائف الذي لا يستخدمه المستخدم في الدرج ، أو ما هو أسوأ ، في مكتب الموارد البشرية ، هو مضيعة للوقت ؛ يجب أن تكون جزءًا لا يتجزأ من عملية التوظيف الخاصة بك.
اتخاذ الإجراءات التي نوقشت في الجزء الأول من هذه المقالة ، وجعل وصف وظيفة الموظف جزءا لا يتجزأ من عملية التوظيف والاختيار الخاصة بك.
استخدم أوصاف وظيفة الموظف للحصول على ملكية الموظف ودعم الموقع وتتبع معالم المهارات والقدرات التي تسعى للحصول عليها. في التوظيف ، يمكن أن تساعدك توصيفات الوظائف المكتوبة بشكل جيد في اتخاذ قرارات التوظيف الجيدة. وتعيين الفريق المناسب أمر حاسم لنجاحك في المستقبل.